4. Identificarea oportunităților
Modulul 4 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.
Vă sfătuim să includeți sarcina de a identifica oportunitățile de finanțare viitoare în fișa de post a cel puțin unui membru al staff-ului. Este o activitate esențială pentru care trebuie să dedicați suficient timp pentru a pregăti viitoarele cereri de oferte, atât prin dezvoltarea ideilor, cât și prin negocierea parteneriatelor strategice.
Riscurile unei planificări defectuoase
Depunerea propunerilor de proiect pe ultima sută de metri prezintă numeroase riscuri:
Nu veți putea identifica cei mai potriviți potențiali parteneri și riscați să faceți parteneriat cu o organizație care nu vă împărtășește viziunea și practicile de lucru.
Vă veți angaja să lucrați cu persoane care s-ar putea să nu împărtășească cultura dvs. organizațională și să aibă așteptări financiare nerezonabile.
Vă va lipsi timpul necesar pentru a elabora temeinic metodologia și abordarea dvs., ceea ce poate duce la neconcordanțe sau activități care ulterior se dovedesc a fi dificil de realizat.
Nu veți avea timp să elaborați un buget realist și vă veți angaja prin contract să livrați activități pe care nu vă puteți permite să le implementați.
Nu veți respecta data limită, irosind timpul și efortul tuturor celor implicați.
Surse potențiale de informații
Majoritatea donatorilor publică oportunități viitoare pe site-urile lor corporative.
Singurele excepții sunt:
Donatori care lucrează de-a lungul timpului cu un grup de organizații beneficiare și care discută oportunitățile la nivel bilateral cu acești parteneri. În aceste cazuri, nu sunt concursuri deschise, ci mai degrabă o procedură negociată.
Donatorii care nu acceptă propuneri nesolicitate, ci mai degrabă lucrează pe baza recomandărilor din surse de încredere.
Organizațiile care invită beneficiarii potențiali să depună cereri în orice timp al anului publică, de obicei, formularele și instrucțiunile relevante pe site-ul lor web, dar merită, totuși, să interacționați cu acești donatori înainte de a prezenta o ofertă. Unii ar putea fi dispuși să vă ofere feed-back-ul la conceptul de proiect înainte de a investi timp și efort în elaborarea unei propuneri complete.
Informațiile privind oportunitățile viitoare pot proveni, de asemenea, de la potențiali parteneri care doresc să formeze consorții competitive și/sau care trebuie să identifice un co-solicitant local credibil (din ce în ce mai mult aceasta este o cerință a programelor finanțate de UE sau de statele membre ale UE).
E important să dezvoltați aceste relații de-a lungul timpului, să stabiliți conexiuni cu jucătorii cheie și să identificați potențiale parteneriate.
Sisteme de urmărire a oportunităților
Acest proces ar trebui sistematizat cât mai mult posibil pentru a vă asigura că oportunitățile relevante nu vă scapă.
Cea mai ușoară soluție este să vă abonați la actualizări automate, cum ar fi sistemul TED al UE sau site-ul Grant.gov al Guvernului SUA.
Există, de asemenea, furnizori comerciali, cum ar fi Development Aid, care oferă oportunități filtrate pentru o taxă anuală.
Cu toate acestea, niciun sistem nu oferă garanții sută la sută, astfel o combinație de platforme și abordări este probabil cea mai bună soluție.
Cea mai eficientă abordare este de a combina metodele locale cu monitorizarea regulată a site-urilor web unde sunt publicate aceste oportunități.
GFMD publică regulat oportunități de finanțare pentru dezvoltarea mass-media și suport pentru jurnalism pe site-ul său web.
Pentru organizațiile naționale, cea mai mare parte a oportunităților le veți găsi „din gură în gură” și în urma comunicării cu alți actori din domeniul dezvoltării.
Pentru organizațiile internaționale, accentul se va pune pe verificarea portalurilor web și pe încurajarea donatorilor să împărtășească în mod proactiv oportunitățile. În ambele cazuri, eforturile susținute și consecvente de colectare a informațiilor sunt secretul succesului.
Luarea deciziei: a aplica sau a nu aplica
Există o tentație puternică de a arunca plasa cât mai larg posibil și de a aplica pentru orice oportunitate care pare mai mult sau mai puțin potrivită. Mai e ispita sumei grantului oferit și minimalizarea riscurilor asociate cu cofinanțarea proiectului sau extinderea exagerată a ofertei. Prin urmare, este util să luați în considerare următoarele aspecte atunci când luați decizia de a aplica sau nu:
Sunteți eligibil?
Riscând, nu câștigați nimic. Criteriile de eligibilitate sunt, de obicei, relativ clare. Dacă nu sunt, atunci ar trebui să cereți clarificări.
Donatorii rareori vor oferi clarificări pentru la un caz individual, dar ar trebui să ofere o mai mare claritate dacă întrebarea dvs. e formulată corect.
Puteți demonstra că aveți suficientă experiență?
Nu este vorba doar de a demonstra că aveți o experiență relevantă în sectorul sau țara țintă. Este vorba de a demonstra că aveți capacitatea de a gestiona un grant cu un buget similar.
Trebuie să vă gândiți de două ori dacă e cazul să aplicați la un grant de 1 milion de euro, în timp ce cel mai mare buget pe care l-ați gestionat vreodată a fost de 100.000 de euro. Acesta este momentul în care poate doriți să luați în considerare un parteneriat cu o organizație care are experiența necesară.
Aveți șanse să câștigați?
Nu e ușor să găsiți un răspuns la această întrebare, dar ar trebui să cântăriți și să evaluați șansele dvs. de câștig.
Un program mare al UE, de exemplu, ar putea atrage peste 100 de cereri în etapa conceptului de proiect; sunt shortlistați 15 și cinci vor primi granturi. Această informație este adesea publicată și ar trebui să fie luată în considerare în procesele de luare a deciziilor.
Reputația unui donator pentru asumarea de riscuri ar trebui, de asemenea, să fie luată în considerație – unii preferă să colaboreze cu partenerii tradiționali, în timp ce alții vor oferi o șansă noilor-veniți care au idei convingătoare și proaspete.
În analiza finală, trebuie să cântăriți efortul dedicat elaborării propunerii de proiect cu șansele de succes. Oricât de atractivă ar fi recompensa potențială, pur și simplu nu merită să angajați resursele necesare decât dacă sunteți convins că aveți avantaje competitive care vă avantajează față de alți candidați.
Puteți face proiectul eficient din punct de vedere economic?
Aceasta trebuie să se bazeze mai degrabă pe experiență, decât pe o formulă științifică, dar merită să luați în considerație următoarele chestiuni:
Există suficient spațiu pentru a include cheltuielile administrative care pot contribui la costurile curente?
Este proiectul o extensie a activităților dvs. tradiționale sau va necesita achiziționarea de resurse adiționale din exterior și introducerea unei noi direcții de lucru?
Puteți face față la potențialul volumul de muncă în contextul celorlalte activități?
Există oare o cerință semnificativă privind cofinanțarea proiectului? Sunteți siguri că puteți s-o satisfaceți? Rețineți că dacă nu puteți acoperi cofinanțarea, proiectul dvs. nu va fi sustenabil din punct de vedere financiar.
Proiectul vă va aduce beneficii instituționale?
Alte considerații
Veniturile nu ar trebui să fie singurul considerent.
Preocupările în materie de securitate ar trebui să fie esențiale și ar trebui să evaluați dacă cerințele donatorului (inclusiv cele legate de vizibilitate) vă pot expune sau nu organizația la riscuri inacceptabile. Dacă credeți că acesta este cazul, atunci ar trebui să discutați acest subiect cu donatorul cât mai curând posibil și să vă întemeiați decizia pe răspunsul donatorului.
De asemenea, ar trebui să evaluați dacă proiectul are potențialul de a vă îmbunătăți profilul și reputația. Puteți decide, de exemplu, că un program nu este neapărat rentabil, dar vă va permite să vă extindeți activitățile într-un nou domeniu sau într-o nouă regiune geografică. Uneori, beneficiile instituționale pot prevala asupra unor chestiuni legate de afaceri.
Aveți oameni destui care să realizeze proiectul?
De prea multe ori organizațiile solicită granturi, le câștigă și apoi se luptă să le aloce resursele necesare.
Acesta este unul dintre motivele pentru care unii donatori pun atât de mult accent pe CV-uri și planuri de resurse umane.
Poate fi dificil să găsiți oamenii potriviți care sunt disponibili la momentul potrivit – managerii și consultanții buni sunt la mare căutare și este posibil să nu fie dispuși să renunțe la orice doar pentru a lucra pentru proiectul dvs.
Prin urmare, este important să semnați acorduri preliminare cu persoane calificate înainte de a depune propunerea de proiect. De asemenea, trebuie să vă asigurați că toți partenerii de implementare au procedat la fel.
Solicitarea de clarificări
Acesta este un element important al procesului de aplicare și unul care vă poate afecta decizia de a continua sau nu.
Majoritatea donatorilor oferă solicitanților șansa de a pune întrebări legate de instrucțiuni sau de Termenii de referință înainte de data limită specificată (unii oferă această oportunitate pe tot parcursul procesului).
Toate răspunsurile sunt de obicei trimise solicitanților sau publicate online, cu toate acestea, de multe ori, ele lasă mult de dorit.
Unii donatori fac referire pur și simplu la secțiunea relevantă a instrucțiunilor /Termenilor de referință; alții oferă răspunsuri care sunt mai puțin clare decât formularea inițială.
Există diverse recomandări de respectat atunci când solicitați clarificări care vă vor ajuta să obțineți răspunsurile pe care le căutați.
Acestea pot fi rezumate astfel:
Nu furnizați informație despre organizația dvs. sau despre oferta dvs. și solicitați donatorului să stabilească dacă organizația este sau nu relevanță și/sau eligibilă. În 99 de cazuri dintr-o 100 vă vor spune pur și simplu că nu pot comenta cazuri individuale.
Fiți generic – de exemplu, „poate o companie fiică cu înregistrare locală să aplice pentru o solicitare de ofertă (tender) chiar dacă societatea-mamă nu este înregistrată într-o țară eligibilă?”
Nu puneți întrebări deschise, cum ar fi „puteți clarifica ce se înțelege în secțiunea XX a Termenilor de referință?”
Donatorii care nu sunt în stare să-și exprime poziția în mod clar prima dată, puțin probabil vor oferi un răspuns coerent a doua oară (nu în ultimul rând pentru că persoana însărcinată să răspundă la întrebări e alta decât cea care a elaborat Termenii de referință).
Trimiteți întrebări scurte la care așteptați un răspuns specific – chiar dacă e doar „da” sau „nu”. Cu cât întrebarea dvs. este mai exactă, cu atât răspunsul este mai precis.
De exemplu întrebați: „Sunt eligibili solicitanții elvețieni?” decât „Ce țări din afara UE și SEE sunt eligibile?”
Repetați întrebarea dacă nu primiți un răspuns satisfăcător (dacă există mai multe oportunități decât una de a trimite cereri de clarificare).
Țineți minte: nu aveți nimic de pierdut punând orice întrebare – indiferent dacă primiți sau nu răspunsul pe care îl căutați. Donatorii nu vă vor micșora nota pentru că sunteți curios!
Last updated
