8. Scrierea propunerii de proiect

Modulul 8 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.

Abordarea

Scrierea propunerii de proiect trebuie să fie un proces creativ.

Este mult mai mult decât completarea unui formular sau bifarea boxelor – este o oportunitate de a prezenta o idee convingător, credibil și inspirațional.

La fel de important, este o șansă de a lucra cu alți profesioniști care pot avea idei, experiențe și abilități diferite.

Această interacțiune poate fi extrem de utilă. Puteți obține noi cunoștințe și o nouă viziune asupra lumii. De asemenea, poate juca un rol important în crearea de rețele și în dezvoltarea instituțională.

Abordarea în scrierea unei propuneri de proiect este foarte individuală. Unii preferă să completeze pe rând secțiune cu secțiune; alții preferă o abordare impresionistă, apoi perfecționează și ajustează partea narativă în baza mai multor drafturi.

Cu toate acestea, un prim pas important este să stabiliți punctele cheie pe care doriți să le includeți la fiecare secțiune pentru a vă asigura că evitați repetarea inutilă și că acoperiți cu succes toate cerințele cheie.

Primul pas

După cum sa menționat în modulul 6, scheletul documentului împărțit pe puncte poate fi foarte util în determinarea volumului global de muncă și atribuirea sarcinilor la un stadiu incipient al procesului.

De asemenea aceasta permite un "audit" cuprinzător al materialelor existente care pot fi reutilizate sau reambalate servind scopului acestei propuneri și a ceea ce trebuie elaborat de la zero.

Din punct de vedere psihologic, este o idee bună să băgați conținut în document cât mai curând posibil, deoarece contemplarea paginilor goale poate fi descurajantă!

Expertiza

Pe măsura desfășurării acestui procesul, încercați să implicați cât mai mult colegii și experții externi.

Chiar dacă nu aveți bugetul necesar pentru a plăti pe cineva din exterior, ar trebui să vă gândiți la interviuri simple de documentare cu persoane care vă pot oferi cunoștințe și experiență pe care nu le aveți sau nu le puteți obține pe intern.

Implicați toți experții care au fost de acord să fie parte în proiect în cazul în care obțineți finanțarea. Aceștia ar putea accepta să contribuie gratuit la proces.

Limbajul și stilul

Propunerile de proiect sunt documente formale care, în caz de succes, vor deveni ulterior parte a contractului dvs. cu donatorul.

Stilul ar trebui, prin urmare, să fie sec și profesionist bazat pe terminologia obișnuită folosită de comunitatea de dezvoltare și reflectând rigorile academice în orice discuție despre cercetare sau material de fond.

Cu toate acestea, propunerile de proiect nu trebuie să fie plictisitoare. Acestea ar trebui să urmărească scopul să transmită pasiunea dvs. pentru subiect și să prezinte o imagine clară a modului în care activitățile propuse vor schimba viața oamenilor.

Cum elaborați o propunere atractivă

Următoarele tehnici pot fi utilizate pentru a scoate în evidență propunerea dvs.:

Folosiți studii de caz

Folosiți studii de caz pentru a vă ilustra tezele, fie din propria experiență, fie în baza cercetărilor dvs.

Este important să demonstrați că munca dvs. este axată pe oameni, iar compilarea opiniilor personale poate fi o modalitate bună de a face acest lucru.

Scrieți un rezumat executiv convingător

Chiar dacă nu există o secțiune specifică intitulată "rezumat executiv", asigurați-vă că găsiți o modalitate de a o include.

Aveți nevoie de câteva paragrafe clare care să rezume direcțiile de activitate de bază ale proiectului; schimbările pe care le va aduce; și de ce organizația/consorțiul dvs. este cel mai bine poziționat pentru a asigura impactul dorit.

Folosiți propoziții scurte și concise

Formulați propoziții scurte, concise pentru a ilustra o idee relevantă.

Faceți partea narativă cât mai focusată posibil, astfel încât mesajele cheie să nu se piardă pe fundalul zgomotului inutil.

Evitați repetițiile. Repetarea continuă a aceluiași gând nu fortifică argumentul dvs. Dă impresia că vă lipsesc ideile noi.

Evitați includerea materialelor și a rezultatelor cercetării care nu sunt neapărat relevante pentru proiect, dar care sunt importante pentru a demonstra o cunoaștere cuprinzătoare a sectorului.

Prezentați ideea, nu organizația

Propunerea de proiect trebuie să se axeze pe prezentarea ideii de proiect, nu a organizației dvs.

Este important să arătați că aveți experiența și expertiza necesare pentru a implementa un proiect de succes, dar la fel este indicat să limitați la minimum elementele de marketing și promovare.

Asigurați coerența și continuitatea

O propunere este ca o poveste care trebuie spusă într-o consecutivitate logică. Partea narativă trebuie să ofere o imagine cuprinzătoare a necesității proiectului, a abordării și a metodologiei, a grupurilor țintă și a tehnicilor care vor fi utilizate pentru a evalua impactul și a asigura rezonanța pe termen lung.

Propunerile de proiect deseori sunt considerate ca fiind slabe pentru că conțin o prezentare seacă a ideilor, fără o prezentare logică și adecvată a procesului.

Nu determinați evaluatorul să răsfoiască propunerea de câteva ori ca să înțeleagă ce ați avut în vedere.

Prezentarea

Propunerea de proiect ar trebui să fie prezentată clar și îngrijit, cu titluri bune per secțiune și, acolo unde este posibil, lăsați suficient spațiu liber pentru a vă asigura că partea narativă nu devine greu de urmărit.

Partea slabă a propunerilor: fragmente dense de text cu multe elemente generale și fără a prezenta activități concrete și pași logici.

Design și machetare

Unele agenții de top investesc timp și resurse semnificative în designul grafic, argumentând că astfel oferta va fi memorabilă și îi va ajuta pe evaluatori să „navigheze” mai ușor prin text.

Nu este clar dacă această investiție se recuperează sau nu. După toate probabilitățile, un design bun nu va salva o ofertă proastă, dar este posibil ca o oferta bună să fie percepută ca o ofertă excelentă dacă are un design atrăgător.

Desigur, dacă donatorul are cerințe stricte privind numărul de pagini și lățimea marginilor, există foarte puțin spațiu de manevră.

Cu toate acestea, indiferent de restricții, ar trebui să vă asigurați că documentul dvs. este lizibil și bine structurat.

Acest lucru este, probabil, mai important decât să înghesuiți fiecare cuvânt posibil în spațiul disponibil, în detrimentul marginilor, paragrafelor și fonturilor lizibile.

Regulile de aur pentru prezentare

Claritate

Asigurați-vă că documentul este clar și accesibil din punct de vedere vizual; asigurați-vă că folosiți corect referințele și marcajele textuale.

Consistență

Utilizați aceleași fonturi și stiluri pentru text și titluri.

Utilizați un ghid de stil pentru a vă asigura că ortografia și gramatica respectă aceleași reguli.

Asigurați-vă că tonul și stilul de scriere sunt consecvente în ansamblu în document.

Continuitate

Mențineți o narațiune secvențială axată pe premisa de bază.

Concizie

Nu folosiți 100 de cuvinte atunci când zece sunt de ajuns.

Evitați aglomerarea propunerii de proiect cu elemente sau detalii inutile.

Elaborarea

Majoritatea propunerilor de proiect sunt elaborate de o echipă mică, chiar dacă unii membri ai echipei pot contribui doar puțin la descriere, buget sau documente justificative.

Pentru a vă asigura că documentul principal este ușor de gestionat și accesibil, merită să încurajați contribuitorii să respecte anumiți parametri.

Stabiliți reguli comune pentru completări

Decideți dacă veți utiliza notițe, modificări urmărite (tracked changes), evidențieri sau culori diferite pentru fonturi pentru a indica contribuții multilaterale.

Evitați să utilizați o combinație a acestor abordări sau să oferiți fiecărui contribuitor libertatea de a-și folosi instrumentele preferate.

Copierea, inserarea și conținutul generic

Descurajați contribuitorii să includă fragmente neredactate din alte oferte sau rapoarte, fără a specifica sursa. Conținutul generic va trebui adaptat la scopurile ofertei.

Grafica

Evitați să adăugați grafice mari în text la un stadiu incipient al procesului. Dimensiunea fișierului va crește rapid, ceea ce face problematică partajarea documentului sau editarea eficientă a acestuia pe unele computere.

Numărul de cuvinte

Încurajați toți contribuitorii să scrie conform cerințelor, pentru că astfel veți pierde mai puțin timp cu redactarea finală.

Sursele

Faceți referință la sursele dvs., deoarece aceasta va:

(a) Arată că dvs. v-ați documentat bine și

(b) Demonstrează că aveți o abordare temeinică în nuanțarea și probarea propriilor idei.

Managementul timpului

Nu vă faceți iluzii că "mai avem mult timp". În realitate, nu este niciodată suficient timp. Dacă veți elabora proiectul în ultimul moment, calitatea va avea de suferit.

Implicați cei mai buni autori

În cele din urmă, implicați întotdeauna cei mai buni autori pentru a redacta propunerea de proiect.

În orice organizație, există oameni care pot scrie bine și există oameni care nu pot să o facă.

Nu este o abilitate pe care o are toată lumea.

Evaluați cine sunt cei mai buni autori și încurajați-i să contribuie, chiar dacă nu au neapărat expertiza necesară.

Post scriptum

De-a lungul procesului, este util să vă puneți în locul evaluatorilor și să le înțelegeți prioritățile cheie.

În teorie, munca lor este de a identifica proiectele care au o mai mare probabilitate de a atinge obiectivele pe care și le propun donatorii și care nu le vor afecta reputația sau vor genera impact politic negativ.

Prin urmare, în primul rând, evaluatorul va căuta următoarele elemente:

O înțelegere cuprinzătoare a mediului de operare și a nevoilor grupurilor țintă

Asigurați-vă că raționamentul dvs. se bazează pe cercetări clare și că puteți demonstra legătura dintre nevoile beneficiarilor și intervenția dvs.

Respectarea obiectivelor programatice

Citați cu generozitate din Termenii de referință, evidențiind cuvintele cheie și expresiile pentru a sublinia relevanța proiectului dvs.

Resurse adecvate

Deși donatorii consideră că profilul și istoricul instituțional al organizației dvs. sunt importante, aceștia doresc să vadă că puteți utiliza resurse umane suficiente pentru a implementa proiectul din prima lună.

Trebuie să accentuați că aveți suficiente resurse organizatorice și logistice și o rețea locală de experți pentru a implementa proiectul.

Accesul la alte părți interesate

Scoateți în evidență relațiile pe care le aveți cu părțile interesate, atât formale, cât și informale, pe lângă echipa de bază și consorțiu.

Trebuie să demonstrați că sunteți capabil să interacționați cu mai multe părți interesate, inclusiv cu guvernele (acolo unde este posibil) și să construiți relații bazate pe încredere.

Dacă aceste relații sunt deja stabilite, atunci puteți demonstra mai ușor viabilitatea proiectului dvs.

Rezultate măsurabile

Utilizați principiile SMART pentru a testa obiectivele și rezultatele propuse.

Asigurați-vă că există mecanisme reale pentru urmărirea progresului către obiectivele dvs. și, în cele din urmă, pentru a demonstra că a avut loc o schimbare.

Raport bun preț/calitate

Nu este vorba doar de a fi ieftin. E vorba de a oferi donatorului cea mai bună rentabilitate posibilă a investiției (ROI).

Arătați că ați luat în considerație posibilele efecte de multiplicare și potențialul de replicare, precum și modalități de cooperare cu alți actori de dezvoltare media.

O metodologie viabilă care să țină cont de riscuri și ipoteze

Donatorii, în general, încearcă să evite riscurilor și trebuie să simtă că organizațiile implementatoare au luat decizii justificate atunci când evaluează dacă activitățile planificate sunt sau nu viabile.

Explicați întotdeauna de ce ați ales aceste activități și nu altele.

Moștenirea proiectului: sustenabilitate instituțională și/sau sectorială

Puteți face schimbări pe termen lung în intervalul de timp alocat?

Aceasta este o întrebare dificilă, deoarece, în general, termenele alocate de donatori programelor lor sunt nereale, iar potențialul de schimbare pe termen lung depinde de mai mulți factori care se află înafara controlului proiectului.

Cu toate acestea, moștenirea ar trebui să fie ceva mai mult decât o aspirație și nu ar trebui să se limiteze la nivel individual.