Cerere de oferte și Termeni de referință

Aceasta este o sub-secțiune a lexiconului de fundraising elaborat ca parte componentă a Ghidului de Fundraising GFMD MediaDev.

Aici găsiți lexiconul de fundraising (A-Z)

page+ Lexiconul de fundraising

Call for proposals / Cerere de propuneri

Aceasta este probabil cea mai răspândita metodă de alocare a fondurilor pentru proiecte media. Donatorii lansează o cerere de propuneri formal care se bazează pe obiective și priorități strategice cheie.

Instrucțiunile pentru solicitanți includ criterii de eligibilitate care determină naționalitatea, statutul juridic și profilul organizațiilor care pot aplica.

Instrucțiunile pot prevedea, de asemenea, plafoane și niveluri minime pentru bugete, precum și termene atât pentru procesul de aplicare, cât și pentru eventualul proiect.

Cererile de propuneri pot cuprinde mai multe etape (concept de proiect, propuneri complete etc.) sau se pot baza pe o singură rundă.

Open calls / Cereri de oferte deschise

Cererile de oferte sunt adesea denumite "cereri de oferte deschise", ceea ce înseamnă că sunt efectiv deschise tuturor organizațiilor eligibile pentru a depune cereri.

Acestea diferă de cererile de oferte selectate, astfel încât acestea sunt deschise doar unui grup preselectat de candidați. În plus, unii donatori folosesc termenul de "cereri de oferte deschise" pentru a descrie programele de granturi care sunt deschise permanent, adică nu au termene limită pentru depunerea și acceptarea cererilor în timp ce fondurile sunt disponibile.

Lots / Loturi

Cererile de oferte pot fi împărțite în loturi separate, fiecare cu o alocare bugetară și un accent tematic. Ideea este de a se asigura că bugetele globale pot fi distribuite în mod corespunzător între prioritățile de bază.

Există adesea limite pentru numărul de loturi pe care o organizație le poate solicita în cadrul unui singur program.

Tenders / Tendere

Un tender este un proces de achiziții competitiv prin care donatorul permite solicitanților selectați (care lucrează adesea în consorții) să înainteze o propunere tehnică și financiară pentru un set prestabilit de servicii. Aceste servicii sunt descrise detailat în Termenii de referință ai ofertei.

În esență, solicitanții trebuie să demonstreze că dispun de resursele și experiența necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului, precum și de o înțelegere aprofundată a mediului de lucru și a contextului în care va fi implementat proiectul.

Oferta financiară trebuie să fie, de asemenea, competitivă, dar asta nu este doar o chestiune de slăbire a consorțiilor concurente. De obicei, matricea de evaluare este în favoarea ofertei tehnice, astfel încât o ofertă foarte puternică poate câștiga tenderul, chiar dacă propunerea financiară nu este cea mai profitabilă dintre cele prezentate.

În ceea ce privește tenderele UE, este general acceptat faptul că ofertanții trebuie să specifice un preț cu 8-12 % sub bugetul maxim admisibil. Cu toate acestea, există multe exemple de aplicații de succes care au fost foarte aproape de bugetul maxim.

Terms of Reference / Termeni de referință

Termenii de referință (ToR), cunoscuți și sub numele de Declarația cerințelor, stabilesc viziunea donatorului pentru program, subliniind obiectivele strategice și rezultatele dorite sau așteptate.

ToR variază foarte mult în ceea ce privește nivelul de detaliere prezentat, variind de la câteva paragrafe la zeci de pagini.

Solicitanților li se recomandă insistent să se asigure că ideile lor de proiect corespund în mod clar parametrilor Termenilor de referință: cererile care corespund doar unei părți a ToR au rareori succes.

În cazul tenderelor în două etape, acest document poate fi publicat numai după selectarea solicitanților pre-selectați.