5. Tipuri de aplicații

Modulul 5 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.

Acest modul analizează diferite procese existente și documentele pe care vi se va cere să le completați.

De asemenea, ia în considerație designul proiectului și depunerea proiectului.

Introducere

În mod evident, fiecare donator are propriile proceduri, dintre care multe au evoluat de-a lungul timpului și continuă să evolueze, astfel încât nu există o propunere de proiect universală. Cu toate acestea, există multe elemente comune care permit solicitanților să adapteze cu succes ideile de proiect pentru mai multe oferte.

Rubricile de mai jos acoperă diferite procese care sunt relevante pentru comunitatea de dezvoltare media. Există, desigur, altele care nu sunt abordate aici, dar intenția este de a crește gradul de înțelegere a celor mai frecvente abordări.

Procese comune

Concursurile deschise fără termene limită de depunere

Mai mulți donatori – în principal fundații – au procese deschise de depunere a cererilor prin care organizațiile pot solicita finanțare în orice moment, utilizând modele și proceduri standard de depunere a cererilor. Unele au două sau trei termene limită pe parcursul anului.

Aceasta este probabil cea mai convenabilă abordare, permițând solicitanților să dedice mai mult timp pregătindu-și ofertele și să depună o aplicație numai atunci când toate elementele sunt în gata.

Cu toate acestea, aceste programe sunt, de asemenea, extrem de competitive și primesc un număr semnificativ de cereri. Concluzia e că acestea pot, la un moment dat în cursul anului, să fie suprasolicitate (adică să rămână fără fonduri disponibile).

Abordări directe din partea donatorilor

În cazuri rare, donatorii vor contacta o organizație implementatoare cu o cerere de a participa la un concurs de oferte închis sau de a pregăti o ofertă pe o anumită temă.

De asemenea, donatorii pot solicita unei organizații care implementează un program să solicite finanțare ulterioară în cazul în care consideră că proiectul este realizat foarte bine și merită să fie continuat.

Acestea fiind spuse, majoritatea donatorilor doresc să-și mențină reputație ca fiind echitabili și transparenți, astfel abordările directe sunt excepționale. Un proces de relansare a licitației este mai des întâlnit prin care actualul câștigător de grant concurează cu un alt pretendent.

Prezentarea idei de proiect la donatori fără a aplica la un anumit program

Cu excepția cazului în care donatorii declară răspicat că nu acceptă propuneri nesolicitate sau că a fost lansată o procedură deschisă într-un domeniu conex, este posibil să partajați idei și concepte de proiect ad-hoc, în special dacă aveți o relație bună de lucru cu ofițerii responsabili și credeți că propunerea dvs. este oportună (de exemplu, este legată de un eveniment sau de o criză).

În marea majoritate a cazurilor, donatorul vă va referi la un program viitor sau vă va răspunde că nu are fonduri disponibile la ora actuală. Daca în genere vă vor răspunde. Abordările directe sunt adesea utilizate pentru a asigura cofinanțarea, dar merită să recunoaștem că majoritatea programelor donatorilor nu sunt flexibile și donatorii ar trebui să încalce propriile reguli pentru a aloca granturi directe. Ei sunt, de asemenea, sunt precauți ca să nu creeze precedente periculoase.

Cereri de oferte

Cererile de oferte deschise este cel mai des întâlnit model, majoritatea cuprinzând un proces simplu într-o singură etapă, prin care solicitanții care îndeplinesc criteriile de eligibilitate depun o singură cerere.

În cadrul acestui model, propunerea de proiect, care ar putea conține și un buget detaliat și o structură logică (logframe), trebuie să răspundă la obiectivul, temele și/sau prioritățile Termenilor de referință publicați.

Aplicațiile sunt evaluate în conformitate cu criteriile publicate, iar granturile pot fi acordate unuia sau mai multor solicitanți, în funcție de repartiția pachetului de finanțare.

Ofertanții necâștigători primesc diferite feedback-uri: de la o simplă scrisoare de respingere până la oferirea unei oportunități formale de a discuta deficiențele ofertei în timpul unei convorbiri telefonice cu ofițerul responsabil de grant.

STUDIU DE CAZ: PROCESUL DE APLICARE LA GRANTURILE OFERITE DE UE

Majoritatea cererilor de oferte ale UE au la bază trei etape:

1 - Conceptul de proiect

Solicitanții sunt invitați să prezinte la prima etapă un concept de proiect de cinci pagini.

2 - Aplicația completă

Conceptele de proiect sunt apoi verificate dacă corespund criteriilor de eligibilitate și sunt evaluate în funcție de punctele forte/relevanța descrierii. Candidații preselectați sunt rugați să pregătească o cerere completă care conține descrierea detaliată a propunerii de proiect, bugetul și structura logică (logframe).

Granturile sunt acordate provizoriu pe baza informațiilor conținute în documentele depuse de aplicant.

3 - Verificarea eligibilității

Cea de-a treia etapă cuprinde o verificare detaliată a eligibilității, în cursul căreia documentele instituționale încărcate pe portalul de granturi al UE sunt verificate și pot fi solicitate documente suplimentare.

Doar în cazuri excepționale o cerere poate fi respinsă la acest stadiu.

Unii solicitanți necâștigători pot fi informați că propunerea lor este inclusă într-o „listă de rezervă” până la finalizarea verificării eligibilității aplicațiilor câștigătoare. Șansele de a primi un grant de pe lista de rezervă sunt foarte mici.

Alți donatori, cu excepția UE, desfășoară procese similare – în mod normal, fără a treia etapă. Solicitarea conceptelor de proiect are ca scop reducerea timpului și efortului depus în elaborarea unor propuneri de proiecte detaliate pentru programe suprasolicitate.

În mod bizar, unele cereri de oferte ale UE solicită solicitanților să depună un concept de proiect și o cerere completă în același timp, deși procesul de evaluare intern este același. Acest lucru vizează, probabil, reducerea timpului de depunere a cererilor, dar nu contribuie la reducea frustrării solicitanților necâștigători.

Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Aplicații și oferte a lexiconului de fundraising care însoțește acest ghid.

Aplicații și oferte

Licitații competitive

Doar agențiile internaționale mari aplică la licitații competitive în calitate de partener principal, deși parteneriatele locale din cadrul consorțiului sunt foarte încurajate. Acest lucru se datorează parțial faptului că riscul financiar asociat contractelor de servicii este considerabil, dar și pentru că agențiile mai mici nu dispun, de obicei, de capacitatea financiară și tehnică necesară pentru a îndeplini criteriile de eligibilitate. Acestea fiind spuse, un rol de membru al consorțiului (nu de lider) poate fi foarte atractiv din punct de vedere financiar și implică cheltuieli birocratice minime.

Licitațiile pentru contractele de servicii încep cu o prognoză care poate fi publicată cu câteva luni înainte de lansarea oficială a licitației.

Lansarea este marcată de publicarea unui anunț de achiziții publice care include, în general, informații minime despre program, bugetul și criteriile de eligibilitate de bază (inclusiv capacitatea financiară și tehnică).

Ofertanții sunt încurajați să formeze consorții pentru a îndeplini aceste criterii și sunt invitați să prezinte o cerere de exprimare a interesului care să prezinte specificațiile tehnice și financiare, precum și exemple de proiecte realizate recent.

Consorții

Consorțiile sunt preselectate în baza cererii de exprimare a interesului.

Ulterior, solicitanții preselectați (de obicei până la opt pentru contractele de servicii ale UE) primesc Termenii de referință care conțin o descriere detaliată a sarcinilor și volumului de lucru, precum și a calificărilor necesare pentru personalul-cheie.

Consorțiile au la dispoziție maximum 60 de zile pentru a elabora ofertele tehnice și financiare care să răspundă Termenilor de referință. O parte importantă a acestui proces este identificarea și securizarea persoanelor ale căror CV-uri vor fi prezentate ca parte a ofertei.

Foarte des, CV-urile reprezintă un procentaj semnificativ din punctajul general și, prin urmare, este important ca abilitățile și experiența echipei să corespundă cât mai mult posibil cu specificațiile din Termenii de referință.

Ofertele tehnice

Ofertele tehnice sunt evaluate de o comisie în ședință închisă și se evaluează conform grilei de evaluare. După caz, comisia poate solicita interviuri cu candidații pentru pozițiile de expert-cheie pentru a verifica informațiile conținute în CV-urile lor, precum și pentru a discuta viziunea acestora asupra proiectului.

În general (lăsând Covid-19 deoparte), rezultatele acestor procese sunt anunțate destul de rapid, iar consorțiul câștigător începe să realizeze proiectul imediat după semnarea contractului.

Licitațiile competitive sunt dificile, necesitând o perioadă de lucru foarte intensă și implicând resurse considerabile. Agențiile lider vor implica echipe de 6-8 persoane la licitații mari, precum și vor atrage expertiză din exterior. Există un grad ridicat de sensibilitate în ceea ce privește conflictele de interese și utilizarea abuzivă a informațiilor privilegiate, ceea ce înseamnă că provocările sunt relativ frecvente, iar agențiile UE le iau în serios. În cazul în care o dispută este invocată în timpul procesului de licitație, atunci evaluarea poate fi suspendată până la soluționarea problemei.

Contractele-cadru

Contractele semnate prin acorduri-cadru sunt din ce în ce mai frecvente.

Acestea sunt adesea structurate în funcție de teme sau pot face parte dintr-un program de finanțare mai amplu (de exemplu, Fondul pentru Conflicte, Stabilitate și Securitate gestionat de FCDO).

În termeni simpli, un contract-cadru este o listă închisă a furnizorilor preferați care concurează pentru granturi ad-hoc, deși aceștia pot implica, de asemenea, parteneri din afară ca membri ai unui consorțiu.

Procedurile sunt simplificate, iar timpul oferit organizațiilor pentru a-și pregăti ofertele este adesea foarte restrâns.

Deși mărimea granturilor aferente contractelor-cadru poate fi substanțială, această abordare nu este bine privită de multe agenții de implementare, care susțin că procedurile sunt netransparente și denaturate în favoarea organizațiilor care au resursele și istoricul necesar pentru a aplica.

Sub-grantare

Rețineți că sunt două interpretări ale sub-grantării. Pentru donatorii din SUA, un partener care a obținut un sub-grant este efectiv un partener de implementare care este indicat în aplicație și care primește o parte din bugetul disponibil. Pentru programele UE, un partener care a obținut un sub-grant este beneficiarul "sprijinului financiar acordat terților" care solicită un grant în baza unui concurs după lansarea proiectului. Punctele de mai jos se referă la a doua interpretare.

În ultimii ani, donatorii au tins să transmită organizațiilor de implementare cheltuielile administrative asociate cu gestionarea granturilor. Aceasta implică includerea unei componente de sub-grantare într-un contract mai amplu de grant sau într-un contract de servicii.

În cadrul acestui acord, contractantul alocă și administrează un număr finit de granturi mici în conformitate cu regulile stabilite de donator.

Efectiv, organizațiile de implementare își asumă rolul de donator.

Avantajele sub-granturilor

Sub-granturile sunt avantajoase prin faptul că permit organizațiilor societății civile și instituțiilor mass-media mici din țările partenere care nu ar fi eligibile pentru granturi mari să primească finanțare din partea donatorilor.

Sub-granturile pot fi alocate relativ rapid, iar sarcina administrativă este, de obicei, mai ușoară decât în cazul cererilor de oferte gestionate de donatori.

Dezavantajele sub-granturilor

Cu toate acestea, ele implică un volum de muncă mare pentru organizația implementatoare, care are obligația să-i ajute beneficiarii neexperimentați ai granturilor în procesul gestionării proiectelor și raportării financiare.

Riscurile sub-granturilor

Organizația care acorda grantul este, de asemenea, expusă unui grad mai ridicat de risc, deoarece conformitatea raportării financiare depinde de sistemele interne ale grantiștilor care ar putea avea unele carențe. În cele din urmă, organizația care acordă grantul este responsabilă în fața donatorului.

S-au depus eforturi pentru a face lobby în comunitatea donatorilor pentru a facilita procesele de sub-grantare prin reducerea volumului de lucru pentru toți cei implicați și prin oferirea mentoratului pentru beneficiarii de granturi, așa încât finanțarea să aducă valoare adăugată.

Până în prezent, aceste eforturi nu s-au soldat cu concesii majore.

Planificarea și elaborarea unui proiect

Fără îndoială, cele mai bune proiecte sunt cele care se bazează pe o idee preexistentă care este adaptată pentru scopul concursului.

Acestea oferă solicitanților posibilitatea de a demonstra că abordarea de bază este verificată și testată, având, în același timp, suficientă flexibilitate pentru a încorpora inovații sau pentru a aborda teme specifice.

Proiectele care sunt elaborate de la zero numai pentru a "bifa boxele" tind să pară artificiale și înscenate.

Marja de creativitate este de obicei determinată de tipul de contract. Termenii de referință pentru contractele de servicii tind să fie foarte prescriptivi, în timp ce instrucțiunile pentru cererile de oferte oferă un spațiu mai mare de manevră.

Acestea fiind spuse, instrucțiunile foarte generale lasă adesea solicitanții să ghicească ce fapt își dorește donatorul și sunt adesea interpretate greșit.

Gestionarea ofertei

Agențiile mari numesc un manager dedicat pentru ofertă care va supraveghea întregul proces, dar acest lucru, din păcate, este un lux pe care puțini și-l pot permite.

Cu toate acestea, există proceduri standard de gestionare care merită să fie luate în calcul, chiar dacă atribuiți mai multe roluri persoanelor în cauză.

Acestea pot fi rezumate după cum urmează:

Începeți prin colectarea materialelor care poate fi folosite pentru a completa scheletul proiectului (a se vedea Pasul șapte: elaborați scheletul descrierii narative în modulul „Designul proiectului”).

Este important să aveți o idee clară despre volumul de lucru; asta îi va ajuta pe contribuitori să înceapă lucrul.

Centralizați toată documentația relevantă pentru ofertă, în mod ideal pe o platformă care permite editarea și comentarea în colaborare.

Organizați verificări periodice cu toți cei implicați. Unii contribuitori vor lucra independent, iar alții – nu, dar trebuie să evitați situația în care un autor include descrieri care nu corespund cerințelor sau care se bazează pe presupuneri false.

Asigurați un control adecvat al versiunilor documentelor, fie prin partajarea online, fie prin controlul nemijlocit a celui care deține controlul asupra documentului principal.

Evitați nerespectarea propriilor termene limită.

În mod inevitabil, termenele limite interne se vor schimba pe tot parcursul procesului de elaborare a ofertelor, dar ar trebui să fiți un exemplu pentru alții și să depuneți toate eforturile pentru a vă asigura că termenele limită globale sunt respectate.

Acordați prioritate acelor sarcini și/sau componente ale ofertei care vor face diferența între eșec și succes.

Toate ofertele conțin elemente care sunt cruciale pentru procesul de evaluare și care sunt "bine de inclus".

Dacă aveți resurse limitate, concentrați-vă pe aspectele care contează cu adevărat – de exemplu, un rezumat executiv convingător, o teorie a schimbării robustă, o analiză temeinică a riscurilor.

Creați o rețea de contribuitori la procesele de elaborare a ofertelor și păstrați o listă de rezervă.

S-ar putea să aveți nevoie de consultanță de specialitate sau resurse suplimentare în ultimul moment (mai ales dacă un membru al echipei trebuie să plece din proiect).

Merită să creați o rețea largă de contribuitori de încredere – în special experți în domenii care apar în mod regulat în programele donatorilor, cum ar fi egalitatea de gen, obligația de deligență și M&E.