10. Echipa de proiect
Modulul 10 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.
Introducere
Tot mai mult, donatorii solicită ca schema de personal și CV-urile angajaților-cheie să fie incluse în propunerile de finanțare.
Asta pentru că un proiect este bun dacă are o echipă bună, cu toate acestea, donatorii recunosc, de asemenea, că recrutarea personalului și consultanților potriviți poate fi un proces complex și îndelungat.
În cazul în care organizațiile implementatoare sunt obligate să formeze o echipă de la zero în prima fază a proiectului, persistă riscul ca realizarea activitățile planificate să întârzie.
După cum s-a mai menționat anterior în acest ghid, agențiile de dezvoltare mass-media sunt încurajate să mențină o baza de date extinsă și actualizată cu consultanți sau personal de proiect independenți, care pot fi angajați în cel mai scurt timp pentru a sprijini echipele de proiect.
Este important să vă asigurați că baza de date conține:
O diversitate de competențe profesionale.
Un echilibru de gen adecvat (se recomandă un obiectiv de 30%-50%).
Dacă este posibil, o gamă largă de abilități lingvistice.
Persoane care au experiență de lucru în zonele geografice țintă.
Persoane ca sunt disponibile să se alăture echipei de bază (adică ar trebui să le cereți să vă informeze dacă acceptă un loc de muncă cu normă întreagă).
Unele agenții mențin o bază de date de consultanți care are opțiune de căutare, care include CV-uri recente, rate zilnice și rezultate relevante.
Agențiile desfășoară periodic campanii de recrutare atât pentru a completa baza de date cu consultanți noi, dar și pentru a menține legătura cu persoanele din acest grup și pentru a se asigura că informațiile sunt actualizate și că reglementările GDPR sunt pe deplin respectate.
Selectarea și recrutarea în timpul procesului de tender
Recrutarea de personal și consultanți în ajunul aplicării la un tender este o provocare.
Vi se cere să găsiți persoane cu abilitățile și experiența potrivite care sunt disponibile la momentul potrivit și care sunt dispuse să lucreze în locul potrivit; de asemenea, va trebui să formați o echipă care poate lucra bine împreună și combină diversitatea necesară și echilibrul de gen.
În plus, experții cu CV-uri puternice sunt foarte solicitați și își pot alege viitorul angajator. Acest lucru înseamnă că ei pot stabili onorariile.
Există metode încercate și testate pentru recrutarea personalului și a consultanților.
Cea mai simplă abordare este să răsfoiți contactele anterioare ale organizației și ale partenerilor voștri, apoi să alegeți candidații cei mai potriviți.
În caz contrar, puteți să anunțați un concurs de recrutare prin intermediul rețelelor sociale sau platformelor sectoriale. Este vorba despre:
LinkedIn este potrivită pentru căutarea persoanelor cu abilități necesare, deși veți avea nevoie de statutul Premium pentru a putea aborda persoanele care nu se află în rețeaua dvs.
O organizație cu sediul în Marea Britanie Media Leaders distribuie anunțurile de angajare în rețeaua sa de 400 de consultanți. Acest serviciu este oferit gratuit..
Rețineți că atunci când difuzați anunțurile de angajare în timpul pregătirii pachetului de tender, ar trebui să specificați faptul că angajarea depinde de câștigarea contractului.
Filtrarea și selectarea CV-urilor
Odată ce ați făcut lista cu cei mai buni candidați, puteți să urmați procedurile standard de interviu, așa cum ați face-o pentru orice poziție cu normă întreagă sau cu normă de muncă parțială.
Cu toate acestea, în cadrul tenderelor, regula de aur este că CV-urile trebuie să corespundă cât mai bine cerințelor Termenilor de referință.
Dacă franceza fluentă și o diplomă de master sunt calificări obligatorii, iar candidatul preferat cunoaște doar un pic franceza și are doar o diplomă de licență, atunci veți pierde puncte la evaluare oricât de puternice ar fi calificările sale în alte domenii.
Pentru a vă asigura că oferta dvs. are cele mai mari șanse de câștig, s-ar putea să alegeți o persoană care a fost un candidat mai slab la interviu, dar care are CV-ul perfect.
Odată ce ați selectat cel mai bun candidat, va trebui să negociați ratele zilnice sau salariul (și este posibil să descoperiți că opțiunea preferată este inaccesibilă și să fiți forțat să reveniți din nou la lista cu candidați).
Din păcate, candidații care știu că CV-ul lor poate influența câștigarea concursului sunt tentați să ceară salarii sau onorarii mari.
De asemenea, asigurați-vă că candidații au înțeles pe deplin regulile de exclusivitate care pot exista. Dacă aceste reguli sunt încălcate și același candidat este prezentat cu două oferte concurente, atunci ambele oferte vor fi respinse.
Ar trebui să păstrați în scris informațiile privind negocierile cu candidații – în special acceptarea scrisă a pachetelor financiare și a altor termeni sau condiții.
Prezentarea schemelor de personal
Majoritatea formularelor de aplicare includ o secțiune pentru prezentarea personalului cheie și/sau a unei structuri de management de proiect.
E o idee bună să includeți o organigramă simplă care prezintă ierarhia managerială și relațiile cu partenerii, dar ar trebui să descrieți rolurile și responsabilitățile – nu în ultimul rând pentru că asta poate oferi un punct de referință util pentru secțiunea de personal din bugetul dvs.
Acolo unde este posibil, includeți nivelul de efort (NE) pentru membrii individuali ai echipei.
Schemele de personal pot include scurte biografii ale personalului de conducere cheie și ale consultanților. Biografiile trebuie să fie scurte și relevante, evidențiind experiența în proiecte sau zone geografice similare.
Dacă spațiul vă permite, în această secțiune e bine să descrieți abordarea dvs. privind obligația de diligență – măsurile pe care le veți pune în aplicare pentru a sprijini personalul, precum și planurile de urgență pentru asigurarea securității în cazul deteriorării grave a mediului de operare.
Alte domenii de interes includ:
Back-up (rezerve) pentru a acoperi concediul medical și concediul
Managementul cunoștințelor pentru a asigura continuitatea activității
Eforturi de menținere a unui loc de muncă divers, stimulativ și atrăgător, cu scopul de a păstra la maxim personalul
Arta elaborării CV-ului
Majoritatea donatorilor oferă un model pentru CV-uri, precum și indicații cu privire la modul în care ar trebui completat.
Donatorii care evaluează CV-urile pot solicita, de asemenea, documente justificative și/sau referințe pentru a verifica competențele și calificările prezentate.
Consultanții care lucrează frecvent în sectorul dezvoltării media au cel mai probabil CV-uri pre-pregătite în mai multe formate, dar, chiar și în aceste cazuri, e bine să investiți timp și efort în revizuirea CV-urilor pentru a vă asigura că acestea reflectă cerințele din Termenii de referință.
În următoarele paragrafe prezentăm aspecte importante la care trebuie să atrageți atenția atunci când pregătiți CV-urile.
Rezumat
Este o practică bună să începeți CV-urile cu un rezumat care să explice de ce persoana în cauză este candidatul perfect pentru job.
Descrierea trebuie să fie laconică și atractivă.
Utilizați pronumele la persoana a treia (el/ea).
Includeți informații despre orice premii sau distincții majore.
Calificări academice
Atât UE, cât și ONU pun accent pe calificările academice, astfel încât asigurați-vă că acestea sunt prezentate cu exactitate.
Cu toate acestea, evitați să depuneți CV-uri "academice" cu o listă lungă de publicații și discipline didactice. Includeți cele mai relevante exemple.
Competențe lingvistice
Unii donatori au propriul sistem de rating (1-5 pentru UE, Professional/ Working /Limited pentru OSCE etc.), dar alții vă permit să alegeți metoda de evaluare.
Cadrul Comun European de Referință pentru predarea limbilor străine (CEFRL) este unul dintre cele mai recunoscute.
Dacă competența în anumite limbi este o cerință, atunci asigurați-vă că verificați acuratețea autoevaluării candidatului.
Comisiile de selecție ale UE, de exemplu, pot organiza interviuri în timpul cărora sunt testate competențele lingvistice.
Experiența profesională
Evidențiați domeniile de activitate relevante și, în special, experiența din țara sau regiunea-țintă.
Încercați să nu depășiți trei pagini.
Dacă nu există un model specific, asigurați-vă că fiecare intrare include perioada, locația, angajatorul și obligațiile / responsabilitățile.
Evitați includerea experiențelor scurte de muncă ca intrări separate, cu excepția cazului în care acestea sunt foarte relevante sau dacă omiterea lor ar lăsa lacune evidente în continuitatea carierei.
Intrările ar trebui să fie formulate relativ obiectiv, astfel încât evitați utilizarea adjective superlative ("excelent", "superb", "incomparabil") pentru evaluarea performantei la locul de muncă.
Alte competențe sau calificări relevante
Luați în calcul includerea următoarelor aspecte, dacă este cazul:
Dacă sunteți membru al organizațiilor profesionale
Implicarea în consiliile de administrație ale organizațiilor caritabile, organizațiilor neguvernamentale
Munca voluntară
Competențe IT (în special abilitați de lucru la computer)
Participare la cursuri de formare profesională importante pentru jobul în cauză (de exemplu, formarea formatorilor, instruiri privind activitatea în medii ostile și acordarea primului ajutor, managementul de proiect PRINCE 2)
Recomandări și avertizări
Asigurați-vă că CV-urile sunt mai degrabă specifice proiectului decât generice.
Mențineți un stil consecvent, concis și formal.
Faceți o legătură clară între cerințele Termenilor de referință și abilitățile/experiența candidatului.
Cuantificați responsabilitățile acolo unde este posibil (de exemplu, obiectivele proiectelor, bugetele proiectelor, numărul de personal gestionat etc.).
Nu operați cu hiperbole sau exagerări, deoarece acest lucru este de natură să diminueze credibilitatea CV-ului.
Nu furnizați prea multe detalii despre locurile de muncă care nu sunt relevante pentru poziția în cauză.
Nu lăsați elementele importante din CV să se piardă printre descrieri detaliate.
Nu operați cu jargonul specific domeniului de activitate, deoarece evaluatorul ar putea să nu cunoască sectorul țintă (de exemplu, un nespecialist s-ar putea să nu înțeleagă care e diferența dintre un sub-editor, un editor de știri și un editor coordonator).
Nu prezentați CV-uri care au un volum mai mare de 3-4 pagini.
Last updated