6. Procesul de aplicare

Modulul 6 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.

Pașii prezentați mai jos reprezintă un ghid pentru elaborarea unui proiect și depunerea unei cereri de finanțare.

Capacitatea dvs. de a urma acești pași va depinde de resursele pe care le aveți la dispoziție și de cultura organizațională.

Înțelegem că organizațiile mai mici nu vor avea nici timp, nici personal pentru a implementa un proces intern complex pentru toate ofertele. Cu toate acestea, recomandările de mai jos pot fi utilizate selectiv și adaptate la diferite necesități.

1. Evaluarea fezabilității ofertei

Evaluați-vă capacitatea de a angaja resursele necesare și de a respecta termenul limită.

Luați o decizie cu privire la faptul dacă această oportunitate de finanțare este sau nu potrivită pentru organizația dvs. și estimați dacă aveți sau nu șanse decente de succes.

Încercați să aflați cine ar mai putea aplica pentru această cerere de ofertă și dacă există un candidat sau un pretendent pentru această licitație care are șanse mai mari.

2. Formați o echipă creativă

Decideți cine din organizația dvs. va lucra la propunere și desemnați un manager de ofertă.

Evaluați cine își va asuma responsabilitatea pentru activitatea administrativă și dacă trebuie să apelați la expertiză sau la experți din afara organizației.

Organizați o ședință pentru a discuta cea mai bună abordare care valorifică atât abilitățile și experiența dvs., cât și îndeplinește cerințele donatorului.

Este recomandat să aveți un concept clar înainte de a începe să abordați partenerii.

3. Abordarea potențialilor parteneri

Gândiți-vă dacă aveți sau nu nevoie de un partener sau de parteneri pentru a face o ofertă credibilă.

În multe programe, partenerii sunt necesari, astfel încât nu aveți de ales, dar, în orice caz, gândiți-vă atent pe cine abordați și ce rol doriți să-i oferiți în proiect.

Rețineți, dacă propuneți să conduceți un consorțiu, atunci trebuie să știți exact ce doriți să facă partenerii.

Coalițiile între egali rareori funcționează în acest context – nu în ultimul rând pentru că partenerul principal va trebui să semneze contractul cu donatorul și, prin urmare, va purta responsabilitatea contractuală.

4. Stabiliți un grafic de lucru

Stabiliți-vă o serie de termene limite pentru a vă asigura că diferite elemente ale propunerii sunt elaborate cu mult înainte de termenul limită efectiv.

Un grafic simplu Gantt în Excel poate fi util pentru a focusa contribuitorii pe rezultate specifice și a asigura consecutivitatea logică a intervențiilor.

Indicați numele persoanelor responsabile pentru sarcini specifice cât mai curând posibil în acest proces.

5. Organizați o ședință cu partenerii dvs.

În măsura în care este posibil, toți partenerii dvs. ar trebui să fie implicați în procesul creativ, nu în ultimul rând pentru că vor putea contribui cu expertiza lor și, în unele cazuri, cu resurse pentru a asigura cel mai bun rezultat posibil.

Întâlnirea introductivă ar trebui să se axeze pe discutarea conceptului de bază și pe generarea de idei noi, completări sau modificări care vor face oferta dvs. mai bună.

Acest lucru este deosebit de important atunci când se reunesc organizații internaționale care au experiență de a lucra în țară/regiune cu organizații locale care își desfășoară activitatea pe teren.

Cele mai bune propuneri de proiect apar mai degrabă din sinteza experienței, decât dacă un partener încearcă să impună idei altuia pentru că "a funcționat bine" în altă parte.

6. Creați o structura logică (logframe) sau teoria schimbării

Asta ar trebui să conțină ideea de bază și să asigurați că toți partenerii înțeleg și împărtășesc aceeași viziune.

Este o modalitate bună să reuniți oamenii în jurul unei idei și să vă asigurați că principalele elemente ale ofertei – descrierea, planul de M&E și bugetul – pot fi elaborate în paralel.

E posibil să nu puteți elabora întreaga structură logică sau teoria schimbării la această etapă, dar elementele cheie – intrări, activități, rezultate imediate, rezultate finale – ar trebui deja sa fie stabilite.

7. Elaborați scheletul descrierii narative

Nu toți donatorii au un șablon specific pentru oferte, deci ar putea fi necesar să elaborați propria structură de la zero.

În dreptul fiecărei rubrici, indicați domeniile-cheie care trebuie acoperite și evidențiați cerințele esențiale din Termenii de referință.

8. Obțineți un acord final privind contribuțiile partenerilor

Este bine să conveniți asupra diviziunii muncii la această etapă – dacă nu înainte – astfel încât contribuțiile partenerilor să fie punctuale și direcționate în mod corespunzător.

De asemenea, ar trebui să discutați cu partenerii așteptările lor bugetare, în special în ceea ce privește cheltuielile generale de gestiune și ratele zilnice pentru personal.

Asta vă va ajuta la elaborarea bugetului.

De asemenea, asigurați-vă că fiecare partener știe ce face celălalt. Poate doriți să-i încurajați discute bilateral pentru a asigura complementaritatea deplină în cadrul consorțiului.

9. Atribuirea sarcinilor

Persoanele implicate trebuie să aibă un livrabil clar – fie o secțiune de scris, fie o sarcină specifică, cum ar fi documentarea de bază sau identificarea experților-cheie – și un termen limită clar.

În mod ideal, ar trebui să nominalizați un autor principal responsabil de comasarea diferitelor părți ale ofertei și de armonizarea documentului în ceea ce privește tonul și stilul.

Dacă există o limită de pagini sau de caractere în formularul de cerere, încurajați toți contribuitorii să respecte aceste cerințe – editarea documentului în ultimul moment poate lua timp și se pot strecura greșeli.

Sarcina de a colecta toate documentele de bază ar trebui să fie atribuită la această etapă.

10. Stabiliți o platformă pentru partajarea materialelor

Este o practică bună să păstrați toate documentele într-un spațiu comun accesibil tuturor contribuitorilor.

Puteți să utilizați Google Drive sau Microsoft Teams care au opțiunea de editare în colaborare sau să împărțiți documentul în secțiuni și să le uniți împreună atunci când sunt finalizate.

Controlul eficient al diferitor versiuni ale documentului este esențial pentru a reduce la minimum riscul de irosire a timpului sau de duplicare a eforturilor.

Evaluați necesitatea unor măsuri de securitate digitală în funcție de sensibilitatea ofertei.

Nu exagerați cu securitatea complexă a procesului, deoarece acest lucru crește complexitatea comunicării interne și, prin urmare, volumul total de muncă.

11. Elaborați prima versiune a bugetului

Al doilea document important pentru discuții interne trebuie să fie bugetul.

Ar trebui să elaborați primul proiect de buget în baza structurii logice (logframe) sau a teoriei schimbării și a costurilor fiecărui partener în parte.

Primul proiect de buget vă va permite, de asemenea, să clarificați dacă puteți sau nu realiza toate activitățile propuse.

Dacă nu, va trebui să luați decizii dificile cu privire reducerea numărului de activități sau, alternativ, reducerea ambițiilor și scopului propunerii de proiect.

Este o idee bună să luați această decizie acum; altfel, unii contribuitori vor pierd timpul descriind activități care ulterior vor fi abandonate.

12. Organizați ședințe periodice de revizuire

Aceste ședințe permit echipei de bază să urmărească progresele înregistrate în elaborarea diferitor elemente ale ofertei, dar și să se asigură că partenerii și contribuitorii externi continuă să contribuie la proces, promovând astfel asumarea responsabilității pentru document.

În plus, ședințele pot contribui la identificarea la o etapă inițială a unor aspecte ale ofertei care nu sunt elaborate corespunzător sau care nu reflectă pe deplin realitățile de pe teren.

Ședințe programate periodic sunt o idee bună, deoarece vă reamintesc de termenele limită de livrare și permit identificarea lacunelor înainte ca acestea să devină o urgență.

13. Realizați un control administrativ

Rolul neatractiv de a colecta documentația de bază este uneori neglijat, declanșând panica în ultimul moment.

Prin urmare, este o idee bună să revizuiți ceea ce a fost adunat până în prezent și să vă asigurați că nimic nu a fost lăsat fără atenție.

Rețineți că unele documente instituționale pot necesita timp pentru a fi colectate de la furnizori sau instituții externe.

14. Organizați prima revizuire a descrierii proiectului

Acest lucru ar trebui să aibă loc în timpul uneia dintre ședințe de planificare și ar trebui să aveți toate contribuțiile.

Este un moment bun pentru a scoate la iveală orice neconcordanță sau lacune în descriere și, prin urmare, ar trebui să comparați atent descrierea în forma sa actuală cu cerințele-cheie din Termenii de referință.

Puteți încerca să comparați descrierea cu matricea de evaluare, identificând astfel punctele slabe ale ofertei.

Cu siguranța va fi necesar să colectați materiale suplimentare la această etapă.

15. Organizați a doua revizuire a bugetului

La această etapă, bugetul trebuie să fie finalizat și să fie corelat direct cu partea de descriere și planul de activitate.

S-ar putea să fie nevoie să reduceți suma totală și să negociați cu partenerii potențiale economii.

Este o idee bună să finalizați bugetul cât mai curând posibil la această etapă, mai ales dacă aveți nevoie de o autorizare internă.

16. Organizați a doua revizuire a descrierii proiectului

Această versiune ar trebui să includă toate contribuțiile solicitate în timpul revizuirii anterioare și, prin urmare, ar trebui să fie în mare măsură completă.

Acesta este un moment bun pentru a trimite versiunea proiectului spre aprobare internă, deoarece fluxul logic al propunerii și elementele-cheie pentru evaluare ar fi trebuit acum finalizate.

Oferiți termene limite clare recenzenților interni și asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a încorpora comentariile și modificările lor.

17. Revizuirea finală a documentației suplimentare

Aceasta va include toate declarațiile semnate, documentele instituționale, CV-urile și alte elemente cerute de Termenii de referință.

Dacă depuneți oferta online, asigurați-vă că mărimea fișierelor nu depășește cerințele stipulate de donator.

18. Redactarea finală

Descrierea finală a proiectului ar trebui să fie verificată și, deși este important ca ortografia și gramatica să fie ireproșabile, ar trebui să încurajați recenzenții să caute cu prioritate inconsistențele din descriere.

Este demn de menționat faptul că majoritatea ofertelor sunt scrise în limba engleză și totuși o proporție foarte mică de evaluatori sunt vorbitori nativi de limba engleză, ceea ce înseamnă că probabil vor tolera greșelile lingvistice minore.

Cu toate acestea, accentul principal va fi pus pe asigurarea coerenței ofertei și a viabilității activităților. Pe asta trebuie să puneți accent.

19. Depunerea ofertei

Deși donatorii, pe portalurile lor, avertizează solicitanții să nu depună propuneri de proiecte pe ultima sută de metri, deseori asta e inevitabil ținând cont de volumul mare de lucru aferent pregătirii ofertei.

Totuși, recomandăm să vă familiarizați cu funcționalitățile portalului de aplicare în perioada premergătoare termenului limită, să-l testați, să încărcați documente, așa încât să reduceți la minimum posibilitatea apariției unor probleme tehnice în ziua depunerii dosarului.

Același principiu se aplică și în cazul depunerii dosarului pe suport de hârtie. Pregătiți documentele în timpul elaborării propunerii de proiect pentru a evita imprimarea și fotocopierea lor în ultimul moment.

Faceți o listă cu potențialele greșeli care pot duce la declararea oferte ca neconformă tehnic (de exemplu, semnături originale, numărul de copii). În acest fel veți evita eșecul la etapa finală.

20. Arhivarea

Asigurați-vă că marcați în mod clar versiunile finale ale tuturor documentelor care au fost depuse și că păstrați chitanța care confirmă că oferta dvs. a fost trimisă cu succes.