11. Bugetarea

Modulul 11 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.

Introducere

Scopul acestui modul este de a oferi o perspectivă asupra modelelor bugetare utilizate de donatori, precum și asupra provocărilor legate de asigurarea faptului că proiectele sunt viabile din punct de vedere financiar și oferă un raport bun preț-calitate. Bugetarea este o știință inexactă.

Cererile de grant sunt aprobate la distanță de luni de zile după depunerea proiectului și, prin urmare, condițiile operaționale în momentul elaborării proiectului ar putea fi diferite la momentul lansării proiectului.

Fluctuațiile ratelor de schimb valutar, ratei inflației și ale altor tensiuni economice înseamnă, de asemenea, că situația financiară se poate schimba substanțial pe parcursul proiectului. Și, totuși, mecanismele de finanțare ale donatorilor oferă rareori flexibilitate proiectelor de a se adapta la circumstanțele în schimbare.

Prin urmare, bugetele solide ar trebui să ia în considerație acești factori și să manifeste prudență, chiar dacă acest lucru înseamnă reducerea gamei de activități sau a ambiției generale a proiectului.

Sub-finanțare

Deseori, solicitanții presupun, că propunerile lor vor fi mai atrăgătoare pentru donatori dacă oferă prețuri mai mici sau includ în proiecte multe activități cu finanțare insuficientă.

Unii ezită să includă costuri de management chiar și atunci când acestea sunt esențiale pentru a asigura o supraveghere adecvată și un control al calității.

Situația se înrăutățește prin faptul că unii donatori intră în negocieri bugetare după ce o cerere a fost aprobată de principiu, contestând mai multe linii bugetare și solicitând reducerea bugetului în baza percepției lor a ceea ce reprezintă eficacitatea economică în țara sau regiunea respectivă.

Dornici să le facă pe plac, potențialii grantiști deseori acceptă cerințele donatorilor.

Consecințele bugetelor nefuncționale

Cu toate acestea, bugetele nefuncționale subminează șansele de succes ale unui proiect și cresc marja de risc.

Ele sunt, de asemenea, extrem de demotivante pentru organizațiile implementatoare care se pomenesc că gestionează proiecte în pierdere.

Merită să ne amintim că raportul preț-calitate (VfM) nu înseamnă neapărat ieftin.

Pilonii cheie ai raportului preț-calitate (VfM) sunt economicitatea, eficiența, eficacitatea și echitatea. Un proiect nu va fi nici eficient, nici eficace dacă îi lipsesc mijloacele financiare pentru a-și realiza scopurile și pentru a obține rezultatele dorite. Nu este echitabil dacă constrângerile financiare fac imposibilă activitatea în comunitățile care au cea mai mare nevoie de sprijin.

Semnalarea provocărilor financiare

Nu e rușinos să semnalăm provocările financiare în orice moment pe parcursul implementării proiect.

Este foarte puțin probabil ca donatorii să mărească valoarea grantului pentru a acoperi deficitul financiar, dar, de obicei, este posibil să se facă realocări bugetare de pe o line pe alta pentru a compensa liniile bugetare subfinanțate. Asigurați-vă că modificările convenite sunt confirmate în scris sau printr-o modificare a contractului (dacă este necesar).

De asemenea, este posibil să puteți reduce numărul activităților care nu au răspuns așteptărilor, pentru a oferi finanțare suplimentară pentru activitățile de succes.

Obținerea prețului corect

Este, desigur, posibil să stabiliți un preț de piață fără a lua în considerație cerințele pieței. Dar astfel de cereri de finanțare sunt adesea respinse, deoarece nu sunt considerate a fi avantajoase din punct de vedere economic.

Asta se referă la rate înalte per unitate sau la un dezechilibru perceput pentru cheltuielile de personal pe teren și la sediul central. Ofertele puternice din punct de vedere tehnic au de pierdut în fața unei oferte mai slabe dar cu prețuri mai mici.

Este nevoie de experiență pentru a învăța cum să prezentați suma ofertei la nivelul potrivit. Poate fi o chestiune de încercări și greșeli.

Dar sunt situații când bugetul oferit de donator este pur și simplu prea mic pentru a realiza un proiect viabil din punct de vedere financiar. În aceste cazuri, decizia corectă este să nu participați la concurs.

Tipuri de bugete

Majoritatea bugetelor urmează modelul tradițional de combinare a costurilor directe (o descriere detaliată a cheltuielilor de facto) cu costurile indirecte (o alocare fixă, de obicei sub forma unui procent din costurile directe destinate pentru acoperirea cheltuielilor generale instituționale).

Această abordare are avantajul de a fi simplă și intuitivă, cu toate acestea organizațiile care își obțin veniturile exclusiv din proiecte vor susține că oferă puțin spațiu pentru a-și acoperi costurile de funcționare și, în special, pentru a investi în dezvoltarea instituțională.

Costuri directe

Costurile directe sunt de obicei prezentate la rubrici separate (personal, deplasări, birou, echipament etc.) și fiecare linie bugetară se calculează prin înmulțirea numărului de unități cu costul unitar.

Tipul de unitate va varia în funcție de element respectiv (de exemplu, luni, zile, zboruri etc.).

Raportul dintre costurile directe și cele indirecte

Este necesar de remarcat faptul că atunci când donatorii analizează un buget ei analizează cu atenție corelația dintre diferite rubrici bugetare – de exemplu, proporția costurilor care sunt alocate pentru personal, echipamente sau cheltuieli generale de oficiu.

Bugetele care pun accent pe modernizarea tehnică, în opinia donatorilor, nu oferă un bun raport preț-calitate, deoarece donatorii consideră că cheltuielile de infrastructură nu sunt sustenabile.

Limitele minime și maxime

În unele cazuri, există limite maxime pentru procentul costurilor alocate anumitor elemente bugetare (de exemplu, costuri de subcontractare).

Pot exista, de asemenea, limite minime (de exemplu, un minim de 5% din costurile directe trebuie alocate monitorizării și evaluării sau 50% pentru sub-granturi).

E important să consultați Termenii de referință pentru a vă asigura că respectați constrângerile de acest fel.

Justificarea costurilor disproporționat de ridicate

În ceea ce privește alte linii bugetare, va trebui să decideți dacă costurile disproporționat de ridicate pe unele linii de buget pot fi justificate (de exemplu, cheltuieli ridicate de transport și securitate pentru a vă asigura că proiectul poate lucra și cu comunitățile îndepărtate dintr-o zonă afectată de conflicte).

Bugete bazate pe activități

Unele modele de bugete ale donatorilor leagă, mai degrabă, costurile de activitățile planificate decât de capitolele bugetare.

Așa-numitul buget bazat pe activități este o modalitate convenabilă de bugetare, deoarece oferă o perspectivă clară asupra costurilor aproximative ale rezultatelor imediate ale unui proiect.

Unii autori de buget vor folosi acest lucru ca o abordare preliminară chiar dacă prezentarea finală a costurilor este foarte diferită.

Opțiuni simplificate privind costurile

Opțiunile simplificate privind costurile (OSC) permit instituțiilor UE să ramburseze mai degrabă cheltuielile în funcție de realizări sau rezultate decât de cheltuielile reale. Opțiunile simplificate privind costurile pot lua forma unei finanțări în rate fixe, unor bareme standard ale costurilor per unitate și unor sume forfetare.

De exemplu, o organizație realizează un program de formare poate fi invitată să facă o ofertă de preț pe baza costului per participant care obține certificarea la sfârșitul programului. În cazul în care acest cost unitar este, de exemplu, 5000 EUR din cheltuielile eligibile, atunci organizația implementatoare poate solicita 50000 EUR demonstrând că programul de instruire a fost absolvit de 10 participanți. Costurile aferente formării (onorariul formatorului, închirierea sălii, costurile pentru mesele participanților) nu vor fi verificate, deoarece contractul nu prevede rambursarea pe această bază.

OSC reprezintă o opțiune extrem de atractivă, deoarece reduc în mod semnificativ sarcina administrativă atât pentru donator, cât și pentru beneficiar. Instrucțiunile UE prevăd că acestea "permit administratorilor să schimbe accentul de pe colectarea și verificarea documentelor financiare pe atingerea obiectivelor proiectului și anume să se concentreze pe obținerea rezultatelor concrete în loc de verificarea și controlul costurilor suportate efectiv".

Costuri indirecte

În cazul costurilor indirecte, procentul este de obicei stabilit de donator (bugetele de granturi UE, de exemplu, oferă un maxim de 7%).

Pentru granturile din SUA, solicitanții pot avea un NICRA, un procent convenit pe care li se permite să îl perceapă tuturor proiectelor (el poate fi cu mult peste 20%).

Costurile indirecte sunt apreciate, deoarece beneficiarii nu sunt obligați să raporteze cum au cheltuit aceste resurse.

Asta înseamnă că acestea pot fi utilizate pentru a acoperi costurile care sunt dificil de justificat pentru fiecare proiect în parte, cum ar fi salariile conducerii organizației, arenda oficiului, asistența IT sau serviciile juridice.

Rețineți că unii donatori au reguli cu privire la ceea ce poate fi considerat un cost indirect, deci merită să verificați instrucțiunile lor în acest sens.

Bugete bazate pe onorarii

Bugetele bazate pe onorarii oferă un spațiu de manevră mai mare pentru perceperea costurilor instituționale ale unui proiect.

În practică, tariful pentru fiecare zi lucrătoare include costurile reale ale activității și cheltuielile generale de gestionare asociate cu realizarea proiectului.

În plus, contractantului nu i se solicită să furnizeze documente justificative pentru a demonstra modul în care este cheltuită marja de profit.

Aceasta înseamnă că contribuția la costurile de operaționale ale unui contractant pot fi semnificative, în special pentru acele organizații care sunt în măsură să mențină costurile reale scăzute prin trimiterea staff-ului în misiuni sau negocierea unor tarife avantajoase cu furnizorii.

Contracte bazate pe prețuri globale

O formă de buget bazată pe cheltuieli este un contract bazat pe prețuri globale folosit în special de Comisia Europeană.

Acest buget constă dintr-o singură cifră și nu este necesară nicio raportare financiară pe durata contractului.

Aceste contracte pot fi, desigur, auditate, ceea ce înseamnă că înregistrările trebuie să fie păstrate în conformitate cu reglementările donatorului, dar sarcina administrativă globală este, de obicei, foarte ușoară, deoarece misiunile sau cheltuielile neprevăzute nu trebuie să fie aprobate înainte de implementarea proiectului.

Contracte de servicii

În mod tradițional, contractele mari de servicii ale UE au fost gestionate de organizații internaționale care lucrează cu un consorțiu de parteneri internaționali și locali.

Cerințele de eligibilitate pentru tendere (în special valoarea și amploarea proiectelor realizate anterior pentru a demonstra capacitatea tehnică a solicitantului) le fac inaccesibile actorilor mai mici, în special celor din țările beneficiare.

Cu toate acestea, această situație se poate schimba pe măsură ce organizațiile locale își creează un portofoliu și demonstrează că dispun de sisteme și procese pentru a gestiona bugete mari în strictă conformitate cu cerințele donatorilor.

Pregătirea unui buget

Modulul 6 – Procesul de aplicare – oferă un set de recomandări pentru elaborarea și aprobarea unui buget, atât pe intern, cât și pe extern, cu partenerii.

Realizarea practică depinde în mare măsură de sistemele existente în cadrul organizațiilor implementatoare și de stadiul proiectului.

• Pentru proiectele care sunt continuarea programelor anterioare este posibil ca o mare parte din muncă să fi fost deja realizată.

• Pentru parteneriate și inițiative noi, volumul de muncă poate fi considerabil.

După cum s-a menționat în modulul 6, cel mai bun moment pentru a elabora bugetul este atunci când activitățile au fost convenite de principiu și a fost creat logframe-ul.

Asta permite echipei responsabilă de scrierea proiectului să facă un stres-test a planului de lucru și să stabilească dacă activitățile planificate sunt sau nu viabile din punct de vedere financiar. La acest stadiu, este posibil ca ambiția proiectului să fie redusă pentru a aduce bugetul la nivelul limită de finanțare.

Odată ce activitățile au fost distribuite între parteneri, organizațiile partenere trebuie să prezinte ratele pe unitate sau estimări pentru toate liniile de budget. Acestea vor fi principalele elemente constitutive ale bugetului și trebuie să fie cât mai exacte și justificate posibil.

Trebui să conveniți asupra ce este rezonabil și justificat din punct de vedere organizațional și logistic și, în special, să stabiliți dacă dvs. sau oricare dintre partenerii dvs. veți trebui sau nu să angajați personal suplimentar pentru a face față volumului de muncă suplimentar. În mod evident, angajarea de personal nou comportă costuri și riscuri suplimentare asociate care ar trebui să fie luate în considerare în planificarea proiectului.

Etapa de pregătire este atunci când trebuie abordată problema dificilă a costurilor indirecte. Dacă lucrați cu partenerii, trebuie să luați o decizie cu privire la o împărțire echitabilă a cheltuielilor generale disponibile. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este de a calcula procentul total din bugetul alocat fiecărui partener și de a împărți cheltuielile generale în funcție de aceste procente.

Pregătirea bugetului ar trebui să fie un efort de colaborare cu tot personalul-cheie și partenerii care contribuie la acest proces. Cu toate acestea, este un proces care trebuie să fie condus de partenerul principal și / sau de un manager financiar.

După cum am menționat în alte capitole ale acestui ghid, propunerile de proiecte nu pot fi elaborate în întregime de o comisie.

Adesea, trebuie luate decizii dificile și este de datoria solicitantului principal să dea dovadă de spirit de conducere la această etapă critică a formării consorțiului.

Costuri tipice pentru bugetele de dezvoltare media

Tipul de costuri prezentate în bugete depinde în mare măsură de designul proiectului și de mediul de operare.

Bugetele cu o proporție mare de formare profesională și consultanță vor arăta foarte diferit de bugetele care se concentrează în principal pe producție media și radiodifuziune. Cu toate acestea, există multe domenii comune de cheltuieli pe care le vom analiza în paragrafele de mai jos:

Ca regulă generală, trebuie de evitat divizarea unui buget în prea multe subcategorii, deoarece acest lucru poate fi extrem de restrictiv atunci când este vorba de implementarea proiectului. De exemplu, este mai bine să includeți toate costurile de transport local sub o singură rubrică în loc să le împărțiți în funcție de tipul de transport sau de destinație.

Asigurați-vă că citiți toate notele de subsol și instrucțiunile înainte de a completa un model de buget. Deși ar putea să pară standard, modelele pot conține modificări pentru anumite programe sau instrumente de finanțare.

Managementul proiectului

Acestea pot fi o combinație de personal cu normă întreagă de muncă (full-time) și angajări specifice proiectului. Rețineți, că unii donatori (în special Comisia Europeană) fac o distincție între personalul local și cel internațional și vor acorda o atenție deosebită ratelor alocate pentru fiecare.

Contribuțiile la salariile personalului pot fi incluse în costurile directe, dacă se poate demonstra în mod clar că o anumită parte din timpul lor va fi cheltuit lucrând la proiect.

Există, desigur, limite pentru numărul de persoane care pot fi incluse aici, dar de obicei e posibil să includeți cel puțin un senior manager (nivel de director) în echipa de management al proiectului.

Organizațiile mai mici pot fi obligate să angajeze manageri part-time pentru a gestiona componente specifice ale programului (de exemplu, un coordonator pentru programul de formare sau un manager de producție), deși dezavantajul acestei abordări e pierderea veniturilor instituționale.

Rețineți că Comisia Europeană are norme specifice privind includerea contractanților externi în cadrul costurilor legate de personal. Pentru ca costurile aferente acestor contractanți să fie eligibile, persoanele în cauză trebuie să lucreze în condiții similare cu cele ale unui angajat "în special în ceea ce privește modul în care este organizată munca, sarcinile care sunt îndeplinite și spațiile în care sunt executate".

De exemplu, dacă angajații dvs. sunt obligați prin contract să lucreze în oficiu cinci zile pe săptămână, atunci aceeași regulă trebuie să se aplice contractanților cu normă întreagă de muncă (full-time). În cazul în care personalul angajat extern nu poate îndeplini aceste cerințe, atunci aceștia vor fi considerați subcontractanți, ceea ce înseamnă că procedura de angajare a acestor persoane și de remunerare a acestora va fi diferită.

Comunicarea

Rolul unui coordonator de comunicare este adesea omis din bugete, deși majoritatea donatorilor solicită ca proiectele să includă un "plan de comunicare și vizibilitate", care poate implica un volum semnificativ de muncă permanentă (de exemplu, elaborarea comunicatelor de presă, actualizarea unui site web și a rețelelor sociale).

Rareori, are sens să angajați un comunicator din afara organizației, deoarece acesta ar trebui să aibă o înțelegere aprofundată a modului în care lucrați. Adesea, acest rol este inclus printre responsabilitățile managerului de proiect sau ale asistentului de proiect, dar, în acest caz, trebuie depuse eforturi pentru a se asigura că acest rol nu este eclipsat de alte priorități.

Costuri pentru consultant/trainer

Acestea sunt, de obicei, calculate în funcție de o rată per zi, iar alocarea globală a zilelor lucrătoare ar trebui să includă timpul de pregătire, precum și orice timp necesar pentru scrierea sau contribuția la rapoartele de activitate.

Dacă folosiți același formator pentru o serie de cursuri, veți putea face economii la timpul alocat pentru pregătirea materialelor.

Chestiunea privind zilele de călătorie pentru traineri și consultanți este una controversată.

Unii donatori sunt stricți în ceea ce privește oferirea unui tarif per zi experților care călătoresc pe distanțe scurte, în timp ce alții nu permit experților să solicite deloc zile de misiune.

De asemenea, pot exista restricții în ceea ce privește plata consultanților pentru a lucra în weekend sau în zilele de sărbătoare, deci merită să discutați cu donatorul aceste momente.

Expert pe monitorizare și evaluare

Este o bună practică să includeți în proiectele de dimensiuni medii și mari o persoană responsabilă de monitorizare și evaluare. Aceasta poate fi o persoană angajată special pentru implementarea activităților de monitorizare și evaluare sau poate fi o companie externă subcontractată pentru a livra această componentă a proiectului.

Acesta este rareori un loc de muncă cu normă întreagă, dar unii donatori se pot aștepta să vadă până la 10% dintr-un buget dedicat activităților de monitorizare și evaluare.

Responsabilitățile de bază sunt organizarea tuturor cercetărilor, colectarea rezultatelor, contribuția la rapoarte și conducerea proceselor de gestionare a cunoștințelor.

Misiunile

Această secțiune se referă, de obicei, atât la misiunile internaționale, cât și la cele locale.

Majoritatea donatorilor au instrucțiuni și recomandări cu privire la costurile de misiuni acceptabile și vor dori să se asigure că sunt luate măsuri pentru a menține la minimum numărul misiunilor, în special cele internaționale (de exemplu, participări la conferințe, folosirea formatorilor locali ori de câte ori este posibil etc.).

Diurnele

Majoritatea donatorilor au stabilit rate pentru diurne pentru diferite țări, care acoperă costurile de cazare, masă, transport local și transferuri de la aeroport.

În cazul Comisiei Europene, ratele variază de la 87 EUR pe zi în Insulele Tokelau până la 425 EUR pe Insulele Virgine (cifrele din 2017).

Diurnele nu acoperă, de obicei, costul vizelor, deci ar trebui ca acesta să fie inclus ca o linie bugetară separată.

Atunci când verificați ratele diurnei al unui donator, asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune. Ratele sunt actualizate des.

Costuri pentru organizarea evenimentelor, inclusiv atelierelor de formare:

Aceste costuri sunt acoperite, în general, din mai multe linii bugetare, inclusiv închirierea sălii de conferințe, înregistrarea video, închirierea de echipamente, catering, materiale și interpretare.

Atunci când calculați costurile de catering, nu uitați să luați în calcul formatorii, speakerii, interpreții și personalul administrativ, precum și participanții.

Există o abordare generală că evenimentele de o zi vor include două pauze de cafea și un prânz.

Donatorii care permit plata diurnelor pentru participanți se vor aștepta să vadă costul prânzului să fie dedus din diurnă.

Traducere și interpretare

Aceste costuri sunt adesea legate de costul evenimentelor, dar pot fi, de asemenea, necesare pentru a traduce materialele de instruire, a subtitra materialele video sau a oferi suport pentru managementul proiectului.

Este important să faceți distincție între interpretarea simultană de cea consecutivă și ceea ce constituie un volum de muncă rezonabil pentru aceste servicii.

Traducerea simultană la evenimentele mari trebuie să includă cel puțin doi interpreți pentru fiecare limbă care lucrează în schimburi de 20 de minute. La fel este nerezonabil să ne așteptăm ca un interpret să traducă consecutiv pentru un formator întreaga zi fără a lucra în pereche cu un coleg.

Costuri de birou

Există probabil o suprapunere în interpretarea a ceea ce sunt costuri de birou eligibile și cheltuieli generale pe care donatorii se vor aștepta să le acopere din contul costurile indirecte (sau din onorariul de gestiune).

Contribuțiile la facturile pentru utilități, comunicații și materiale de birou sunt în general acceptate, deoarece este recunoscut faptul că proiectul probabil contribuie la mărirea aceste cheltuieli generale.

Cu toate acestea, unii donatori, cum ar fi Comisia Europeană, vor acoperi costurile pentru chirie numai dacă puteți demonstra că ați închiriat spații suplimentare pe durata proiectului. Alții pot accepta o contribuție procentuală la chiria oficiului pentru a reflecta utilizarea acestuia de echipa de proiect.

Echipamente

Aceasta este o problemă extrem de controversată pentru proiectele de dezvoltare mass-media, deoarece, de regulă, mass-media locale au mare nevoie de echipamente noi și unele activități de producție nu vor putea fi realizate dacă jurnaliștii vor folosi echipamentele disponibile la nivel local.

Cu toate acestea, donatorii sunt destul de reticenți să permită alocarea unei părți semnificative a bugetului pentru echipamente.

Mai rău decât atât, donatorii europeni pot insista să fie aplicate regulile de origine – adică agențiile implementatoare pot achiziționa numai echipamente fabricate în statele membre ale UE, limitând astfel gama de mărci eligibile și, în unele cazuri, crescând semnificativ costurile.

Costuri de producție

Donatorii nu sunt profesioniști media și, prin urmare, rareori sunt familiarizați cu detaliile bugetelor de producție.

De asemenea, ei pot fi tentați să creadă în mituri larg răspândite că echipamentele TV profesioniste au fost înlocuite de telefoane mobile și software de editare open source.

Bugetele de producție ar trebui divizate în părți componente și explicate detaliat.

Aspectele legate de calitate și standarde profesionale ar trebui, de asemenea, să fie detaliate în descrierea bugetară.

Costurile de producție ar trebui, de asemenea, să fie adaptate la mediul țintă – există puține justificări pentru a investi în video-uri de calitatea Hollywood-ului, care vor fi plasate doar pe YouTube.

Costuri IT

Costurile de design, creare, administrare și hosting a site-urilor web sunt eligibile, deși unii donatori se pot opune achiziționării de publicitate, în special pe rețelele sociale, pentru a promova platformele web.

Timpul de antenă

Cumpărarea timpului de antenă la tarife comerciale poate constitui o parte importantă din orice buget. În plus, astfel de costuri sunt greu de estimat în timpul elaborări proiectului, deoarece acestea sunt adesea rezultatul unor negocieri îndelungate cu partenerii strategici.

Cu toate acestea, nu vă grăbiți să plătiți timpul de antenă. Dacă proiectul dvs. produce conținut excelent, care poate atrage un public semnificativ, radiodifuzorii ar trebui să fie motivați să-l difuzeze gratuit.

Cercetări

Majoritatea donatorilor sunt dispuși să acopere costurile legate de cercetări, precum și diseminarea pe scară largă a rezultatelor lor.

Cercetările care informează și modelează activitățile de bază ale unui proiect sunt considerate a fi un cost esențial și demonstrează angajamentul dvs. de a vă asigura că activitățile reflectă în mod corespunzător nevoile și prioritățile percepute.

Dacă trebuie să subcontractați o cercetare cantitativă (de exemplu, sondaje la nivel național și sondaje de opinie), informați-vă bine despre costuri înainte de pregăti bugetul, deoarece prețurile pot fi foarte mari. Și invers, nu veți avea de câștigat dacă veți achiziționa cercetări ieftină, care se bazează pe un eșantion mic și nereprezentativ.

Subcontractarea

Acestea sunt activități sau servicii pe care organizația dvs. sau partenerii dvs. nu au resursele, expertiza sau profilul necesar pentru a le furniza.

Exemple de subcontractare includ: cercetări, post-producție, dezvoltare de software și evaluare externă.

Donatorii plafonează adesea procentajul din buget care poate fi folosit pentru subcontractarea de servicii, deoarece ei cred că agențiile implementatoare ar trebui să fie în stare să furnizeze partea leului din activități, folosind propriile resurse.

Subcontractele care depășesc o anumită sumă (în cazul UE, pragul este de 20000 EUR) vor trebui să treacă printr-o procedură de tender.

Este posibil ca unii donatori (Comisia Europeană este un exemplu) să nu vă permită să percepeți costuri indirecte pentru componenta de subcontractare a bugetului dvs.

Alte costuri

Această rubrică generică este parte din majoritatea modelelor de bugete și poate fi interpretată diferit, inclusiv de către donatori.

Unele instituții ale Comisiei Europene, de exemplu, vor insista ca toți consultanții independenți sau personalul de producție să fie incluși la rubrica "Alte costuri"; alte părți interesate din Comisia Europeană vă vor solicita să le includeți la rubrica "Personal".

Alte costuri pot include, de asemenea, programe de sub-granturi, timpi de antenă și servicii de producție care nu se încadrează la alte rubrici.

Memoriu explicativ

N-ați uitat să includeți următoarele elemente în bugetul dvs.?

Aceasta este o selecție de costuri potențiale care sunt adesea uitate atunci când este elaborat bugetul.

• Marja inflației, creșterile salariale anuale

• Costurile de angajare a forței de muncă (inclusiv contribuțiile la fondul de pensii)

• Asigurarea, inclusiv asigurarea echipamentelor și a activelor

• Costuri de publicitate pentru recrutare

• Software pentru computere

• Costuri pentru papetărie (pentru instruiri, precum și pentru oficiu)

• Comunicații (telefonia fixă și telefonia mobilă)

• Combustibil (automobil și generator)

• Activități de monitorizare și evaluare, inclusiv costuri pentru focus grupuri, interviuri și evaluări externe

• Vize

• Traducere și interpretare

• Materiale de vizibilitate (de exemplu, bannere, articole de papetărie brănduite etc.)

  Costul autorizațiilor de filmare

• Transport local pentru participanții la evenimente

• Audit – verificați dacă este necesar sau nu (și cât de des) un audit în timpul timpului proiectului

• Marketingul și promovarea conținutului

• Costurile de hosting pentru site-ul web și alte upgrade-uri tehnice

Oferta preț-calitate

Atunci când analizează solicitările de finanțare, donatorii analizează dacă rezultatele preconizate ale proiectului justifică costurile propuse.

Prin urmare, este de datoria organizațiilor implementatoare să demonstreze că dispun de sistemele interne adecvate pentru a realiza VfM pe durata proiectului.

Mai jos prezintăm unele aspecte pe care ar trebui să le luați în considerare în cadrul celor patru markeri cheie VfM (economicitate, eficiență, eficacitate și echitate).

Economicitate

Cumpărați materiale de calitate bună la preț corect?

Prezentați măsurile pe care le-ați luat pentru a reduce la minimum costurile legate de personal, inclusiv corelarea salariilor cu standardele din industrie sau evitarea folosirii personalului internațional atunci când personalul local poate face aceeași muncă.

Demonstrați că explorați sinergiile cu alte programe și, prin urmare, identificați domeniile în care se pot realiza economii prin folosirea în comun a resurselor sau organizarea de activități comune.

Evidențiați procesele de achiziții care vizează obținerea serviciului potrivit la prețul corect. Rețineți că plata promptă este o modalitate bună de a negocia oferte mai bune cu furnizorii.

Indicați orice măsuri care vizează reducerea costurilor de deplasare și cazare, inclusiv organizarea de reuniuni la distanță și eliminarea costurilor asociate cu deplasări inutile.

Eficiența

Cât de bine convertiți datele de intrare în rezultate imediate? (cunoscut ca "cheltuim eficient")

Descrieți sistemul dvs. intern de gestionare și control financiar pentru a reduce marja de eroare și a limita variațiile dintre liniile bugetare.

Explicați modul în care bugetarea atentă cu planuri de lucru detaliate și etape bazate pe activități promovează eficiență în perioada implementării proiectului.

Evidențiați modul în care sunt înregistrate costurile rezultat/beneficiar în vederea asigurării unei alocări eficiente a resurselor pe parcursul duratei proiectului.

Descrieți orice cursuri de formare interne sau îmbunătățiri tehnice care vizează mărirea eficienței și introducerea unor abordări mai raționalizate.

Eficacitate

Cât de bine rezultatele obținute prin implementarea proiectului își au efectul scontat? (cunoscut ca "cheltuim în mod înțelept")

Explicați modul în care o teorie robustă a schimbării sau un logframe vă permite să măsurați cu precizie rezultatele și impactul muncii dvs.

Explicați modul în care implicarea susținută a tuturor părților interesate (inclusiv a donatorului) asigură faptul că proiectele pot răspunde rapid la circumstanțele în schimbare și pot atenua riscurile, asigurându-se astfel că finanțarea debursată eficace.

Descrieți modul în care indicatorii și țintele sunt utilizate pentru a urmări progresul; prezentați sistemele existente pentru a asigura colectarea în timp util a datelor.

Evidențiați modalitățile în care datele sunt partajate în mod proactiv cu părțile interesate relevante; accentuați modul în care lecțiile învățate sunt utilizate pentru a îmbunătăți procesele interne.

Echitate

Cât de echitabil sunt distribuite beneficiile?

În ce măsură veți acoperi grupurile marginalizate? (cunoscut ca "cheltuim echitabil")

Descrieți modul în care proiectul dvs. va depăși orice bariere culturale, sociale sau fizice, care ar putea împiedica beneficiarii să acceseze serviciile-cheie.

Explicați modul în care serviciile sunt adaptate pentru a reflecta nevoile specifice, inclusiv cerințele lingvistice și dizabilitatea.

Schițați modalitățile de dezagregare a datelor pentru a vă asigura că proiectele ajung pe deplin la diferite grupuri identitare.

Cofinanțare

Unii donatori, în special instituțiile UE, solicită ca o anumită proporție din buget să provină din alte surse.

În cazul UE, aceasta poate varia de la 5% la până la 30%.

Alți finanțatori, cum ar fi USAID, nu insistă pe un anumit procent de cofinanțare, dar poate încuraja solicitanții să prezinte un plan de cofinanțare care demonstrează existența altor surse de finanțare.

Aplicațiile cu un puternic element de cofinanțare vor avea un avantaj competitiv.

Justificarea cofinanțării

Justificarea unei cerințe de cofinanțare este rareori explicată.

Opinia comună este că donatorii doresc să vadă că solicitanții au suficientă încredere în proiectele lor pentru a acoperi ei înșiși o parte din costurile proiectului sau pentru a solicita finanțare suplimentară din alte surse.

Cofinanțarea poate oferi, de asemenea, o asigurare că solicitanții au surse de finanțare diverse și, prin urmare, nu se bazează pe un singur donator.

Indiferent dacă motivul este explicit sau implicit, cofinanțarea este o durere de cap pentru toate organizațiile implementatoare, mari sau mici, și de multe ori descurajează solicitanții să aplice.

Riscuri financiare

Cu rare excepții, această cerința prezintă un risc financiar serios.

Comisia Europeană, de exemplu, nu cere solicitanților să demonstreze că cofinanțarea este asigurată înainte de începerea unui proiect.

Aceasta înseamnă că beneficiarii granturilor pot fi obligați să depună eforturi considerabile în faza inițială a proiectului pentru a asigura cofinanțarea necesară.

În cazul în care nu sunt în stare să acopere deficitul bugetar, acestea pot ajunge să realizeze proiectul în pierdere, ceea ce îi va obliga în cele din urmă să facă compromisuri cu privire la calitatea realizării proiectului.

Strategii comune de acoperire a cofinanțării

Există trei strategii comune utilizate pentru a acoperi cofinanțarea:

1. Utilizarea fondurilor nerestricționate din rezervele organizației implementatoare.

Puține organizații au acest privilegiu și chiar și cele care au un donator instituțional preferă să utilizeze aceste fonduri pentru a-și acoperi costurile fixe de funcționare.

2. Asigurarea suprapunerii cu alte proiecte și utilizarea altor bugete pentru a acoperi o parte din costuri.

Acest lucru poate fi dificil de realizat, deoarece termenele de livrare trebuie să coincidă, iar cofinanțarea trebuie să fie integrată în proiectele viitoare care ar putea sau nu să se realizeze.

Organizațiile cu programe de bază pe termen lung vor putea să se asigure că proiectele viitoare pot beneficia de orice suprapunere, însă raportarea financiară pentru proiectele care se suprapun poate fi dificilă.

3. Solicitarea de finanțare suplimentară de la alți donatori.

Aceasta este o strategie riscantă, deoarece nu există garanții că alți donatori se vor alătura atunci când aveți nevoie de ei sau vor avea suma de finanțare disponibila la timpul potrivit.

În mod evident, este logic să ne asigurăm că acești donatori sunt gata să ni se alăture înainte de a solicita grantul principal, dar puțini donatori sunt pregătiți să aloce fonduri pentru un proiect care încă nu a demarat.

Există multe zone gri în jurul a ceea ce constituie de fapt cofinanțarea.

Comisia Europeană insistă asupra faptului că "contribuțiile în natură" (contributions in kind) nu sunt eligibile, deoarece nu pot fi cuantificate sau susținute prin dovada plății.

Pentru proiectele finanțate de UE, regula principală este următoarea:

Dacă cerința de cofinanțare este de 20%, atunci trebuie să puteți demonstra că ați cheltuit 100% din toate costurile directe pentru a primi 80% din valoarea lor de la Comisie.

Într-o mare măsură, modul în care acoperiți deficitul de 20% este problema dvs., deși instituțiile UE vor dori să știe dacă sunt implicați alți donatori și, în unele cazuri, dacă e necesar ca anumite activități să fie finanțate din alte surse.

Rețineți, totuși, că indiferent de modul în care optați pentru acoperirea cerinței de cofinanțare, întreaga sumă a bugetului trebuie să fie plătită în conformitate cu normele Comisiei Europene și trebuie prezentată o documentație completă pentru toate plățile.

Dezavantaje pentru agențiile implementatoare

Din perspectiva agențiilor implementatoare, nu există nimic bun în ceea ce privește cofinanțarea.

Sarcina de a căuta resurse financiare suplimentare consumă timpul personalului, care ar fi mai bine de folosit pentru gestionarea proiectului și asigurarea celor mai bune rezultate posibile.

Aceasta duce la incertitudini și întârzieri, precum și la o presiune mai mare asupra echipei financiare care s-ar putea trezi că raportează la mai mulți donatori.

Cofinanțarea creează, de asemenea, probleme de branding pentru proiectele care trebuie să recunoască contribuția diferiților finanțatori și să îndeplinească diverse cerințe de vizibilitate.

Partea descriptivă a bugetului

Atât Comisia Europeană, cât și DRL impun organizațiilor să prezinte o descriere bugetară care să fie efectiv o justificare detaliată a costurilor directe.

Explicațiile pentru fiecare linie bugetară nu trebuie limitată la explicarea modului în care a fost calculată suma – acest lucru clar din buget.

Costurile pentru personalul cu normă întreagă de muncă (full time) ar trebui să includă nivelul estimat al efortului depus (de exemplu, cât timp va dedica proiectului per lună ca procent din numărul total de zile), precum și o scurtă descriere a sarcinilor.

Costurile pentru personalul cu jumătate de normă de muncă (part time) sau pentru personalul freelance ar trebui să facă referire la grila tarifară existentă și să explice dacă/unde vor fi plătite impozitele sau alte contribuții. Granturile din SUA iau adesea în calcul inflația și creșterile salariale pe durata proiectului.

Justificarea personalului de management

Având în vedere precauția împărtășită de majoritatea donatorilor în ceea ce privește contribuția la costurile interne de personal este important să se ofere un argument solid care să explice de ce personalul-cheie este inclus mai degrabă în costurile directe decât în costurile indirecte (unde mulți donatori se așteaptă ca aceștia să fie). Problema-cheie este de a evidenția rolul și responsabilitățile acestora, subliniind natura esențială a asigurării supravegherii, a suportului și a conformității proiectului. Trebuie să subliniați că nivelul estimat de efort depus este specific proiectului dat (și anume că reprezintă timpul pe care îl vor dedica numai pentru acest proiect și că acest lucru va fi reflectat în foile de pontaj sau alte forme de evidență internă).

Justificările privind costurile de deplasare, diurne și cazare sunt în general simple, deoarece acestea sunt adesea direct legate de propriile norme și reglementări ale donatorului (de exemplu, numai zboruri la clasa econom, hoteluri cu nivel de confort standard, tarife per diurnă specifice fiecărei țări). Va trebui să justificați călătoriile pentru personalul de conducere, explicând de ce sunt necesare călătorii și cum vor îmbunătăți supravegherea proiectului.

Justificarea costurilor de oficiu poate fi mai problematică, deoarece, după cum am menționat mai sus, donatorii sunt reticenți în a contribui semnificativ la cheltuielile generale instituționale fixe care, în opinia lor, ar trebui să fie acoperite prin costurile indirecte. Cu toate acestea, donatorii recunosc, de asemenea, că gestionarea unui proiect complex poate reduce o mare parte din resursele unei organizații, precum și creșterea costurilor cum ar fi comunicațiile și rechizitele de birou. Contribuțiile la chirie sunt mai greu de justificat, cu excepția cazurilor în care angajarea de personal specific proiectului implică o extindere fizică a bazei de operare a beneficiarului.

Achiziționarea de echipamente, după cum am menționat mai sus, este o problemă controversată. Argumentul donatorului este că echipamentele devin rapid învechite, astfel încât orice investiție în infrastructură este nesustenabilă. Achizițiile de echipamente pot fi justificate atunci când este clar că fără a dota beneficiarii cu instrumentele necesare pentru a-și face munca, eforturile de consolidare a capacității pot fi irosite. Un consultant cu experiență a subliniat: "instruirea oamenilor pentru a utiliza echipamente noi fără a investi în acel echipament este ca și cum i-ai învăța să alerge, apoi să le legați picioarele". Justificările ar trebui, de asemenea, să explice modul în care echipamentul va fi achiziționat și întreținut pe durata proiectului.

Necesitatea sub-grantării este, în general, indicată în Termenii de referință ai programului și, prin urmare, solicitanții pot pur și simplu să facă referire la justificarea proiectului. De asemenea, merită menționate sistemele pe care le veți pune în aplicare pentru a vă asigura că granturile sunt alocate și monitorizate în mod corespunzător, asigurând astfel donatorul că veți supraveghea procesul pe deplin.