7. Stabilirea relațiilor de parteneriat

Modulul 7 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.

Parteneriatele eficiente și echilibrate sunt un ingredient esențial al succesului. Cu toate acestea, este foarte important să alegeți justificat un partener și să vă asigurați că parteneriatul stabilit este ușor de gestionat și generează la rezultate mai bune.

Motivele pentru care donatorii încurajează o abordare bazată pe parteneriat

Parteneriatele le permit să distribuie finanțarea pe scară mai largă și să îmbunătățească echitatea percepută a programelor lor.

Se asigură că volumul de muncă poate fi împărțit între mai multe organizații, evitând astfel blocajele sau problemele legate de resurse.

Aceasta oferă beneficiarilor acces la o gamă mai largă de expertiză și experiență (nu doar la cea a unei organizații sau a unei țări).

Parteneriatele care implică organizații internaționale și locale favorizează schimbul de experiență și de idei, precum și asigurarea faptului că noile abordări sunt mai bine bazate pe realitățile locale.

Tipuri de parteneri

În domeniul dezvoltării mass-media, organizațiile care participă la licitație tind să caute următoarele tipuri de parteneri:

Parteneri de cercetare

Organizațiile care își pot asuma responsabilitatea pentru analiza contextului, studii inițiale, monitorizare și evaluare etc.

Parteneri strategici

Parteneri care compensează orice deficiențe percepute în ceea ce privește experiența sau istoricul partenerului principal (de exemplu, experiența în țara-țintă sau alte aspecte ale proiectului). Printre acestea s-ar putea număra parteneri tehnologici, umanitari sau sănătate pentru programele de comunicare pentru dezvoltare.

Parteneri locali

Organizații locale care pot asigura că proiectul beneficiază de cunoștințe, rețele și personal local. Partenerii locali pot fi, de asemenea, în măsură să ofere o bază pentru operațiuni în țară.

Parteneri media

Instituții media, locale sau internaționale, care pot furniza platforme de difuzare sau publicare pentru orice conținut produs în cadrul proiectului.

Implementați procesele de diligentă cu toți partenerii, mari sau mici. Atunci când luați în considerație un partener pentru un anumit program, uitați-vă dacă rolul propus corespunde sau nu obiectivelor instituționale ale organizației și misiunii organizației.

Solicitați documente instituționale, cu detalii despre performanța financiară și capacitatea tehnică.

Cereți de la surse de încredere opiniile lor despre potențialul partener și solicitați referințe sau recomandări de la partenerii de implementare anteriori.

Tipuri de relații

Partenerul principal este, de obicei, responsabil pentru elaborarea designului proiectului și gestionarea procesului de participare la licitație.

Dacă oferta este una câștigătoare, partenerul principal va fi titularul contractului și va răspunde în fața donatorului pentru implementarea proiectului la timp și conform bugetului.

Prin urmare, este esențial ca rolul de lider al acestui parteneriat să fie clar definit și ca organizația în cauză să dispună de resursele și sistemele interne necesare.

Co-solicitanți, sub-grantiști și co-beneficiari

Co-solicitanții, sub-grantiștii și co-beneficiarii sunt, în esență, parteneri juniori care realizează o parte din activitățile planificate în conformitate cu competențele și experiența lor.

Ei raportează partenerului principal și asigură ca rezultatele și cheltuielile să fie documentate în mod corespunzător, utilizând modele de documente comune și proceduri convenite.

Partenerii juniori vor semna, în general, un acord de parteneriat sau cooperare cu partenerul principal, care prevede livrabilele, bugetul și calendarul de plăți, precum și angajamentele și obligațiile lor legale.

Subcontractanții

Unii donatori permit angajarea subcontractanților sau furnizorilor care nu sunt indicați în ofertă, dar care sunt selectați în conformitate cu un proces de achiziție convenit în timpul fazei de implementare.

Complexitatea procesului de achiziție va depinde, în general, de suma contractului, dar, în orice caz, ar trebui să fie respectată o diligența adecvată.

Subcontractanții vor furniza un set finit de servicii care nu pot fi furnizate de partenerul principal sau de membrii consorțiului, în general pentru că nu intră în sfera de competență a acestor organizații sau pentru că sunt de natură comercială.

Partea din buget care poate fi utilizată pentru subcontractare este adesea limitată, deoarece donatorul crede că contractantul efectiv ar trebui să fie capabil să realizeze marea majoritate a activităților.

Parteneri media

Este posibil ca partenerii media să nu se încadreze în niciuna dintre categoriile de mai sus.

Aceștia pot fi radiodifuzori sau edituri care au fost de acord, în principiu, să distribuie contentul produs de proiect, deoarece acest conținut este perceput ca fiind valoros în atragerea de noi audiențe sau creșterea credibilității editoriale.

Prin urmare, este posibil ca acești parteneri să fie de acord să distribuie gratuit contentul produs de proiect.

Donatorii ar putea solicita dovezi privind implicarea partenerilor media la etapa de depunere a ofertei prin scrisori de suport sau alte forme de angajament.

A se vedea Lexiconul de fundraising pentru descrierile partenerilor asociați și ale entităților afiliate care sunt categorii specifice UE.

Părți interesate

Reguli de bază

Premisele pentru un parteneriat de succes pot fi rezumate după cum urmează:

Abilități și experiență complementare

Relațiile cu partenerii trebuie să se bazeze pe necesități mutuale. Partenerii principali ar trebui să selecteze parteneri juniori care să acopere golurile din propria expertiză; partenerii juniori ar trebui să se alăture consorțiului în care simt că au de jucat un rol clar și aduc o valoare adăugată.

Valori comune și o viziune comună

Partenerii, în linii mari, ar trebui să aibă aceleași obiective instituționale și priorități de dezvoltare.

Cultura organizațională similară și structurile decizionale eficiente sunt, de asemenea, pietrele de temelie pentru o bună relație de lucru.

Distribuire echitabilă a bugetului disponibil

Nu este întotdeauna ușor să definiți din start clar alocările bugetare, deoarece unele direcții de activitate pot fi determinate de rezultatele cercetării inițiale.

Cu toate acestea, ar trebui să existe claritate cu privire la direcțiile de activitate "deținute" de fiecare partener și la resursele de management de proiect necesare pentru a furniza activitățile proiectului.

Procesul decizional colectiv și incluziv

Toți partenerii ar trebui să fie implicați îndeaproape în designul și elaborarea proiectului, iar partenerii principali ar trebui să depună eforturi pentru a crea un forum care să faciliteze și să încurajeze un schimb constructiv de opinii.

Această abordare ar trebui să fie aplicată în procesul de realizare a proiectului.

Acestea fiind spuse, proiectele nu pot fi gestionate de o comisie și, prin urmare, un partener principal trebuie să fie prima vioară în proiect, fără a fi prea prescriptiv sau autoritar.

Autonomie

Și invers, partenerii trebuie să aibă spațiul necesar pentru a-și dezvolta și livra propriile pachete de activități.

Relația din cadrul unui consorțiu ar trebui să se bazeze pe respect reciproc pentru capacitățile fiecărui partener de aplica expertiza adecvată pentru a obține un rezultat de succes.

Sprijin reciproc

Partenerii trebuie să se poată baza pe alți membri ai consorțiului, în special pe partenerul principal, pentru a primi sprijin în cazul în care se ciocnesc cu procese sau sisteme necunoscute.

Ar trebui să se ofere formare și instrucțiuni, dacă este necesar, precum și asistență cu privire la procedurile interne pentru a asigura complementaritatea reciprocă în cadrul consorțiului.

Gestionarea eficientă a cunoștințelor

Toți partenerii beneficiază de mecanisme menite să împărtășească idei, resurse și materiale de-a lungul întregului ciclu de viață al proiectului.

Gestionarea informațiilor este, de asemenea, esențială pentru continuitatea proiectelor (de exemplu, pentru informarea eficientă a consultanților și schimb de informații adecvate între personalul-cheie).

Colaborarea în elaborarea designului proiectului

Principiile evidențiate mai sus trebuie aplicate în timpul procesului de design al proiectului.

Este vital ca toate opiniile să fie luate în considerație și să se stabilească o fundație pentru consultări și feedback adecvat.

În cele din urmă, acest lucru va asigura că fiecare partener are un puternic sentiment de proprietate pentru activitățile alocate.

În mod evident, acest proces este mai ușor atunci când partenerii au deja experiență de lucru împreună, iar colaborarea eficientă cu noii parteneri poate fi asigurată prin:

Asigurarea faptului că toți partenerii sunt implicați în mod corespunzător și rolurile lor sunt definite clar încă de la început.

Stabilirea centrelor de coordonare și a responsabilităților cât mai curând posibil, apoi asigurarea faptului că toți factorii de decizie cheie sunt copiați în corespondența relevantă (fără a-i bombarda cu materiale inutile).

Încurajarea schimburilor bilaterale între parteneri în vederea stabilirii unor relații de lucru puternice.

Folosirea experienței persoanelor care lucrează pentru organizațiile partenere și, eventual, punerea la dispoziție a fondurilor pentru elaborarea cercetărilor sau contribuțiilor care pot consolida credibilitatea proiectului.

Furnizarea de modele sau cadre pentru contribuții (inclusiv modele standardizate de CV-uri sau tabele de performanță anterioare).

Luarea în calcul a diferitor competențe lingvistice și asigurarea faptului că mesajele-cheie sunt pe deplin înțelese prin urmărirea întregii interacțiuni verbale cu procese-verbale detaliate a ceea ce s-a discutat și s-a convenit.

Negocierea

Negocierea diviziunii muncii și a alocărilor bugetare poate fi printre elementele cele mai dificile și stresante în procesul de elaborare a proiectului.

Cu toate acestea, gestionarea greșită a negocierilor poate arunca o umbră asupra relațiilor intra-consorțiu pe durata unui proiect.

Regula de bază pentru negocieri este echitatea și transparența, respectând în același timp necesitatea unei anumite confidențialități cu privire la aspecte precum salariile și costurile operaționale.

Este important să conveniți asupra diviziunii muncii înainte de a discuta despre alocarea bugetară. Costurile de gestionare a proiectului ar trebui să fie direct legate de nivelul global al efortului depus de fiecare partener, astfel până când volumul de muncă real nu este clar, chestiunea cheltuielilor generale poate să fie amânată.

În cele din urmă, cea mai simplă modalitate de a împărți cheltuielile generale (în special ceea ce unii donatori descriu drept costuri indirecte) este de a calcula procentul din totalul activităților planificate de fiecare partener și apoi de a aplica acest procent marjei. Cu toate acestea, există acorduri mai complexe în jurul distribuirii profitului care se aplică numai contractelor de servicii.

Recomandări privind negocierile cu partenerii

Implicați toți partenerii în procesul de negociere ori de câte ori este posibil.

Asigurați-vă că fiecare partener înțelege clar rolul care i-a fost atribuit pentru a evita conflictele dintre parteneri.

Găsiți o modalitate echitabilă de partajare a costurilor indirecte disponibile – nu este "cea mai bună practică" ca partenerul principal să revendice întreaga sumă.

Asigurați-vă că aveți un acord în scris care confirmă faptul că fiecare partener a acceptat alocarea bugetară și diviziunea muncii înainte de a depune oferta.

Nu trageți concluzia că expertiza locală valorează mai puțin, din punct de vedere financiar, în comparație cu expertiza internațională.

Nu împărțiți proiectul în funcție de procente arbitrare și apoi proiectați activitățile în funcție de această diviziune.

Nu adoptați o abordare universală pentru distribuirea rolurilor de management de proiect. Unele țări au cheltuieli birocratice mai mari decât altele, iar organizațiile care lucrează acolo ar putea avea nevoie de resurse suplimentare pentru a le face față.

Nu decideți unilateral că un partener este mai potrivit pentru a livra aceeași activitate.