1. Pregătire și planificare
Modulul 1 al Ghidului de fundraising GFMD MediaDev.
Introducere
Cei care au făcut fundraising au amintiri teribile despre nopțile nedormite cu multă cafea, înecați într-o mare de texte, tabele și grafice în timp ce se apropie următorul termen limită. Riscați enorm dacă decideți să elaborați proiectul în ultimul moment: cifrele se bat cap în cap în buget, obiective care nu pot fi atinse niciodată, fragmente de text din ofertele anterioare care apar acolo unde vă așteptați cel mai puțin. Aceste probleme pot fi evitate prin instituirea unor sisteme interne eficiente și prin elaborarea elementelor de bază ale propunerilor cu mult înainte de data limită.
Acesta este un proces continuu care implică elaborarea materialelor generice și actualizarea lor în mod regulat. Responsabilitățile pentru sarcinile conexe ar trebui să fie atribuite în mod corespunzător și ar trebui depuse eforturi pentru a se asigura că conținutul este accesibil celor care au nevoie de el. Gestionarea eficientă a cunoștințelor poate juca, de asemenea, un rol important în învățarea procedurilor cheie din procesele anterioare de aplicare și în aplicarea acestora la ofertele viitoare. Cu toate acestea, propunerile copy-paste dau bătăi de cap evaluatorilor de proiecte. Prin urmare, este important să păstrați un echilibrul adecvat între conținutul generic și materialele personalizate care să răspundă pe deplin obiectivelor, priorităților și temelor programului de finanțare concret.
Pregătirea profilului companiei
"Vânzarea" organizației dvs. este o parte importantă a oricărei oferte – deși nu ar trebui să fie niciodată scopul principal.
Solicitanții ar trebui să evite prezentările lungi care scot în evidență virtuțile muncii lor în termeni foarte generali.
Donatorii doresc să se convingă că compania dvs. este cea mai potrivită pentru acest job, nu doar o organizație exemplară care poate să îndeplinească orice sarcină.
De asemenea, trebuie de remarcat faptul că în timp ce donatorii sunt atrași de organizații renumite (cu brand puternic), ei totodată ar putea fi mai puțin entuziasmați să colaboreze cu o organizație care i-ar putea eclipsa în cele din urmă.
Profilul companiei ar trebui să includă o componentă generică care să prezinte informațiile de bază despre organizația dvs., precum și un element personalizat care să evidențieze experiența relevantă pentru o ofertă sau un parteneriat.
Datele generice trebuie să includă:
Data înființării companiei
Domeniul de activitate
Acoperire geografică
Numărul de angajați full-time
Structuri de guvernanță internă
Ar trebui să existe o secțiune scurtă care să descrie misiunea de bază a companiei și domeniile de activitate. Descrierea personalizată – o declarație privind capacitățile – ar trebui să ofere o perspectivă asupra performanțelor relevante din trecut, axată mai degrabă pe rezultatele și impactul proiectelor, decât pe obiectivele și activitățile acestora.
Limbajul în descrierea profilului companiei ar trebui să fie unul calculat și concis. Evitați exagerările asociate în mod normal cu materialele promoționale (de exemplu, "cel mai bun de pe piață", "fără egal" și "cel mai bun din lume").
Acolo unde este posibil, afirmațiile cu privire la competențele și expertiza companiei ar trebui să fie susținute cu exemple concrete (de exemplu, "un important furnizor de instruiri în domeniul jurnalismului, cu peste 100 de programe de consolidare a capacităților care au dezvoltat abilitățile a 1000 de profesioniști din domeniul mass-mediei din 16 țări").
CE TREBUIE SĂ FACEȚI
Oferiți o perspectivă asupra profunzimii și amplorii activității dvs. – de exemplu, evidențiați domeniile în care aveți experiență și părțile interesate cu care ați lucrat anterior
Adaptați profilul companiei în conformitate cu scopul concursului – adică conectați experiența și expertiza dvs. direct la domeniile prioritare
Includeți exemple concrete care sunt relevante pentru ofertă - de exemplu, evidențiați pe scurt proiectele care au abordat teme sau domenii de expertiză similare
CE NU TREBUIE SĂ FACEȚI
Nu faceți profilul companiei ca într-un spot publicitar
Nu adoptați o abordare universală
Nu promovați percepția că compania dvs. este una universală fără domenii specifice de expertiză
Pregătirea politicilor companiei
Din ce în ce mai des, agențiile de dezvoltare mass-media sunt invitate să își prezinte politicile în domenii precum DEI (Diversitate, Echitate și Incluziune), Obligația de diligență, Salvgardare, Securitate IT și Gestionarea riscurilor.
Dacă aveți un exemplu de politici privind Obligația de diligență, Salvgardare, Securitate IT și Gestionarea riscurilor, pe care doriți să o partajați, vă rugăm să ne contactați.
Elementele acestor politici pot fi, de asemenea, utilizate în descrierea proiectelor, demonstrând că organizația dvs. dispune de sisteme și proceduri bine stabilite, care pot fi implementate rapid la începutul unui nou proiect. E bine de inclus unele studii de caz scurte pentru a ilustra domenii cheie de politici, explicând modul în care compania a răspuns provocărilor similare în trecut.
Documentele de politici ar trebui să aibă un format general care să includă obiectivele politicii, elementele sale de bază, mecanismele de supraveghere și alocare a responsabilităților. Dacă le adăugați la oferte, merită să includeți data la care documentele au fost actualizate ultima dată (și, în mod ideal, să vă asigurați că data este relativ recentă).
Pregătirea unor astfel de politici poate lua mult timp și nu toate agențiile au resursele necesare pentru a acorda prioritate acestei activități. Ar trebui subliniat faptul că nu trebuie să suspendați activitățile de fundraising până când acestea nu sunt pe deplin dezvoltate. Elaborarea politicilor interne poate fi în curs de desfășurare, dar este bine să anunțați donatorii că sunteți pe deplin conștienți de necesitatea unei abordări formalizate.
Elaborarea profilurilor de performanță
Majoritatea donatorilor cer să prezentați exemple de rezultate anterioare, acoperind, de obicei, proiecte livrate sau finalizate în ultimii trei ani. Scopul acestor profiluri este de a arăta că aveți experiență și expertiză relevante, dar și că compania dvs. este capabilă să realizeze proiecte cu impact și cu rezultate concrete.
Deși donatorii au modele diferite pentru ilustrarea performanțelor anterioare, merită să elaborați o structură consecventă care poate fi adaptată la necesități multiple.
Datele de bază trebuie să includă:
Titlul proiectului
Țara/regiunea
Perioada de implementare
Donatorul
Partenerii
Bugetul
Partea narativă trebuie să acopere obiectivele, principalele direcții de activitate, rezultatele și lecțiile învățate. De asemenea, merită evidențiate elementele inovative și orice follow-up sau replicare.
Profilurile de performanță anterioare sunt adesea extrase din propunerea de proiect. Aceasta este o greșeală. Acestea ar trebui separate de raportul final (sau intermediar). Deși este important să oferim o perspectivă asupra obiectivelor strategice și a serviciilor furnizate, este, poate, mai important să demonstrăm ceea ce s-a realizat.
Iată un exemplu bun:
"Proiectul și-a propus să crească gradul de acceptare a metodelor moderne de planificare familială printr-o campanie de sensibilizare desfășurată la TV, radio și în presa scrisă. Potrivit unui sondaj realizat în luna a 24-a a programului, șase din zece persoane expuse campaniei au declarat că au o mai mare încredere în siguranța metodelor-cheie, o creștere cu 20% în raport cu nivelului de referință".
LISTA DE VERIFICARE
Titlul proiectului
Țara/regiunea
Perioada de implementare (de la/la)
Sursa de finanțare
Parteneri de consorțiu
Bugetul
Obiectivele
Experiența acumulată
Elemente inovative
Sustenabilitate
Elaborarea conținutului generic pentru propuneri de proiecte
În mod inevitabil, o parte semnificativă din orice propunere constă în materiale care rămân relativ aceleași de la o ofertă la alta. Prin urmare, este o idee bună să pregătiți din timp materialele referitoare la elementele care apar în majoritatea formularelor de aplicare și care ar putea să vă ia timp să le pregătiți. Asta ar trebui să includă o bază de date cu biografiile scurte și CV-urile (respectând în același timp conformitatea cu reglementările privind protecția datelor, cum ar fi GDPR).
Cu toate acestea, ar trebui să aveți grijă ca acest conținut să fie adaptat în mod corespunzător la cerințele noului proiect și/sau la contururile specifice ale țării/regiunii în care va fi implementat proiectul.
Pe lângă profilul companiei și istoricul activităților anterioare, elementele comune ar putea include:
Metodologia în domenii cheie de expertiză: abordarea dvs. în ceea ce privește formarea, promovarea sau elaborarea de programe, subliniind unicitatea și inovațiile
Cercetarea și evaluarea necesitaților: proceduri și metodologii standard de cercetare, inclusiv modalități prin care demonstrați că cercetarea este sensibilă la dimensiunea de gen și conflicte
Monitorizarea și evaluarea: instrumente și metode pe care le utilizați în mod obișnuit, precum și o descriere a resurselor disponibile și a personalului-cheie
Politicile companiei cu privire la aspecte precum Obligația de diligență, principiul „Nu face rău”, sensibilitatea la gen, sensibilitatea la conflicte, procedurile privind reclamațiile, gestionarea furnizorilor etc.
Gestionarea riscurilor și planificarea situațiilor de urgență: mecanismele pe care le aveți pentru a face față riscului și modul în care acestea vă permit să vă adaptați la circumstanțele în schimbare
Managementul de proiecte: resurse de suport organizatoric și tehnic, abordări pentru menținerea comunicării cu donatorii și partenerii consorțiului, procese de management al cunoștințelor etc.
Diseminarea: canalele și tehnicile de diseminare existente pentru a asigura vizibilitatea optimă a rezultatelor imediate
Interacțiunea cu alte părți interesate: inclusiv modalitățile de coordonare cu alți actori din domeniu și de explorare a sinergiilor
Atunci când scoateți și adăugați conținutul de la o propunere la alta, aveți grijă să nu includeți accidental informații specifice ofertei (de exemplu, țări, parteneri, date).
Dacă aveți o suficient conținut generic care poate fi folosit în majoritatea aplicațiilor, este bine să îl revizuiți și să îl actualizați din când în când. Procedurile standard pot să-și piardă actualitatea, în special în contextul unor fenomene globale, cum ar fi pandemia Covid-19.
Crearea unui grup de experți/consultanți
De regulă, e necesar să anexați la cererile de grant CV-urile sau biografiile scurte ale echipei de proiect. În Termenii de referință sunt stipulate calificările exacte și experiența necesară pentru candidați. În aceste cazuri, pozițiile-cheie pot fi incluse în matricea de evaluare, iar calitatea ofertei poate fi evaluată, în mare măsură, în funcție de experiența experților.
Majoritatea organizațiilor atunci când depun propunerile de proiect se bazează în primul rând pe experții testați din propria rețea. Cu toate acestea, este posibil ca acești experți să nu corespundă întocmai cu profilul indicat în anunțul donatorului. Prin urmare, organizațiilor li se recomandă să formeze un grup de potențiali experți în mai multe domenii, evitând astfel procesul anevoios de identificare a consultanților potriviți în timpul completării ofertei.
Puteți realiza asta prin utilizarea uneia sau mai multor metode prezentate mai jos:
Solicitați recomandări de la parteneri sau colaboratori de încredere
Abordați direct potențialii candidați și solicitați-le permisiunea de a le include CV-urile într-o bază de date internă
Utilizați site-urilor web de joburi pentru a promova oportunitățile de angajare în proiectele existente și apoi mențineți o bază de date cu aplicanții
Organizați cursuri de formare sau cursuri introductive pentru potențialii consultanți
Concursurile generale pentru formatori sau consultanți nu sunt recomandate, deoarece acestea sunt greu de gestionat și pot da speranțe false care nu vor putea fi realizate ulterior.
Crearea unei rețele de parteneri
Proiectele realizate pe baza unui parteneriat sunt, în general, considerate a fi mai solide decât cele realizate de o singură organizație. Prin urmare, activitățile propuse înglobează o gamă mai largă de competențe și experiență; ele oferă, de asemenea, asigură diversificarea branding-ului și acces la mai multe rețele. Organizațiile tind să lucreze cu parteneri testați, dar, în mod inevitabil, vor apărea oportunități care necesită un nou set de competențe sau un profil nou, obligând solicitanții să caute parteneri dincolo de cercul lor.
Procesul de elaborare a propunerilor de proiect rareori oferă suficient timp pentru a efectua verificări preventive rezonabile și pentru a stabili o relație de lucru adecvată. Prin urmare, organizațiile ar trebui să fie în permanență în căutarea de parteneri potriviți, în special parteneri specializați în domenii complementare și/sau cu experiență în noi zone geografice. În circumstanțe obișnuite, aceste relații sunt adesea stabilite în timpul evenimentelor sau festivalurilor internaționale, apoi fortificate în timpul colaborărilor directe. În lumea de azi a ședințelor și conferințelor online, acestea sunt construite poe platformele de mesagerie Skype, Zoom și Teams.
Verificarea preventivă rezonabilă a partenerilor strategici pe termen lung este un domeniu sensibil, deoarece nimănui nu-i place să fie documentat și verificat. Cu toate acestea, potențialii parteneri ar trebui să fie cel puțin dispuși să împărtășească următoarele informații:
Informații despre companie
Rapoarte anuale
Exemple de performanțe anterioare
Mărturii ale beneficiarilor și partenerilor
Sisteme interne de fundraising
Majoritatea organizațiilor nu au resursele necesare pentru a crea și menține o echipă internă dedicată fundraisingului și, în consecință, responsabilitatea de a identifica noi oportunități și de a scrie propuneri de proiecte revine persoanelor care au un alt rol de bază în organizație. Procurarea de servicii externe de fundraising poate fi costisitoare și are dezavantajul de a implica consultanți care ar putea să nu fie familiarizați cu filozofia, resursele și avantajele competitive ale organizației.
Indiferent dacă vă puteți permite să înființați sau nu o echipă internă, cheia pentru gestionarea eforturilor de fundraising este utilizarea eficientă a resurselor disponibile. Acest lucru înseamnă să rezistați tentației de a urmări "perspective îndepărtate" și să vă concentrați pe oportunitățile care scot în evidență avantajele dvs. competitive. Pentru organizațiile mai mici, aceasta poate însemna negocierea de parteneriate cu companii mai mari, care sunt pregătite să acționeze în calitate de partener principal și să acopere costurile de elaborare a propunerii de proiect.
Cu toate acestea, orice agenție de dezvoltare (aplicant) ar trebui să aibă cel puțin un membru al echipe responsabil de identificarea potențialilor clienți și de verificarea site-urilor web care promovează oportunitățile de finanțare.
Potențialele surse de informații sunt descrise în alt capitol al prezentului ghid (a se vedea "identificarea oportunităților"). Aceasta ar trebui să fie o activitate de rutină, asigurându-se astfel că cererile de propuneri sunt elaborate la un stadiu incipient și că parteneriatele pot fi negociate înainte de formarea consorțiilor.
În plus, cel puțin un angajat ar trebui să fie responsabil de elaborarea propunerilor de proiecte și de managementul procesului de scriere a ofetelor.
Notă: abilitățile bune de scriere sunt foarte importante și, în etapa de elaborare, este mai bine să identificați pe cineva din echipa dvs. care poate scrie bine, mai degrabă decât pe cineva care este expert într-un anumit domeniu. Tematica poate fi învățată, pe când abilitățile de scriere sunt mai greu de dobândit.
Notă: volumul documentelor asociate cu elaborarea ofertelor nu ar trebui subestimat. Aceasta este o sarcină administrativă, dar e recomandabil ca o persoană să supravegheze procesul: documentația necesară pentru depunerea ofertei și actualizarea periodică a situației privind capacitatea financiară și tehnică a organizației.
Last updated