+ Lexiconul de fundraising
Lexicon de termeni referitori la solicitarea de finanțare pentru dezvoltarea mass-media și susținerea jurnalismului, în ordine alfabetică.
Last updated
Lexicon de termeni referitori la solicitarea de finanțare pentru dezvoltarea mass-media și susținerea jurnalismului, în ordine alfabetică.
Last updated
Puteți vizualiza termenii referitori la finanțarea mass-media în ordine alfabetică pe această pagină și totodată îi puteți vizualiza după tematică:
În parateze este indicată tematica (secțiunea) termenului.
Instrucțiunile UE conțin câteva detalii cu privire la entitățile afiliate.
Acestea sunt organizații care au o "legătură structurală" cu solicitantul principal sau cu un co-solicitant, deși este stipulat că această legătură nu ar trebui să se limiteze la proiect sau să fie stabilită în scopul proiectului.
Acestea pot fi entități controlate de solicitant (companii fiice); entitățile care controlează solicitantul (companii-mamă); entități aflate sub același control ca și solicitantul (companii surori); sau membri ai rețelei, federației sau asociației solicitantului (dacă solicitantul are acest statut).
Entităților afiliate pot să declare costurile eligibile asociate cu implementarea proiectului.
Activitățile sunt principalele aspecte de lucru ale proiectului, care sunt implementate fizic în conformitate cu un calendar convenit.
În proiectele de dezvoltare media, activitățile obișnuite sunt: ateliere de formare, producția de programe, dezvoltarea de site-uri web, forumuri de discuții, elaborarea de proiecte de legi, lobby colectiv, crearea de rețele și vizite de studiu.
Activitățile sunt cuantificabile și limitate în timp. Ele sunt, de asemenea, plătite integral.
UE preferă ca activitățile să fie împărțite în așa-numite „pachete de lucru”, care sunt, în esență, blocuri omogene de activități care pot contribui la mai multe obiective.
Alternativ, activitățile pot fi grupate în funcție de fazele unui ciclu de implementare, care se desfășoară consecutiv sau concomitent.
În general, partenerii nu trebuie să îndeplinească aceleași criterii de eligibilitate ca solicitanții sau co-solicitanții.
În principiu, avantajul includerii partenerilor într-o ofertă este că aceștia demonstrează că solicitanții au legături strânse cu actorii locali care au potențialul de a consolida credibilitatea sau de a extinde amploarea unui proiect.
Faptul că astfel de organizații nu pot primi finanțare pentru proiecte înseamnă, în general, că acest statut prezintă interes numai pentru instituțiile sau organizațiile finanțate de stat care beneficiază de alte programe de granturi în același domeniu tematic.
Definiția partenerilor în interpretarea UE este vagă. Partenerii sunt organizații sau persoane care "joacă un rol real în proiect, dar nu pot primi finanțare din grant, cu excepția cheltuielilor pentru diurne sau călătorie".
Autorii proiectului sunt încurajați să identifice și să documenteze factorii care trebuie prezentați pentru ca proiectul să fie implementat.
Potrivit UE, ipotezele sunt:
"factori în afara controlului managementului de proiect care pot influența relația între rezultatul imediat cu rezultatul final".
Aici ar putea fi incluse aspecte de mediu, politice, sociale și economice. Ipotezele sunt de obicei indicate ca parte a cadrului logic (logframe) sau a teorii schimbării și ar trebui luate în considerare împreună cu riscurile asumate în scopul evaluării.
De obicei, echipa de backstopping se află la sediul organizației implementatoare și sprijină echipa de implementare, care, în majoritatea cazurilor, se află pe teren. Aceasta poate fi formată din manageri și directori executivi, precum și ofițeri de logistică, personal tehnic și personal financiar.
De obicei, responsabilitățile includ recrutarea; supravegherea strategică; informarea, contractarea și trimiterea de consultanți pe termen scurt; managementul cunoștințelor; și legătura cu partenerii. Echipa de backstopping se ocupă de aspecte contractuale, inclusiv acorduri cu partenerii de consorțiu.
Adesea utilizate în cadre logice (logical frameworks) sau cadre de rezultate, datele inițiale reprezintă valoarea curentă a unui indicator care oferă o evaluare a situației înainte de începerea proiectului (este probabil să fie ‘’zero’’ dacă proiectul este unul nou).
Prin urmare, acestea sunt utilizate pentru a măsura schimbările și pentru a monitoriza progresul de-a lungul duratei de viață a proiectului și sunt adesea colectate la etapa inițială.
Programele de monitorizare și evaluare necesită un punct de plecare, date inițiale, pe baza cărora se pot evalua progresele. Uneori, aceste date sunt disponibile din surse terțe, dar, în cea mai mare parte, studiul inițial trebuie să fie personalizat și adaptat în mod corespunzător la rezultatele și grupurile țintă anticipate ale unui program.
De exemplu, din cauza unei schimbări de comportament, studiul ar putea fi necesar să stabilească atitudini actuale față de o problemă, astfel încât viitoarele sondaje să poată stabili dacă această atitudine s-a schimbat ca urmare a intervenției.
Aceasta este probabil cea mai răspândita metodă de alocare a fondurilor pentru proiecte media. Donatorii lansează o cerere de propuneri formal care se bazează pe obiective și priorități strategice cheie.
Instrucțiunile pentru solicitanți includ criterii de eligibilitate care determină naționalitatea, statutul juridic și profilul organizațiilor care pot aplica.
Instrucțiunile pot prevedea, de asemenea, plafoane și niveluri minime pentru bugete, precum și termene atât pentru procesul de aplicare, cât și pentru eventualul proiect.
Cererile de propuneri pot cuprinde mai multe etape (concept de proiect, propuneri complete etc.) sau se pot baza pe o singură rundă.
Declarația privind capacitatea unei organizații oferă donatorului sau potențialilor parteneri informații despre principalele sale domenii de expertiză și rezultatele proiectelor implementate recent, precum și despre resursele sale umane și tehnice.
Aceasta ar trebui să fie relativ scurtă (nu mai mult de o pagină) și să cuprindă caracteristicile importante ale activității de bază a organizației.
Exemplele de performanțe anterioare incluse într-o declarație privind capacitatea ar trebui să fie succinte și selectate cu atenție, pentru a ilustra domeniile de expertiză necesare.
Merită să reținem, că în toate propunerile de proiecte, donatorii caută să se asigure că un potențial partener de implementare are:
Sisteme existente pentru gestionarea contractelor de dimensiuni și complexitate similare;
Reputație excelentă, inovare și experiență temeinică în tematica targetată;
Un portofoliu suficient de divers, care nu sugerează dependența excesivă de un singur donator sau de o singură sursă de finanțare;
O înțelegere profundă a mediului de operare.
Astfel, declarațiile privind capacitatea ar trebui să fie adaptate pentru fiecare ofertă.
Programele de granturi ale UE se referă la organizațiile care nu sunt partenerul principal în calitate de co-solicitanți. Ei trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate care reglementează aplicanții principali, deși pot fi adăugate criterii suplimentare.
Pentru procesul de aplicare, acest lucru înseamnă, de obicei, că trebuie să i se ofere un mandat partenerului principal să acționeze în numele lor.
În scopul implementării, co-solicitanții semnează, în general, un acord obligatoriu din punct de vedere juridic cu partenerul principal care prevede rolul și alocarea bugetară, reflectând, în același timp, obligațiile contractuale dintre partenerul principal și organizația contractantă.
Un alt termen pentru co-aplicanți.
Unele programe – în special contractele de granturi ale UE – includ cerința ca un anumit procent din buget să fie o contribuție dintr-o altă sursă.
Regulile privind sursa cofinanțării sunt definite în termenii de referință, dar, în termeni generali, cofinanțarea provine de la alți donatori și/sau din resursele financiare proprii ale organizației implementatoare.
Contribuțiile in kind (contribuțiile în natură) nu sunt, de obicei, forme acceptabile de cofinanțare, deoarece toate cheltuielile (indiferent dacă sunt acoperite de grant sau nu) trebuie să fie conforme cu standardele contabile stabilite de donatorul principal.
Cu alte cuvinte, dacă un donator asigură 80% din finanțare, atunci organizația implementatoare va trebui să demonstreze că a cheltuit 100% din costurile directe pentru a primi întreaga sumă a contribuției de 80%.
Cofinanțarea este o problemă controversată, deoarece reprezintă o provocare majoră pentru acele organizații care nu au resurse financiare proprii sau pentru un sponsor instituțional care este dispus să acopere deficitul de finanțare.
Donatorii susțin că cofinanțarea reflectă încrederea într-un proiect și angajamentul față de responsabilitatea comună.
Deseori, cererile de finanțare sunt respinse deoarece nu sunt "conforme" cu normele și criteriile stabilite în Termenii de referință sau în ghidul privind depunerea cererii. Mai mulți donatori verifică conformitatea înainte ca cererile să fie prezentate evaluatorilor sau comitetului de evaluare.
Aceste verificări vor include:
respectarea de către solicitanți a criteriilor de eligibilitate (în special cetățenia și statutul juridic);
suma finanțării solicitate
cerințe de cofinanțare
includerea declarațiilor sau a angajamentelor semnate
Propunerile de proiecte care nu trec verificările de conformitate pot fi respinse imediat, deși unii donatori pot solicita informații suplimentare, dacă nu sunt siguri că au fost îndeplinite anumite criterii.
Aplicațiile care nu respectă termenul limită sunt respinse automat, iar contestarea acestui fapt este aproape inutilă.
Prin urmare, este foarte important, să studiați detaliat instrucțiunile și să faceți o listă de verificare pentru a vă asigura că nu ați omis ceva. Să nu credeți, că instrucțiunile unui anumit donator sunt întotdeauna aceleași – criteriile de eligibilitate, de exemplu, pot varia de la un program la altul.
Aceasta este un document de 4-5 pagini, care prezintă ideile și abordarea fundamentală pentru un proiect, precum și descrie orice parteneriate formale care fac parte integrantă din designul proiectului.
Notele de proiect sunt de obicei solicitate la prima etapă a procesului de aplicare pentru grant, oferind donatorilor posibilitatea de face o listă scurtă de propuneri de proiect, care, în opinia lor, reflectă cel mai bine obiectivele și prioritățile programului.
Solicitanții preselectați sunt apoi invitați să depună o propunere de proiect completă care trebuie să păstreze elementele de bază ale conceptului de proiect, inclusiv parteneriatele implicate și bugetul solicitat.
Donatorii solicită organizațiilor implementatoare să recunoască și să evite riscul de exacerbare a tensiunilor sau a divergențelor în societățile post-conflict.
Acesta este un risc esențial pentru proiectele media care operează în astfel de condiții, în special pentru cele în care mass-media a jucat în mod tradițional un rol-cheie în instigarea la ură sau neîncredere.
Proiectele sensibile la conflicte trebuie să includă o analiză aprofundată a factorilor de divizare și de unificare în mediul de conflict, care, la rândul său, va contribui la conturarea strategiei de intervenție.
În termeni generali, strategia trebuie să ia în considerare modalități de a asigura includerea adecvată a părților interesate (stakeholders) în toate procesele de consultare; participarea echitabilă în activitățile proiectului; monitorizarea pentru a identifica schimbările din mediul de operare; și luarea în considerare a aspectelor legate de conflicte în activitatea organizațională (de exemplu, recrutarea și securitatea).
Un consorțiu este format dintr-un partener principal și un număr de parteneri juniori, deși contractul este de obicei semnat numai între partenerul principal și organizația contractantă.
Donatorii încurajează ofertele din partea consorțiilor înființate în scopuri contractuale. În unele cazuri, ceilalți parteneri pot fi "răspunzători solidari", ceea ce înseamnă, că toți membrii consorțiului sunt în egală măsură responsabili pentru executarea proiectului.
Valoarea unei abordări bazate pe consorțiu constă în faptul că reunește organizații cu competențe și experiență complementare, asigurându-se astfel că activitățile esențiale beneficiază de expertiza și credibilitatea fiecărui membru în domeniul respectiv.
Unii donatori acceptă ca o anumit procent din bugetul proiectului să fie rezervat pentru situații neprevăzute.
De exemplu, bugetele pentru proiectele finanțate de UE acest procent e de până la 5%.
În cazul în care există această opțiune, solicitanții nu sunt, de obicei, obligați să includă un buget pentru situații neprevăzute care, în orice caz, nu poate fi utilizat fără permisiunea organizației contractante.
Formularele de aplicare recente sugerează că multe programe ale UE au eliminat treptat alocarea fondurilor pentru situații neprevăzute.
Un plan pentru situații de urgență este un element esențial al unei strategii de management adaptiv, arătând că există modalități viabile de a asigura continuitatea afacerii, chiar dacă riscurile sunt ridicate.
Un plan pentru situații de urgență trebuie să analizeze mai multe scenarii, integrând în același timp măsurile de mitigare a reputației și credibilității proiectului.
Aceste planuri trebuie să fie actualizate și revizuite pe măsură ce proiectul este realizat.
Proiectele care sunt finanțate de mai mulți donatori au, de regulă, un donator principal care cere respectarea unui set specific de norme menite să asigure buna administrare a proiectului.
Organizațiile implementatoare pot solicita contribuții din partea unor părți terțe, care nu au o valoare financiară, dar care contribuie la sporirea beneficiilor proiectului.
Definițiile pentru "contribuțiilor în natură" sunt de obicei vagi.
Opinia generală este că aceste contribuții se referă la orice servicii prestate proiectului a căror valoare nu este determinabilă și care, prin urmare, nu pot fi susținute de dovezi financiare specifice.
Aceste contribuții sunt, în general, necuantificabile și, deși pot aduce valoare adăugată unui proiect, din punct de vedere contabil nu pot fi considerate ca costuri eligibile.
Contribuțiile în natură sunt deosebit de relevante în programele care necesită un procent din cofinanțare.
Aceasta este, în esență, o finanțare care acoperă cheltuielile generale fixe, inclusiv costurile pentru angajații cu normă întreagă (full-time) și costurile administrative, și care este alocată pentru ca beneficiarii să pot continua să funcționeze pe termen lung fără a se baza pe venituri din alte proiecte.
Finanțarea instituțională sau de bază este Sfântul Graal pentru majoritatea organizațiilor de dezvoltare, fie că este vorba de organizații caritabile, ONG-uri sau fundații.
Finanțarea de bază oferă organizațiilor un spațiu mai mare pentru a investi în dezvoltarea afacerii, cercetare, elaborarea de politici, comunicare și alte domenii care sunt dificil de inclus în bugetele proiectelor.
Asta le ajută să nu depindă de schimbările care îi pot afecta pe donatori la nivel global sau de fluctuațiile minime și maxime bruște care reprezintă o caracteristică inevitabilă a operațiunilor non-profit.
Foarte puțini donatori oferă oportunități de finanțare de bază; de cele mai multe ori, acest tip de suport financiar este furnizat de guverne, fonduri sau organizații afiliate.
Contribuția financiară este un principiu salutat de donatorii americani și are asemănări cu conceptul de cofinanțare al UE. Cu toate acestea, contribuția financiară este mai ambițioasa decât cofinanțarea.
La etapa propunerii de proiect, solicitanții sunt rugați să demonstreze angajamentul de a acoperi un procent din costurile proiectului din alte surse.
În cazul finanțării americane, acestea trebuie să fie surse din afara guvernului federal. Principiile stabilite de Biroul de Management și Buget al SUA pot fi găsite aici.
Astfel de angajamente sunt incluse, de obicei, în planul de repartizare a costurilor care face parte din cererea de aplicare. Planul trebuie să ofere estimări "realiste, gestionabile și admisibile" ale contribuțiilor directe din partea organizațiilor-participante sau ale finanțării obținute din alte surse (alți donatori).
Definiția costurilor permise este mult mai largă pentru finanțarea din SUA decât pentru, să zicem, programele UE. Contribuția financiară ar putea include timp și facilități oferite voluntar, contribuție prin timp de antenă, spațiu publicitar sau donații de produse și servicii comerciale.
Un element al contribuției financiare este adesea inclus în programele de sub-granturi, transferând astfel o parte din această responsabilitate beneficiarilor de granturi.
Deși proiectele conțin adesea un set de fluxuri liniare sau simultane de activități, pot exista anumite elemente legate de mai multe activități. Integrarea dimensiunii de gen este un exemplu bun, deoarece accentul pus pe egalitatea sau emanciparea femeilor poate fi o parte integrală a programelor de instruire și a componentă de producție care fac parte din același proiect.
În general, elementele transversale ar trebui să aibă proprii indicatori și obiective și, prin urmare, ar trebui să fie măsurate și monitorizate ca parte a efortului mai larg MEL.
Este un produs sau un serviciu pe care agenția de implementare s-a angajat să îl livreze într-un interval de timp specificat și în limitele unui buget specificat.
Livrabilele vin ca urmare a unui set de activități sau a unui proces de dezvoltare.
Cu alte cuvinte, acestea sunt direct legate de activitățile proiectului și implementarea lui. În majoritatea modelelor de buget, costurile directe sunt grupate în rubrici generice (resurse umane, deplasări, echipamente etc.) și includ subcontractele, sub-granturile și alocările pentru parteneri.
Documentația justificativă este necesară pentru toate costurile directe sub formă de fișe de salarii, chitanțe, facturi, facturi detaliate și plăți prin debit direct. Când este vorba de contribuția angajaților, donatorii pot solicita fișe de pontaj care să detalieze zilele lucrate în cadrul proiectului.
Asta se referă în primul rând la asigurarea accesului adecvat la activitățile proiectului pentru persoanele cu nevoi speciale, precum și contribuția la depășirea atitudinile negative față de astfel de persoane.
Donatorii așteaptă ca solicitanții să se refere la activitățile relevante din propunerile de proiecte și, după caz, să detalieze indicatori care să reflecte impactul asupra grupurilor-cheie de identitate.
Un plan de diseminare înseamnă partajarea rezultatelor imediate ale proiectelor: fie conținuturi media, rezultatele cercetărilor sau materialele instruirilor.
Donatorii încearcă să se asigure că organizațiile de implementare demonstrează că obțin un raport preț-calitate bun, asigurând vizibilitatea mai extinsă a rezultatelor imediate și sustenabilitatea pe termen lung, așa încât produsele cheie sunt aplicate sau instituționalizate de cât mai multe părți interesate.
Politica "Do No Harm" ("Nu face rău"), adesea confundată cu "obligația de diligență", se referă la interacțiunea proiectului cu mediul său de operare.
OCDE oferă următoarea definiție:
"A nu face rău înseamnă, în esență, că intervenția externă nu subminează procesele de constituire a statului. [Actorii internaționali] pot face rău din neatenție, atunci când resursele pe care le furnizează sau reformele politice pe care le susțin mai degrabă agravează decât atenuează condițiile pentru conflicte violente, și mai degrabă slăbesc decât consolidează statul ca forum de luare a deciziilor și de formare a politicilor privind utilizarea resurselor publice".
Din ce în ce mai mult, donatorii solicită garanții împotriva violenței, exploatării și abuzului prin interacțiunea directă sau indirectă cu furnizorii și programele lor.
Scopul declarat al DFID* (acum parte a FCDO) este:
"să evităm să facem rău, asigurându-ne că intervențiile noastre nu mențin relații inegale de putere, nu sporesc excluziunea socială și instituțiile de acaparare, nu exacerbează conflictele, nu contribuie la riscurile legate de drepturile omului și/sau creează sau exacerbează deficitul de resurse, schimbările climatice și/sau daunele aduse mediului și/sau sporesc vulnerabilitatea comunităților la șocuri și schimbări. Ne angajăm să ne asigurăm că intervenția noastră nu înlătură/subminează capacitățile locale și nu impune o sarcină financiară pe termen lung guvernelor partenere."
*Deși DFID nu mai există, documentul la care aici se face referire, nu este încă înlocuit cu un document FCDO alternativ.
Politica "Nu face rău" trebuie să țină cont de conduita angajaților, responsabilitatea locală, incluziunea, diversitatea, sensibilitatea la conflicte și mecanismele de soluționare a plângerilor.
Acest lucru se aplică persoanelor contractate, organizațiilor partenere și participanților la activitățile proiectului.
Planurile privind obligația de diligență ar trebui să fie echitabile, oferind același nivel de asistență părților interesate la nivel local și internațional.
Acestea include aspecte precum evaluarea riscurilor, securitatea fizică, securitatea digitală, formarea în domeniul siguranței, gestionarea cunoștințelor, protocoalele de urgență, planurile de urgență, precum și rolurile și responsabilitățile.
Contractanților li se cere adesea să includă o declarație conform căreia au datoria de a avea grijă de informatori, de alte părți interesate ale programului și de proprii angajați și că vor respecta principiile etice în toate activitățile programului.
Informații privind respectarea acestui angajament de obligație de diligență ar trebui incluse în raportul intermediar.
Majoritatea programelor de finanțare au criterii stricte de eligibilitate care determină ce organizații (sau persoane fizice) pot aplica pentru granturi.
De obicei, criteriile includ cetățenia (de exemplu, țara în care este înregistrată organizația) și statutul juridic, dar uneori și demonstrarea faptului că aplicanții au realizat recent proiecte de o anvergură, valoare și complexitate similară (de regulă, în ultimii trei ani).
Donatorii nu fac excepții de la criteriile de eligibilitate, deoarece acestea sunt fundamentale pentru angajamentul lor față de echitate, deschidere și transparență. În consecință, acestea trebuie să fie respectate cu strictețe.
Termenii de referință vor oferi adesea informații clare cu privire la natura costurilor care sunt considerate eligibile pentru finanțarea proiectelor.
De regulă, acestea sunt determinate de rubricile generale prevăzute în modelele de buget, dar donatorul poate oferi și instrucțiuni suplimentare pentru a exclude orice îndoială.
În majoritatea contractelor, costurile eligibile acoperă toate procesele, cheltuielile generale de producție, costurile de cercetare etc., dar adesea e o zonă gri în jurul contribuțiilor la salariile angajaților cu normă întreagă de muncă (a se vedea "Costurile directe" și "Marja").
Acestea pot fi revizuite la etapa încheierii contractului.
Printre costuri neeligibile se numără cheltuielile ce acoperă datoriile, pierderile din schimburile valutare, creditul acordat terților și costurile salariale ale funcționarilor publici.
Această etapă de studiu poate include elemente calitative și/sau cantitative, demonstrând măsura în care un program a reușit să își îndeplinească obiectivele declarate și să aducă schimbarea dorită.
Un studiu final credibil va trebui să vizeze aceleași grupuri identitare ca studiul inițial, deși va urmări să facă diferența între cei care au fost influențați și cei care nu au fost afectați de rezultatele programului.
Evaluarea cuprinde, de obicei, cercetări cantitative și/sau calitative obiective menite să stabilească dacă un proiect și-a îndeplinit sau nu obiectivele declarate (așa cum au fost stabilite prin indicatori de succes).
Exemplele includ sondaje de opinie sau sondaje sectoriale, precum și analiza cifrelor de audiență sau a traficului online.
Evaluările externe independente pot fi incluse ca parte a activităților propuse de un proiect sau pot fi solicitate de donatori și finanțate din surse din afara bugetului proiectului.
Adițional la bugetul pentru situații neprevăzute, contractele de servicii includ o alocație pentru verificarea costurilor.
De fapt, acesta este costul auditului (auditurilor) pe care consorțiul contractant este obligat să îl efectueze în conformitate cu calendarul stabilit.
Alocarea de fonduri suplimentare depinde adesea de rezultatele auditului.
Suma alocată pentru verificarea cheltuielilor este menționată în Termenii de referință și nu poate fi modificată.
Tenderele pentru contractele de servicii încep adesea cu un anunț de achiziție care invită solicitanții eligibili să depună o cerere de exprimare de interes.
Potențialii candidați sunt rugați să furnizeze informații de bază despre organizația lor, precum și să furnizeze detalii despre experiența anterioară și capacitatea tehnică și/sau financiară.
În plus, solicitanților li se poate cere să îndeplinească un set de criterii care să demonstreze că au experiență în realizarea unui program similar și cu un buget echivalentă, eventual și într-un mediu comparabil.
În ceea ce privește contractele de servicii ale UE, organizațiile implementatoare sunt încurajate să depună o cerere ca parte a unui consorțiu și, în aceste cazuri, istoricul colectiv al consorțiului poate fi luat în considerare.
Un buget bazat pe onorarii este o abordare simplificată atât a bugetării, cât și a raportării financiare. Costurile unui proiect sunt structurate în funcție de un număr convenit de zile lucrătoare și fiecare zi lucrătoare are o valoare agreată.
Valoarea (sau rata) este de obicei determinată de ofertant și variază în funcție de categoriile de experți (de exemplu, expertul principal, senior, junior etc.).
Rata este "încărcată", ceea ce înseamnă că ar trebui să acopere costul real al expertului (adică taxa de consultanță) și cheltuielile generale de administrare.
În timpul implementării proiectului, contractanții raportează cu privire la zilele lucrate prin prezentarea fișelor de pontaj semnate, indicând numărul de zile lucrate de fiecare expert în cursul lunii.
În plus, pot fi solicitate documente suplimentare, cum ar fi dovada călătoriei și a plăților aferente.
Beneficiarii finali formează un grup mare care beneficiază de rezultatele imediate și rezultatele finale ale proiectului.
UE are următoarea definiție:
"cei care vor beneficia de acțiune pe termen lung la nivelul societății sau al sectorului în general".
Două exemple din proiecte de dezvoltare media:
Beneficiarii finali sunt, de obicei, grupurile specifice sau reprezentanții grupurilor identitare vizate de materialele jurnalistice.
Beneficiarii finali pot fi, de asemenea, membri ai grupurilor-țintă care nu sunt direct implicați în proiect (de exemplu, comunitatea mass-media).
Ofertele tehnice sunt însoțite de o Ofertă Financiară care este deschisă și evaluată numai după ce Ofertele tehnice au fost examinate și evaluate.
De regulă, ofertanții încearcă să ofere un buget competitiv care va fi mai mic decât bugetul maxim disponibil.
Cu toate acestea, într-o matrice de evaluare, se acordă, de obicei, importanță unei propuneri tehnice, ceea ce înseamnă că este posibil ca participanții cu o propunere foarte puternică să nu simtă nevoia de a prezenta o propunere eficientă din punctul de vedere financiar.
Din ce în ce mai mult, donatorii importanți au direcționat finanțarea prin contracte-cadru care sunt, în esență, liste de furnizori preferați.
Organizațiile de implementare pot solicita contracte-cadru individual sau ca parte a unui consorțiu (în UE, ultima e mai frecventă).
Odată ce lista contractanților a fost stabilită, oportunitățile ad-hoc sunt transferate printr-un contract-cadru, iar organizațiile preselectate sau un consorțiu pot decide dacă ar trebui să participe la concurs.
Aceste oportunități nu sunt accesibile organizațiilor din afara cadrului. Procedurile de aplicare sunt de obicei simplificate, iar termenele limită sunt adesea foarte restrânse.
De regulă, aceste rubrici conțin justificarea intervenției; o descriere detaliată a activităților propuse; descrierea grupurilor țintă și a nevoilor acestora; abordarea și metodologia; riscuri și ipoteze; precum și aspecte-cheie, cum ar fi sustenabilitatea și efectele multiplicatorului.
Majoritatea donatorilor oferă un model pentru aplicații complete, care include un tabel pentru buget și un cadru logic (logical framework). Aplicațiile sunt, în general, evaluate în conformitate cu o matrice de evaluare care este prezentată în Termenii de referință.
Considerațiile de gen sunt integrate în marea majoritate a programelor finanțate de donatori, dar abordarea dorită este adesea interpretată greșit.
Egalitatea nu înseamnă doar asigurarea unui echilibru corect între bărbați și femei în grupurile participante sau asigurarea faptului că 50% dintre respondenți sunt femei.
Incluziunea este importantă, dar responsabilizarea și luarea deciziilor sunt, de asemenea, factori-cheie.
Donatorii doresc, de asemenea, să vadă propuneri care distrug stereotipurile de gen prin plasarea femeilor în roluri netradiționale și care să promoveze egalitatea de șanse în campaniile de recrutare.
Granturile au, în general, o structură bugetară diferită de cea a contractelor de servicii și se bazează pe ideile prezentate de aplicanți în conformitate cu instrucțiunile publicate.
De regulă, acestea sunt alocate prin cereri oficiale de propuneri de proiecte, dar unii donatori acordă granturi ad-hoc și gestionează programe care acceptă cereri pe tot parcursul anului.
Contractele de grant sunt gestionate de către beneficiarul grantului, care este obligat să raporteze donatorului în conformitate cu un calendar structurat și poate lua decizii privind implementarea și cheltuielile fără a contacta donatorul, cu condiția respectării parametrilor conveniți.
Regulile privind cheltuielile accesorii sunt, de obicei, detaliate în Termenii de referință și includ domenii precum călătoriile, costul organizării de evenimente, cercetări, design grafic, dezvoltare tehnică, traduceri și materiale de vizibilitate.
Contractanții nu pot percepe plată pentru administrarea cheltuielilor accesorii, iar rapoartele financiare trebuie să conțină documente justificative detaliate privind cheltuielile reale suportate.
Pentru a transfera fonduri de la un buget bazat pe cheltuieli accesorii la un buget bazat pe cheltuieli este necesară o modificare a contractului. Nu este posibil să se transfere fonduri în direcția opusă.
Contractele de servicii ale UE includ, de asemenea, o alocație stabilită pentru cheltuielile accesorii, care se aplică tuturor cheltuielilor înafara părții bugetare bazate pe cheltuieli.
Numiți de asemenea și "indicatori verificabili în mod obiectiv" (OV), acești indicatorii oferă donatorilor un etalon/criteriu pentru evaluarea impactului real al unui proiect. Indicatorii tind să fie asociați atât cu rezultatele finale, cât și cu cele intermediare și sunt poate cei mai utili atunci când includ o valoare numerică (de exemplu, procent sau cantitate).
Potrivit Biroului pentru cooperare externă:
"Indicatorii (de performanță) sunt indicatori care indică ceea ce va fi evaluat, nu ceea ce ar trebui realizat".
Aceștia trebuie să fie specifici și relevanți, precum și să fie separați, după caz.
În proiectele de dezvoltare media, indicatorii de performanță vor fi, de obicei, legați de aspecte precum:
Reach-ul produselor media
Schimbări cuantificabile de atitudine sau comportament atât în rândul grupurilor țintă, cât și în rândul beneficiarilor finali
Dovada acceptării rezultatelor intermediare ale proiectelor, inclusiv aplicarea de noi competențe în practică
Dovezi ale schimbărilor instituționale (de exemplu, adoptarea unei politici sau a unei proceduri)
Niveluri de implicare a publicului
Recunoscând faptul că nu este posibil să incluzi în buget toate costurile suportate de o organizație implementatoare, majoritatea donatorilor oferă o alocație pentru "costuri indirecte".
O astfel de alocație este, de obicei, calculată ca procent din costurile directe [de exemplu, contractele de grant ale UE oferă până la 7%, în timp ce contractele guvernamentale ale SUA permit solicitanților să utilizeze un Acord de costuri indirecte convenit (NICRA)].
Trebuie remarcat faptul că acest lucru este direct legat de costurile proiectului, prin urmare, pentru a obține integral costurile indirecte, organizația de implementare trebuie să cheltuie întreaga sumă a costurilor directe.
Intrările sunt punctul de plecare pentru teoria schimbării, care cuprinde de obicei valoarea fondurilor furnizate de donator, precum și resursele de management de proiect și expertiza utilizată atât de donator, cât și de organizația de implementare.
Logica de intervenție este o versiune descriptivă a teoriei schimbării, explicând modul în care "activitățile vor duce la rezultate intermediare, iar rezultatele intermediare la rezultatele finale și rezultatele finale la impactului așteptat".
Acest lucru este de obicei descris prin formulările "dacă", "atunci" și "prin urmare", aceasta este o modalitate convenabilă de a prezenta dezvoltarea logică a ideii.
Logica de intervenție poate include, de asemenea, o descriere a legăturilor și relațiilor dintre grupurile de activități.
Co-aplicanții sau partenerii de consorțiu sunt uneori denumiți „parteneri juniori”.
Acest termen nu diminuează importanța rolului lor într-un proiect. Pur și simplu, indică faptul că nu sunt partenerul principal (sau „prim” în termen american) și, prin urmare, nu vor fi semnatari direcți ai contractului cu donatorul.
De regulă, aceștia au roluri de manageri, precum și furnizori de asistență tehnică pentru anumite componente ale unui proiect.
CV-urile experților-cheie sunt prezentate ca parte a ofertei și sunt evaluate în funcție de criteriile stabilite. În unele cazuri, acestea pot acumula un procent semnificativ din punctajul disponibil și, prin urmare, este important ca concurenții să se asigure că îndeplinesc cerințele Termenilor de referință cât mai exact posibil.
Pentru ofertele UE, experții-cheie trebuie să aibă un acord de exclusivitate cu aplicantul; acesta nu este întotdeauna o cerință a altor donatori.
Indicatorii-cheie de performanță se referă, în general, mai degrabă, la gestionarea contractelor, decât la indicatorii de rezultat care evaluează succesul în diferitor direcții de lucru sau linii principale de activități.
Indicatorii-cheie de performanță oferă donatorilor posibilitatea de a evalua performanța organizației implementatoare în ceea ce privește îndeplinirea reperelor de bază, atingerea unor standarde de înaltă calitate și facilitarea unei comunicări eficace între părțile interesate.
Indicatorii-cheie de performanță trebuie să fie conveniți la începutul programului și să fie reflectați în rapoartele de progres. Aceștia pot fi revizuiți în cazul în care proiectul și planul de lucru suferă modificări semnificative din cauza unor modificări neprevăzute ale mediului de operare.
Indicatorii-cheie de performanță tipici includ:
Calitatea și implementarea, inclusiv realizarea la timp a obiectivelor pe etape și gestionarea eficiență a riscurilor
Managementul financiar și prognozarea (forecasting), inclusiv controlul costurilor și transmiterea la timp a prognozelor (forecasting) și a facturilor
Performanța personalului, inclusiv nivelul adecvat de expertiză alocat programului și capacitatea de a rezolva problemele prin metode adecvate de îmbunătățire a calității
Managementul relațiilor cu clienții, inclusiv capacitatea de reacție și regularitatea comunicărilor
Îmbunătățirea continuă și inovarea, inclusiv capacitatea de a maximiza raportul preț-calitate, precum și de a acumula și utiliza în mod activ experiența obținută
Garanții sociale și de mediu, inclusiv eforturi de minimizare a impactului asupra mediului și o politică pro activă de angajare a personalului local ori de câte ori este posibil
În ultimii ani, donatorii sunt interesați în special de managementul adecvat al cunoștințelor. Scopul este de a dobândi cunoștințe în cadrul proiectului și de a le împărtăși cu părțile interesate, atât cu cei interni, cât și cei externi.
Managementul eficient al cunoștințelor poate juca un rol important în împărtășirea bunelor practici cu alții din aceeași industrie, precum și îi ajută pe donatori să evite pe viitor greșelile sau preconcepțiile specifice.
Un alt aspect-cheie al managementului cunoștințelor în cadrul proiectelor este capacitatea de a asigura continuitatea afacerii în timpul schimbărilor de personal sau parteneriate.
Problema cu managementul cunoștințelor este că rareori are se produce în afara unor programe sau organizații specifice și adesea doar în cadrul unor platforme închise. Există, de asemenea, probleme legate de protecția datelor și alte aspecte sensibile care fac acest lucru problematic.
În general, partenerul principal este cel care coordonează pregătirea propunerii de proiect, conduce procesul de design de proiectului și, în cazul unei oferte câștigătoare, semnează contractul cu donatorul.
Astfel, partenerul principal va gestiona contractul raportând performanța în raport cu indicatorii-cheie de performanță și prezentând solicitări formale pentru modificarea contractului atunci când/dacă este necesar.
Ceea ce a fost cândva M&E (Monitorizare și Evaluare) este acum adesea denumit MEL – Monitorizare, Evaluare și Instruire, punând accentul tot mai tare pe implementarea mecanismelor de instruire în baza rezultatelor de monitorizare și evaluare.
După cum se va menționa mai jos (în secțiunea "Monitorizare"), valoarea instruirii din lecțiile învățate pe parcursul proiectului este să permită organizațiilor implementatoare să alinieze pe cât e posibil activitățile planificate la nevoile și interesele părților interesate. Acest lucru asigură adaptarea și dezvoltarea corespunzătoare a proiectelor pe o perioadă lungă de timp.
Un alt aspect-cheie al instruirii este gestionarea acestor cunoștințe, diseminarea lecțiilor învățate partenerilor și a altor părți interesate, aducând astfel beneficii atât la nivel instituțional, cât și la nivel de proiect.
De exemplu, dacă prevedeți ca managerul să dedice o zi pe săptămână pentru gestionarea activităților propuse, atunci nivelul de efort (LoE) ar fi 20%. Aceasta vă ajută să calculați procentul din salariul angajatului inclus mod rezonabil în bugetul proiectului.
Aceasta oferă evaluatorilor de proiecte posibilitatea de a testa concepția unui proiect prin evaluarea fezabilității rezultatelor finale și progreselor în vederea atingerii acestor rezultate. Un logframe oferă, de asemenea, managerilor de proiect un instrument de monitorizare a progreselor și, eventual, de asigurare a corectării cursului proiectului în timp util.
Donatorii tind să utilizeze diferite modele pentru logframe, iar unii le-au abandonat în favoarea teoriei schimbării, dar ele totuși sunt cel mai comun cadru pentru elaborarea proiectului, fiind ca punct de plecare pentru dezvoltarea ideilor de proiect, precum și o modalitate de a se asigura că partenerii și donatorii au o viziune comună.
Majoritatea donatorilor acceptă faptul că logframe-ul este un document dinamic care trebuie revizuit și actualizat în timpul implementării proiectului.
Organizațiile implementatoare nu trebuie ezite să renegocieze obiectivele propuse pentru a gestiona în mod corespunzător așteptările în rândul părților interesate.
Cererile de oferte pot fi împărțite în loturi separate, fiecare cu o alocare bugetară și un accent tematic. Ideea este de a se asigura că bugetele globale pot fi distribuite în mod corespunzător între prioritățile de bază.
Există adesea limite pentru numărul de loturi pe care o organizație le poate solicita în cadrul unui singur program.
În cazurile în care costurile unitare nu pot fi calculate, unii donatori (în special în UE) pot bugeta o sumă forfetară, o rată forfetară sau o alocare.
Aceste așa-numite costuri "simplificate" sunt revizuite de la caz la caz și fac adesea obiectul unor negocieri după semnarea contractului.
În general, UE nu va accepta sume forfetare atunci când este posibil să indicați costuri concrete și poate solicita ca sumele forfetare să fie repartizate în costuri unitare în timpul implementării proiectului.
De exemplu, dacă rata zilnică pentru un expert este de 800 de euro, dar expertul percepe 500 de euro pe zi, atunci marja va fi de 300 de euro. Contractorii folosesc marja sau "profitul" pentru a-și acoperi cheltuielile de administrare și de funcționare.
În contractele de servicii ale UE, nu există nicio obligație de a contabiliza modul în care este cheltuită marja.
În special, descrierea metodologiei proiectului ar trebui să includă o discuție privind succesiunea activităților și relația dintre acestea.
Metodologia ar trebui să explice, de asemenea, de ce au fost alese astfel de metode.
De exemplu, prezentând beneficiile mentoratului la locul de muncă, ca fiind abordarea aleasă pentru un program de dezvoltare a capacităților, un solicitant de grant poate explica faptul că mentoratul poate fi mai eficient decât formarea în auditoriu, deoarece abordarea "instruirea la locul de muncă" asigură transferul de competențe relevante într-un mediu practic de lucru.
În unele programe, activitatea eficientă de monitorizare poate înlocui studiile intermediare, ceea ce vă permite să înțelegeți reacția sau percepția publicului în mod continuu.
Acestea oferă managerilor posibilitatea de a revizui sau de a modifica activitățile în cazul în care reperele indică faptul că obiectivele nu sunt îndeplinite.
Deși monitorizarea, evaluarea și instruirea (MEL) sunt adesea grupate împreună, acestea reprezintă diferite etape într-un efort continuu de a evalua impactul unui proiect.
Monitorizarea este o activitate regulată care oferă o perspectivă asupra progresului unui proiect și permite organizațiilor implementatoare să învețe din feedback-ul părților interesate și, dacă este necesar, să ajusteze activitățile pe baza feedback-ului respectiv.
Instrumentele de monitorizare au adesea un caracter calitativ și pot include focus grupuri, chestionare de autoevaluare sau interviuri.
Un exemplu bun este analiza reacției publicului pe rețelele sociale la conținuturile postate și nivelul de implicare a publicului pe principalele platforme.
Proiectele se bucură adesea de rezonanță în afara parametrilor cadrului logic, aducând beneficii suplimentare altor grupuri țintă sau părți interesate.
Acest element poate fi planificat sau neplanificat, dar este important pentru raportarea proiectelor, deoarece efectul multiplicator oferă donatorilor un raport preț-calitate optim, precum și o bună înțelegere a impactului mai larg și a extinderii potențiale a proiectului.
Un bun exemplu de efect de multiplicare sau de undă este instruirea profesioniștilor care transmit noi abilitați colegilor de la locul de munca.
Cuvântul "descriere" este utilizat pentru a se indica partea din cererea de grant care detaliază proiectul, inclusiv raționamentul, obiectivele, rezultatele finale, activitățile, resursele, termenii și condițiile de gestionare a acestuia.
Cu alte cuvinte, aceasta este o prezentare textuală detaliată a proiectului, răspunzând la întrebările "de ce", "ce", "cum" și "când". Acest lucru este diferit de celelalte elemente comune ale unei cereri, cum ar fi bugetul, logframe-ul sau orice documente justificative. În plus, unii donatori pot solicita o "descriere bugetară" care este o explicație detaliată și o justificare a costurilor.
Pe lângă experții-cheie, ofertanților li se solicită, în general, să demonstreze că pot utiliza o serie de alte competențe și expertiză sub formă de experți non-cheie – persoane care lucrează la proiect ad-hoc, pentru perioade scurte de timp.
Deși numărul total de zile lucrătoare pentru acești experți poate fi bine indicat în Termenii de referință, nu e obligatoriu să prezentați CV-urile lor ca parte a ofertei.
Cu toate acestea, aplicanții prezintă, de obicei, CV-uri scurte ale experților non-cheie în propunerea tehnică, oferind astfel evaluatorilor o idee despre gama de consultanți care urmează să fie abordați și experienței lor.
Cererile de oferte sunt adesea denumite "cereri de oferte deschise", ceea ce înseamnă că sunt efectiv deschise tuturor organizațiilor eligibile pentru a depune cereri.
Acestea diferă de cererile de oferte selectate, astfel încât acestea sunt deschise doar unui grup preselectat de candidați. În plus, unii donatori folosesc termenul de "cereri de oferte deschise" pentru a descrie programele de granturi care sunt deschise permanent, adică nu au termene limită pentru depunerea și acceptarea cererilor în timp ce fondurile sunt disponibile.
Potrivit UE, rezultatul final este
"consecințele probabile sau realizate pe termen scurt și mediu ale rezultatelor imediate ale proiectului".
Oficiul pentru Afaceri Externe și Commonwealth al Regatului Unit definește rezultatul final ca fiind
"efectul în urma implementării proiectului care va fi obținut pe termen mediu și care tinde să se concentreze pe schimbările de comportament cauzate de proiect".
Rezultatele finale ar trebui să fie obținute pe durata proiectului, iar progresele ar trebui să fie măsurabile.
Acestea ar trebui să capteze tonul dat activități și rezultatele imediate care sunt resimțite în afara domeniului de aplicare de bază al proiectului.
De exemplu, în cazul unui program de formare în domeniul jurnalismului, rezultatul final nu este dobândirea de competențe, ci mai degrabă rezultatul punerii în practică a acestor competențe.
Într-un proiect care oferă suport în crearea conținutului media, rezultatul final nu este volumul sau acoperirea conținutului, ci mai degrabă impactul acestuia asupra publicului, capacitatea sa de a modela sau influența opinia publică.
Rezultatele imediate vor oferi condițiile necesare pentru obținerea rezultatelor finale, astfel încât logica lanțului de rezultate de la rezultatul imediat la rezultatul final să fie clară.
În proiectele media, rezultatele imediate ale proiectelor includ livrabile tangibile, cum ar fi programe, publicații și materiale de formare, precum și beneficii intangibile, cum ar fi competențele și know-how-ul dobândite de participanți.
Acestea pot fi folosite pentru a evalua schimbările de comportament și atitudini în rândul publicului țintă.
Reacțiile sunt prezentate în teoriile schimbării ca fază intermediară dintre rezultatele imediate (de exemplu, un program) și rezultatele finale (de exemplu, schimbarea comportamentului).
Obiectivul general al unui proiect, denumit uneori super-obiectiv, este o aspirație programatică pe termen lung care provine dintr-o combinație de rezultate finale ale proiectului și rezultatele altor intervenții sau procese.
Cu alte cuvinte, obiectivul general nu trebuie să fie realizabil doar prin proiectul respectiv: succesul pe termen lung se va baza pe progresele înregistrate în mai multe direcții de activitate, inclusiv în cadrul proiectului.
Succesul va depinde, de asemenea, de o serie de factori și influențe externe.
Obiectivul general este uneori prezentat sub forma unei declarații de impact care, conform instrucțiunilor Departamentului pentru Dezvoltare Internațională al Regatului Unit (DFID)*:
"poate fi suprapus în intervenții mai ample și se poate baza pe obiectivele mai largi ale programului donatorului".
*Deși DFID nu mai există, documentul menționat aici nu a fost încă înlocuit cu un document FCDO alternativ (Ministerul Afacerilor Externe și Dezvoltării Internaționale).
Acoperirea costurilor generale din veniturile proiectului rămâne o provocare majoră, în special pentru organizațiile care nu au finanțare de bază nelimitată, donații sau sprijin instituțional.
În cea mai mare parte, costurile generale sunt acoperite parțial de ajustările costurilor indirecte (a se vedea secțiunea "costuri indirecte") și parțial de contribuțiile la salarii, care sunt prezentate ca costuri directe suportate în cadrul proiectului.
Procesele de tender încep, de obicei, cu un anunț de achiziții (denumit uneori "anunț de participare") care invită părțile interesate să depună o cerere de exprimare a interesului sau o cerere de participare.
Anunțul de achiziție va include detalii de bază ale tenderului (uneori nu mai mult de un paragraf) și suma maximă a bugetului, precum și criteriile de eligibilitate și alte condiții de participare. Acesta stabilește, de asemenea, termenul limită de depunere a ofertelor și un termen mai îndelungat pentru procesul de depunere a ofertelor.
Anunțurile de achiziții publice nu trebuie confundate cu anunțurile de prognoză care furnizează o cam aceleași informații, dar care nu indică lansarea efectivă a tenderului.
Acest termen este utilizat pentru a descrie finanțarea care nu este bazată pe proiecte.
"Programele" sunt adesea tematice sau geografice și sunt definite ca un set de subproiecte interdependente unite printr-o viziune comună, obiective comune și contribuție la realizarea obiectivelor strategice care vor asigura rezultate durabile și impact în domeniile prioritare ale donatorului.
Programele sunt adesea elaborate și negociate în strânsă cooperare cu guvernele naționale și cu alți donatori, prin urmare:
consolidează responsabilitatea la nivel local
promovează integrarea rezultatelor programului în procesul decizional local
și crește oportunitățile de cofinanțare
Această abordare se bazează pe presupunerea că activitățile unui proiect oferă țărilor beneficiare o influență foarte redusă asupra transformării întregului sector, în timp ce abordarea programatică are șanse mai mari să ofere sinergii și rezultate în beneficiul tuturor părților interesate.
Organizațiile implementatoare sunt încurajate să descrie măsurile care vor fi luate atât de echipa de asistență organizațională și tehnică, cât și de echipa de implementare pentru a asigura standarde înalte de calitate pe toată durata proiectului.
Aceste activități trebuie să fie gestionate de personal specializat, care să fie responsabil pentru asigurarea faptului ca indicatorii-cheie de performanță să fie îndepliniți și că rezultate imediate sunt consistente. Există diverse standarde de asigurare a calității (de exemplu, IS0 9001), oferind un cadru încercat și testat pentru managerii de proiect.
Deși sunt adesea incluse în aceeași secțiune a cererii de grant, replicarea și efectul multiplicator au semnificații diferite.
Rezultatele imediate replicate sunt acceptate de alte părți interesate din afara competenței proiectului.
Exemplele pot include un format de program sau un model de afaceri care este dezvoltat în colaborare în cadrul unei instituții media și apoi utilizat de alții.
Termenii "rezultate" și "rezultate finale" sunt utilizați alternativ.
Comisia Europeană încurajează contractanții să aplice o abordare bazată pe drepturile omului pentru toate activitățile.
Aceasta conține angajamente de a asigura că toate drepturile omului (economice, politice, civile, culturale și sociale) sunt evaluate, monitorizate și analizate în mod corespunzător în toate programele.
Conform acestei metodologii, strategiile programatice ar trebui să consolideze capacitatea cetățenilor de a cere respectarea drepturilor lor și a autorităților de a-și îndeplini obligațiile în domeniul drepturilor omului.
Donatorii și organizațiile implementatoare ar trebui, de asemenea, să se asigure că titularilor de drepturi li se oferă posibilitatea de a modela strategiile proiectului. Această participare ar trebui să acorde prioritate grupurilor marginalizate.
În cele din urmă, activitățile ar trebui să "promoveze mecanisme de responsabilitate accesibile, transparente și eficace", inclusiv asigurarea unui acces adecvat la informație în limbile locale.
În general, abordarea bazată pe drepturi oferă o serie de modele de bune practici care pot contribui la modelarea metodologiilor de intervenție și la promovarea asumării responsabilității la nivel local.
O matrice solidă și cuprinzătoare a riscurilor poate convinge potențialul donator că autorii proiectului sunt pe deplin conștienți de factorii sau amenințările care ar putea perturba activitățile propuse sau ar putea pune în pericol capacitatea proiectului de a-și atinge obiectivele declarate.
Există mai multe formate pentru matricele de risc, dar majoritatea împart riscurile în categorii generice, cum ar fi riscurile politice, programatice, de reputație, economice, fiduciare și legate de securitate.
Probabilitatea și impactul potențial al riscurilor trebuie evaluate, uneori utilizând un sistem bazat pe puncte, demonstrând astfel măsura în care aceste riscuri pot fi gestionate și atenuate.
Acest domeniu are multe în comun cu principiul "obligația de diligență", dar, în general, se referă la măsurile luate pentru a proteja grupurile vulnerabile de orice consecințe negative legate de participarea în proiecte.
Printre exemplele bune se numără protecția femeilor din societățile conservatoare care sunt invitate să participe la cercetări sau la formări.
Politicile de salvgardare pot include, de asemenea, protecția datelor referitoare la persoanele implicate în activități care pot fi privite negativ de autoritățile informale, de colegi sau de membrii familiei.
Planul de securitate conține măsuri de mitigare privind securitatea digitală și informațională, precum și riscurile personale și amenințările externe la adresa continuității organizației.
Acesta trebuie să descrie măsurile existente pentru a proteja personalul proiectului de amenințările externe și măsurile de mitigare în cazul situațiilor periculoase.
Pentru proiectele cu prezență la nivel național, alte domenii care trebuie luate în considerare ar putea include:
securitatea clădirilor;
diligența necesară în selectarea facilităților pentru activitățile de grup (de exemplu, cursuri de formare);
transport în condiții de siguranță pentru personal și participanți; echipamente de protecție în medii ostile;
și comunicații securizate..
Asigurarea integrității datelor este, de asemenea, esențială, prin urmare, măsurile de securitate informatică trebuie să fie pe deplin prezentate.
UE, în special, face o distincție clară între "contractele de servicii" bazate pe Termenii de referință și "contractele de grant", care oferă solicitanților o mai mare libertate de a prezenta diverse idei în cadrul unor rubrici tematice largi.
În contractele de servicii, relația dintre autoritatea contractantă și organizația implementatoare este diferită. Implementarea este monitorizată mai îndeaproape, iar aprobarea este necesară pentru majoritatea tipurilor de activități și costurile aferente.
Indicatorii-cheie de performanță sunt stabiliți de donator și monitorizați de managerul de proiect al donatorului.
O parte semnificativă a bugetului pentru contractele de servicii ale UE (de obicei, partea leului) se bazează pe un număr convenit de zile lucrătoare, fiecare dintre acestea prevăzând o rată fixă de remunerare (aceasta înseamnă că rata acoperă costurile reale ale persoanei în cauză, precum și costurile de gestiune). Restul bugetului se bazează pe costurile reale (cheltuieli ocazionale) care sunt calculate separat.
Principiile SMART oferă un cadru util pentru stabilirea și testarea obiectivelor proiectului.
SMART este un acronim care înseamnă de obicei – specific (S), măsurabil (M), realizabil (A), relevant (R) și limita de timp (T) (deși uneori "R" înseamnă "realist").
În cererea de finanțare, poate fi util să utilizați principiile SMART pentru a structura discuția despre obiectivele dvs. Următoarele paragrafe oferă câteva indicații:
Specific: precizați ce înseamnă obiectivul în termeni reali, pe cine va afecta și cum.
Măsurabil: explicați valorile și mecanismele care sunt utilizate pentru a măsura progresul către obiectiv, folosind valori cheie de succes.
Realizabil: luați în considerare activele, resursele și metodologiile pe care le veți implementa pentru a atinge obiectivul declarat.
Relevant: oferiți o scurtă perspectivă asupra motivelor pentru care acest obiectiv este necesar și a modului în care acesta răspunde nevoilor percepute în cadrul sectorului/temei date.
Termene delimitate: specificați intervalul de timp necesar pentru a finaliza activitățile care vă vor permite contribuiți la realizarea unui obiectiv..
Obiectivele specifice ale proiectului trebuie atinse în intervalul de timp propus, dar asta va depinde în cele din urmă de realizarea rezultatelor finale și de justificarea ipotezelor-cheie.
Obiectivele sunt aspirații strategice și pe termen lung (spre deosebire de rezultate, care sunt pe termen scurt și mediu).
Progresele înregistrate în direcția atingerii unor obiective specifice sunt evaluate în etape-cheie ale proiectului, iar obiectivele nu implică o stare finală în același mod ca și rezultatele finale; în schimb, ele reprezintă calea spre succes.
Legăturile structurale pot fi stabilite exclusiv în scopul implementării proiectului.
Un solicitant unic sau un beneficiar unic este o entitate juridică formată din mai multe entități (un grup de entități) care respectă în mod colectiv criteriile de eligibilitate.
Un exemplu frecvent citat în recomandările pentru solicitanți este "o asociație formată din membrii săi".
Organizațiile care constituie un solicitant unic sunt, în general, tratate ca organizații afiliate în scopul dezvoltării proiectului și bugetului.
Toți indicatorii necesită o sursă de verificare.
Verificarea sursei este un mijloc de a evalua în mod obiectiv dacă scopurile au fost sau nu atinse.
Aceste surse pot fi externe proiectului (de exemplu, rapoarte ale unor terțe părți cu privire la aspecte relevante) sau pot face parte dintr-un program de monitorizare și evaluare (de exemplu, rezultatele sondajului, discuțiile din cadrul focus grupurilor, transcrieri ale interviurilor cu persoane-cheie, chestionare de autoevaluare etc.).
Sursele trebuie să permită unui evaluator extern să vadă o legătură directă între activitățile proiectului și rezultatele anticipate.
Este o bună practică să se determine frecvența utilizării surselor de date și să se asigure că acestea sunt în concordanță cu rezultatele și obiectivele intermediare.
Unele logframe-uri includ, de asemenea, cerința de a specifica cine va fi responsabil pentru colectarea datelor, indicând frecvența acestor activități.
Calitatea surselor externe (terțe) ar trebui evaluată prin interogarea metodologiilor utilizate și prin luarea în considerare a domeniului lor de aplicare.
Unii donatori – în special UE – solicită înființarea unui comitet director la începutul proiectului. Rolul comitetului este de a supraveghea, precum și a consulta strategic organizațiilor implementatoare. Acesta include adesea reprezentanți ai beneficiarilor cheie, pe lângă organizația contractantă și partenerii de consorțiu.
Proporția activităților care pot fi subcontractate este de obicei limitată de Termenii de referință (de obicei e de la 5% la 10%).
Ideea este de a se asigura că cea mai mare parte a activităților sunt furnizate de organizațiile implementatoare, bazându-se pe propriile resurse și rețele.
În cazurile în care contractanții doresc să implice furnizori terți, asta e de obicei indicat în propunerea de proiect și în buget.
Cu toate acestea, în cadrul programelor finanțate de UE, subcontractele sunt reglementate de normele privind achizițiile publice, iar pentru contractele care depășesc o valoare specificată trebuie organizate tendere.
Exemple tipice de activități care sunt subcontractate includ cercetarea cantitativă, post-producția și dezvoltarea tehnică.
Conform terminologiei UE, beneficiarii sub-grantului sunt terți care primesc asistență financiară prin intermediul anumitor programe de sub-granturi (a se vedea "Asistență pentru părți terțe").
Donatorii americani se referă adesea la organizațiile partenere non-primare ca "beneficiari de sub-granturi'’, iar modele de buget din SUA oferă o oportunitate de a prezenta alocări bugetare separate pentru aceste organizații (cu marje separate sau cheltuieli generale de gestionare).
Implementatorii de programe mass-media rareori solicită contracte de furnizare care se referă la furnizarea de echipamente sau la dezvoltarea infrastructurii pentru beneficiarii din țări terțe.
Contractele de furnizare pot face parte dintr-un contract de servicii mai amplu.
Acest tip de asistență se referă, de obicei, la fondurile pe care contractanții le pot transfera beneficiarilor locali ca parte a unui program de sub-grant.
Proporția din bugetul total al proiectului care poate fi alocat sub-granturilor este de obicei specificată în Termenii de referință, care definesc, de asemenea, limitele de finanțare și criteriile de eligibilitate pentru beneficiarii granturilor.
Scopul sub-grantului este de a transfera o parte din sarcina administrativă de la donator la un intermediar, ceea ce face posibilă acordarea mai multor granturi mici.
Regulile de raportare a cheltuielilor pentru sub-granturi sunt, de obicei, la fel de stricte ca în cazul granturilor directe.
Termenul este adesea utilizat prea des și interpretat greșit.
În aplicațiile UE e necesar să menționați despre sustenabilitate în cadrul unor rubrici tematice specifice: instituționale, politice, financiare și de mediu, care oferă o perspectivă asupra domeniilor în care se poate atinge un anumit nivel de sustenabilitate.
În esență, discuția privind sustenabilitatea ar trebui să se axeze pe:
(a) modul în care activitățile de bază pot fi continuate după încheierea finanțării sau
(b) modul în care acestea vor fi asimilate de către beneficiarii proiectului.
De exemplu, un program de formare în domeniul jurnalismului poate fi considerat "durabil" dacă cursul sau manualele sunt preluate ulterior de un centru local care oferă cursuri de formare pentru jurnaliști.
În mod similar, sustenabilitatea unei emisiuni TV poate fi asigurată dacă este comandată de un canal de televiziune local la sfârșitul proiectului.
Organizațiile implementatoare sunt încurajate să caute sinergii cu alte organizații care lucrează în același domeniu, asigurând astfel folosirea în comun a resurselor, acolo unde este posibil și evitând duplicarea eforturilor.
Identificarea sinergiilor este un aspect vital al unei coordonări eficiente în cadrul comunității de donatori care se bazează pe granturi multiple din diferite surse și nu acționează neapărat în conformitate cu o strategie regională sau națională.
Țintele arată ce poate fi realizat în perioada proiectului și, prin urmare, acestea sunt, de obicei, stabilite la sfârșitul proiectului.
Acestea se bazează, în general, pe dovezi din intervențiile anterioare și ar trebui să fie cât mai realiste posibil, ținând cont de context, de influențele externe și de ipoteze.
E o greșeală să fiți prea ambițios, deoarece asta poate crea percepția că proiectul a făcut prea multe promisiuni și puține realizări.
Țintele ar trebui separate, acolo unde este posibil.
Grupurile țintă sunt părțile interesate care beneficiază în mod direct de activitățile prevăzute în planul de lucru al proiectului.
Potrivit UE, acestea sunt:
"grupuri/entități care vor beneficia în mod direct de proiect la nivelul obiectivului proiectului".
Două exemple:
Grupul țintă al unui program de formare în jurnalism ar fi persoanele care sunt eligibile pentru a participa la cursuri.
Grupul țintă al unui program de reformă juridică ar fi legislatorii și alți interlocutori care sunt direct implicați în elaborarea noii legislații și cărora li se va cere să o pună în aplicare.
Grupurile țintă sunt adesea cuantificabile și, în unele cazuri, pot fi foarte mici.
Mai mulți donatori fac diferența între grupurile țintă și beneficiarii finali.
O ofertă tehnică este un termen utilizat pentru a descrie o propunere narativă în cadrul unui tender. Aceasta include adesea un set de CV-uri ale experților-cheie ale căror calificări profesionale sunt evaluate ca parte a cererii.
Ofertele tehnice vin ca răspuns la Termenii de referință elaborați de organizația contractantă și, de regulă, ar trebui să demonstreze că ofertantul înțelege pe deplin sarcinile prescrise și are o metodologie eficientă pentru realizarea acestora.
Ofertele tehnice trebuie să reflecte, de asemenea, o cunoaștere aprofundată a riscurilor, provocărilor și oportunităților inerente mediului de operare.
Un tender este un proces de achiziții competitiv prin care donatorul permite solicitanților selectați (care lucrează adesea în consorții) să înainteze o propunere tehnică și financiară pentru un set prestabilit de servicii. Aceste servicii sunt descrise detailat în Termenii de referință ai ofertei.
În esență, solicitanții trebuie să demonstreze că dispun de resursele și experiența necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului, precum și de o înțelegere aprofundată a mediului de lucru și a contextului în care va fi implementat proiectul.
Oferta financiară trebuie să fie, de asemenea, competitivă, dar asta nu este doar o chestiune de slăbire a consorțiilor concurente. De obicei, matricea de evaluare este în favoarea ofertei tehnice, astfel încât o ofertă foarte puternică poate câștiga tenderul, chiar dacă propunerea financiară nu este cea mai profitabilă dintre cele prezentate.
În ceea ce privește tenderele UE, este general acceptat faptul că ofertanții trebuie să specifice un preț cu 8-12 % sub bugetul maxim admisibil. Cu toate acestea, există multe exemple de aplicații de succes care au fost foarte aproape de bugetul maxim.
Termenii de referință (ToR), cunoscuți și sub numele de Declarația cerințelor, stabilesc viziunea donatorului pentru program, subliniind obiectivele strategice și rezultatele dorite sau așteptate.
ToR variază foarte mult în ceea ce privește nivelul de detaliere prezentat, variind de la câteva paragrafe la zeci de pagini.
Solicitanților li se recomandă insistent să se asigure că ideile lor de proiect corespund în mod clar parametrilor Termenilor de referință: cererile care corespund doar unei părți a ToR au rareori succes.
În cazul tenderelor în două etape, acest document poate fi publicat numai după selectarea solicitanților pre-selectați.
Ea face acest lucru prin definirea obiectivelor pe termen lung, apoi prin revenirea la definirea rezultatelor finale și a rezultatelor imediate care trebuie atinse. Rezultatele intermediare dorite oferă o bază pentru determinarea celui mai eficient tip de activitate.
O teorie a schimbării poate fi dezvoltată pentru orice nivel de intervenție – un eveniment, un proiect, un program, o politică, o strategie sau o organizație. Acest lucru duce la o evaluare îmbunătățită, deoarece progresele înregistrate în direcția atingerii obiectivelor pe termen lung pot fi evaluate printr-un lanț de rezultate.
Teoria schimbării este adesea prezentată sub forma unui grafic format dintr-o serie de blocuri de la intrări la rezultate imediate, de la rezultate imediate la rezultate finale și, în cele din urmă, la impact. Astfel, oferă o percepție vizuală mai clară a proiectului decât un logframe (cadru logic).
Majoritatea bugetelor se bazează pe costurile unitare prin care solicitantul determină unitatea corespunzătoare pentru fiecare linie de cost (de exemplu, zi, lună, element), precum și valoarea unității respective și apoi calculează numărul de unități care vor fi necesare.
Rapoartele financiare vor opera cu aceleași costuri unitare.
Potrivit Departamentului pentru Dezvoltare Internațională al Regatului Unit (DFID)*:
"Scopul VfM este de a dezvolta o mai bună înțelegere și o formulare clară a costurilor și beneficiilor pentru a permite un proces decizional mai informat bazat pe dovezi".
Donatorii guvernamentali din Marea Britanie recomandă ca VfM să fie luat în considerare în patru domenii-cheie: economie, eficiență, eficacitate și echitate. Acești indicatori demonstrează modul în care costurile vor fi menținute la un nivel acceptabil, dar și modul în care fondurile vor fi distribuite în mod echitabil, cu accent pe incluziunea adecvată.
Abordările VfM trebuie să includă un proces de îmbunătățire continuă, iar un set convenit de indicatori VfM trebuie să fie monitorizat în mod regulat, apoi prezentat în rapoarte intermediare și revizuiri anuale.
*Deși DFID nu mai există, documentul la care se face referire aici nu a fost încă înlocuit cu un FCDO alternativ.
Viabilitatea mass-media se referă la capacitatea unei organizații mass-media, cum ar fi un ziar, un post de televiziune sau o agenție de știri online, de a rămâne sustenabilă din punct de vedere financiar și profitabilă, oferind în același timp un nivel de jurnalism de calitate și servind interesele publicului său.
Viabilitatea mass-mediei este influențată de o varietate de factori, inclusiv sursele de venituri ale organizației, structura costurilor, implicarea publicului și mediul competitiv. În era digitală de astăzi, organizațiile media sunt, de asemenea, afectate de tehnologia în schimbare rapidă și de evoluția comportamentelor consumatorilor.
Pentru a menține viabilitatea mass-mediei, organizațiile trebuie adesea să își adapteze modelele de afaceri, să exploreze noi surse de venituri și să investească în tehnologii care pot îmbunătăți eficiența și implicarea. Acest lucru poate implica un echilibru delicat între păstrarea calității și integrității jurnalismului, răspunzând în același timp cerințelor financiare de gestiune a unei organizații media.
Cerința privind "vizibilitatea" proiectelor și, în special, recunoașterea sursei lor de finanțare în comunicarea externe, variază de la un program la altul și se schimbă adesea în funcție de sensibilitățile locale și de preocupările de securitate din țara (sau regiunea) țintă.
De regulă, donatorii doresc ca sursa de finanțare să fie cunoscută și ei fac excepții numai atunci când aceasta poate pune în pericol siguranța organizațiilor implementatoare și a beneficiarilor.
Finanțatorii majori, cum ar fi UE, au un set extins de cerințe referitoare la prezentarea emblemei lor și la frazeologia recunoașterii.
Unii caută, de asemenea, să determine poziționarea branding-ului organizației implementatoare în raport cu propria lor organizație.
Pentru programele mai mari, problemele de vizibilitate trebuie abordate în planul de comunicare, care detaliază platformele și măsurile care vor fi luate pentru a promova proiectul și a disemina rezultatele imediate ale acestuia.