Bugete

Aceasta este o sub-secțiune a lexiconului de fundraising elaborat ca parte componentă a Ghidului de Fundraising GFMD MediaDev.

Aici găsiți lexiconul de fundraising (A-Z)

+ Lexiconul de fundraising

Margin / Marja

Termenul "Marjă" este cel mai frecvent folosit în contractele pe bază de onorarii și este, de fapt, diferența dintre costul real al implementării și rata convenită.

De exemplu, dacă rata zilnică pentru un expert este de 800 de euro, dar expertul percepe 500 de euro pe zi, atunci marja va fi de 300 de euro. Contractorii folosesc marja sau "profitul" pentru a-și acoperi cheltuielile de administrare și de funcționare.

În contractele de servicii ale UE, nu există nicio obligație de a contabiliza modul în care este cheltuită marja.

Overheads / Costurile generale

Costurile generale sunt, de obicei, costurile de management care includ costurile fixe suportate de organizații pe baza activităților lor, precum și costurile specifice proiectului legate de personalul din pozițiile manageriale, logistice sau administrative.

Acoperirea costurilor generale din veniturile proiectului rămâne o provocare majoră, în special pentru organizațiile care nu au finanțare de bază nelimitată, donații sau sprijin instituțional.

În cea mai mare parte, costurile generale sunt acoperite parțial de ajustările costurilor indirecte (a se vedea secțiunea "costuri indirecte") și parțial de contribuțiile la salarii, care sunt prezentate ca costuri directe suportate în cadrul proiectului.

Direct costs / Costuri directe

Toate costurile legate de resursele umane specifice proiectului, deplasările, diurnele, echipamentele, cheltuielile de birou, evenimentele, cercetare, serviciile financiare etc. sunt considerate "costuri directe".

Cu alte cuvinte, acestea sunt direct legate de activitățile proiectului și implementarea lui. În majoritatea modelelor de buget, costurile directe sunt grupate în rubrici generice (resurse umane, deplasări, echipamente etc.) și includ subcontractele, sub-granturile și alocările pentru parteneri.

Documentația justificativă este necesară pentru toate costurile directe sub formă de fișe de salarii, chitanțe, facturi, facturi detaliate și plăți prin debit direct. Când este vorba de contribuția angajaților, donatorii pot solicita fișe de pontaj care să detalieze zilele lucrate în cadrul proiectului.

Indirect costs / Costuri indirecte

Recunoscând faptul că nu este posibil să incluzi în buget toate costurile suportate de o organizație implementatoare, majoritatea donatorilor oferă o alocație pentru "costuri indirecte".

În general, "costurile indirecte" sunt costuri fixe de exploatare, inclusiv contribuții la chirie, comunicații, servicii juridice, senior management, suport IT etc.

O astfel de alocație este, de obicei, calculată ca procent din costurile directe [de exemplu, contractele de grant ale UE oferă până la 7%, în timp ce contractele guvernamentale ale SUA permit solicitanților să utilizeze un Acord de costuri indirecte convenit (NICRA)].

Trebuie remarcat faptul că acest lucru este direct legat de costurile proiectului, prin urmare, pentru a obține integral costurile indirecte, organizația de implementare trebuie să cheltuie întreaga sumă a costurilor directe.

Eligible costs / Costuri eligibile

Termenii de referință vor oferi adesea informații clare cu privire la natura costurilor care sunt considerate eligibile pentru finanțarea proiectelor

De regulă, acestea sunt determinate de rubricile generale prevăzute în modelele de buget, dar donatorul poate oferi și instrucțiuni suplimentare pentru a exclude orice îndoială.

În majoritatea contractelor, costurile eligibile acoperă toate procesele, cheltuielile generale de producție, costurile de cercetare etc., dar adesea e o zonă gri în jurul contribuțiilor la salariile angajaților cu normă întreagă de muncă (a se vedea "Costurile directe" și "Marja").

Acestea pot fi revizuite la etapa încheierii contractului.

Printre costuri neeligibile se numără cheltuielile ce acoperă datoriile, pierderile din schimburile valutare, creditul acordat terților și costurile salariale ale funcționarilor publici.

Core funding / Finanțare de bază

Aceasta este, în esență, o finanțare care acoperă cheltuielile generale fixe, inclusiv costurile pentru angajații cu normă întreagă (full-time) și costurile administrative, și care este alocată pentru ca beneficiarii să pot continua să funcționeze pe termen lung fără a se baza pe venituri din alte proiecte.

Finanțarea instituțională sau de bază este Sfântul Graal pentru majoritatea organizațiilor de dezvoltare, fie că este vorba de organizații caritabile, ONG-uri sau fundații.

Finanțarea de bază oferă organizațiilor un spațiu mai mare pentru a investi în dezvoltarea afacerii, cercetare, elaborarea de politici, comunicare și alte domenii care sunt dificil de inclus în bugetele proiectelor.

Asta le ajută să nu depindă de schimbările care îi pot afecta pe donatori la nivel global sau de fluctuațiile minime și maxime bruște care reprezintă o caracteristică inevitabilă a operațiunilor non-profit.

Foarte puțini donatori oferă oportunități de finanțare de bază; de cele mai multe ori, acest tip de suport financiar este furnizat de guverne, fonduri sau organizații afiliate.

Programmatic funding / Finanțare programatică

Acest termen este utilizat pentru a descrie finanțarea care nu este bazată pe proiecte.

"Programele" sunt adesea tematice sau geografice și sunt definite ca un set de subproiecte interdependente unite printr-o viziune comună, obiective comune și contribuție la realizarea obiectivelor strategice care vor asigura rezultate durabile și impact în domeniile prioritare ale donatorului.

Programele sunt adesea elaborate și negociate în strânsă cooperare cu guvernele naționale și cu alți donatori, prin urmare:

• consolidează responsabilitatea la nivel local

• promovează integrarea rezultatelor programului în procesul decizional local

• și crește oportunitățile de cofinanțare

Această abordare se bazează pe presupunerea că activitățile unui proiect oferă țărilor beneficiare o influență foarte redusă asupra transformării întregului sector, în timp ce abordarea programatică are șanse mai mari să ofere sinergii și rezultate în beneficiul tuturor părților interesate.

Level of effort / Nivelul de efort

Nivelul de efort este un termen folosit pentru a descrie proporția de timp pe care un anumit membru al echipei probabil îl va dedica unui proiect.

De exemplu, dacă prevedeți ca managerul să dedice o zi pe săptămână pentru gestionarea activităților propuse, atunci nivelul de efort (LoE) ar fi 20%. Aceasta vă ajută să calculați procentul din salariul angajatului inclus mod rezonabil în bugetul proiectului.

Contributions in kind / Contribuții în natură

Definițiile pentru "contribuțiilor în natură" sunt de obicei vagi.

Opinia generală este că aceste contribuții se referă la orice servicii prestate proiectului a căror valoare nu este determinabilă și care, prin urmare, nu pot fi susținute de dovezi financiare specifice.

Aceste contribuții sunt, în general, necuantificabile și, deși pot aduce valoare adăugată unui proiect, din punct de vedere contabil nu pot fi considerate ca costuri eligibile.

Contribuțiile în natură sunt deosebit de relevante în programele care necesită un procent din cofinanțare.

Contributions by third parties / Contribuțiile părților terțe

Organizațiile implementatoare pot solicita contribuții din partea unor părți terțe, care nu au o valoare financiară, dar care contribuie la sporirea beneficiilor proiectului.

Support to third parties / Asistență pentru părți terțe

Acest tip de asistență se referă, de obicei, la fondurile pe care contractanții le pot transfera beneficiarilor locali ca parte a unui program de sub-grant.

Proporția din bugetul total al proiectului care poate fi alocat sub-granturilor este de obicei specificată în Termenii de referință, care definesc, de asemenea, limitele de finanțare și criteriile de eligibilitate pentru beneficiarii granturilor.

Scopul sub-grantului este de a transfera o parte din sarcina administrativă de la donator la un intermediar, ceea ce face posibilă acordarea mai multor granturi mici.

Regulile de raportare a cheltuielilor pentru sub-granturi sunt, de obicei, la fel de stricte ca în cazul granturilor directe.

Contingency budget / Buget pentru situații neprevăzute

Unii donatori acceptă ca o anumit procent din bugetul proiectului să fie rezervat pentru situații neprevăzute.

De exemplu, bugetele pentru proiectele finanțate de UE acest procent e de până la 5%.

În cazul în care există această opțiune, solicitanții nu sunt, de obicei, obligați să includă un buget pentru situații neprevăzute care, în orice caz, nu poate fi utilizat fără permisiunea organizației contractante.

Formularele de aplicare recente sugerează că multe programe ale UE au eliminat treptat alocarea fondurilor pentru situații neprevăzute.

Sub-contracting / Subcontractare

Proporția activităților care pot fi subcontractate este de obicei limitată de Termenii de referință (de obicei e de la 5% la 10%).

Ideea este de a se asigura că cea mai mare parte a activităților sunt furnizate de organizațiile implementatoare, bazându-se pe propriile resurse și rețele.

În cazurile în care contractanții doresc să implice furnizori terți, asta e de obicei indicat în propunerea de proiect și în buget.

Cu toate acestea, în cadrul programelor finanțate de UE, subcontractele sunt reglementate de normele privind achizițiile publice, iar pentru contractele care depășesc o valoare specificată trebuie organizate tendere.

Exemple tipice de activități care sunt subcontractate includ cercetarea cantitativă, post-producția și dezvoltarea tehnică.

Co-funding/co-financing / Cofinanțare

Unele programe – în special contractele de granturi ale UE – includ cerința ca un anumit procent din buget să fie o contribuție dintr-o altă sursă.

Regulile privind sursa cofinanțării sunt definite în termenii de referință, dar, în termeni generali, cofinanțarea provine de la alți donatori și/sau din resursele financiare proprii ale organizației implementatoare.

Contribuțiile in kind (contribuțiile în natură) nu sunt, de obicei, forme acceptabile de cofinanțare, deoarece toate cheltuielile (indiferent dacă sunt acoperite de grant sau nu) trebuie să fie conforme cu standardele contabile stabilite de donatorul principal.

Cu alte cuvinte, dacă un donator asigură 80% din finanțare, atunci organizația implementatoare va trebui să demonstreze că a cheltuit 100% din costurile directe pentru a primi întreaga sumă a contribuției de 80%.

Cofinanțarea este o problemă controversată, deoarece reprezintă o provocare majoră pentru acele organizații care nu au resurse financiare proprii sau pentru un sponsor instituțional care este dispus să acopere deficitul de finanțare.

Donatorii susțin că cofinanțarea reflectă încrederea într-un proiect și angajamentul față de responsabilitatea comună.

Cost-share / Contribuție financiară

Contribuția financiară este un principiu salutat de donatorii americani și are asemănări cu conceptul de cofinanțare al UE. Cu toate acestea, contribuția financiară este mai ambițioasa decât cofinanțarea.

La etapa propunerii de proiect, solicitanții sunt rugați să demonstreze angajamentul de a acoperi un procent din costurile proiectului din alte surse.

În cazul finanțării americane, acestea trebuie să fie surse din afara guvernului federal. Principiile stabilite de Biroul de Management și Buget al SUA pot fi găsite aici.

Astfel de angajamente sunt incluse, de obicei, în planul de repartizare a costurilor care face parte din cererea de aplicare. Planul trebuie să ofere estimări "realiste, gestionabile și admisibile" ale contribuțiilor directe din partea organizațiilor-participante sau ale finanțării obținute din alte surse (alți donatori).

Definiția costurilor permise este mult mai largă pentru finanțarea din SUA decât pentru, să zicem, programele UE. Contribuția financiară ar putea include timp și facilități oferite voluntar, contribuție prin timp de antenă, spațiu publicitar sau donații de produse și servicii comerciale.

Un element al contribuției financiare este adesea inclus în programele de sub-granturi, transferând astfel o parte din această responsabilitate beneficiarilor de granturi.

Unit cost / Costul unitar

Majoritatea bugetelor se bazează pe costurile unitare prin care solicitantul determină unitatea corespunzătoare pentru fiecare linie de cost (de exemplu, zi, lună, element), precum și valoarea unității respective și apoi calculează numărul de unități care vor fi necesare.

Rapoartele financiare vor opera cu aceleași costuri unitare.

Lump sum / Sumă forfetară

În cazurile în care costurile unitare nu pot fi calculate, unii donatori (în special în UE) pot bugeta o sumă forfetară, o rată forfetară sau o alocare.

Aceste așa-numite costuri "simplificate" sunt revizuite de la caz la caz și fac adesea obiectul unor negocieri după semnarea contractului.

În general, UE nu va accepta sume forfetare atunci când este posibil să indicați costuri concrete și poate solicita ca sumele forfetare să fie repartizate în costuri unitare în timpul implementării proiectului.

Fees-based budget / Buget bazat pe onorarii

Un buget bazat pe onorarii este o abordare simplificată atât a bugetării, cât și a raportării financiare. Costurile unui proiect sunt structurate în funcție de un număr convenit de zile lucrătoare și fiecare zi lucrătoare are o valoare agreată.

Valoarea (sau rata) este de obicei determinată de ofertant și variază în funcție de categoriile de experți (de exemplu, expertul principal, senior, junior etc.).

Rata este "încărcată", ceea ce înseamnă că ar trebui să acopere costul real al expertului (adică taxa de consultanță) și cheltuielile generale de administrare.

În timpul implementării proiectului, contractanții raportează cu privire la zilele lucrate prin prezentarea fișelor de pontaj semnate, indicând numărul de zile lucrate de fiecare expert în cursul lunii.

În plus, pot fi solicitate documente suplimentare, cum ar fi dovada călătoriei și a plăților aferente.

Incidental expenditure / Cheltuieli accesorii

Contractele de servicii ale UE includ, de asemenea, o alocație stabilită pentru cheltuielile accesorii, care se aplică tuturor cheltuielilor înafara părții bugetare bazate pe cheltuieli.

Regulile privind cheltuielile accesorii sunt, de obicei, detaliate în Termenii de referință și includ domenii precum călătoriile, costul organizării de evenimente, cercetări, design grafic, dezvoltare tehnică, traduceri și materiale de vizibilitate.

Contractanții nu pot percepe plată pentru administrarea cheltuielilor accesorii, iar rapoartele financiare trebuie să conțină documente justificative detaliate privind cheltuielile reale suportate.

Pentru a transfera fonduri de la un buget bazat pe cheltuieli accesorii la un buget bazat pe cheltuieli este necesară o modificare a contractului. Nu este posibil să se transfere fonduri în direcția opusă.

Expenditure verification / Verificarea cheltuielilor

Adițional la bugetul pentru situații neprevăzute, contractele de servicii includ o alocație pentru verificarea costurilor.

De fapt, acesta este costul auditului (auditurilor) pe care consorțiul contractant este obligat să îl efectueze în conformitate cu calendarul stabilit.

Alocarea de fonduri suplimentare depinde adesea de rezultatele auditului.

Suma alocată pentru verificarea cheltuielilor este menționată în Termenii de referință și nu poate fi modificată.